Política de privacidad

Quién es el responsable

• Para las cuentas de los creadores, los pagos y abonos, y los documentos que vendemos, Fillfold, DE, USA («nosotros») es el responsable del tratamiento. Contacto: [email protected].
• Para lo que los encuestados escriben en un formulario, el creador que publicó ese formulario es el responsable del tratamiento: decide qué se pregunta y para qué. Nosotros tratamos las respuestas por su cuenta, como encargado del tratamiento, solo para prestar el servicio. Si eres un encuestado, dirígete primero al titular del formulario para el acceso, la rectificación o la supresión.

Qué datos recogemos

Creadores:

• dirección de correo electrónico, nombre (opcional) y contraseña (guardada únicamente como hash con sal por nuestro proveedor de inicio de sesión);
• si activas la verificación en dos pasos: el secreto del autenticador y tus códigos de recuperación (guardados únicamente como hashes);
• los formularios, plantillas de documento, logotipos y ajustes que crees, y las respuestas que reciban;
• opcionalmente, los datos de tu empresa (nombre, dirección, NIF/número de IVA, IBAN, correo electrónico, teléfono, sitio web, condiciones de pago), usados solo para imprimirlos en tus propios documentos;
• los registros técnicos necesarios para prestar el servicio y mantenerlo seguro, como los eventos de inicio de sesión.

Creadores que reciben abonos (cuando se abran las descargas de pago): las facturas que nos envías, tus datos bancarios, el formulario fiscal que debemos recabar como empresa estadounidense (W-8BEN, W-8BEN-E o W-9) y el registro de tus ventas y abonos.

Encuestados:

• las respuestas que das y los archivos que adjuntas (como una foto, un documento o una firma);
• el PDF generado a partir de tus respuestas y el idioma que elegiste;
• tu dirección IP, únicamente para prevenir abusos (ver más abajo).

Los formularios pueden pedir cualquier dato que su creador decida, incluidos datos personales o sensibles: lee lo que pide un formulario antes de responder.

Compradores (cuando se abran las descargas de pago): la dirección de correo electrónico para tu recibo, el documento comprado, el importe y la fecha. Los pagos con tarjeta los gestiona nuestro proveedor de pagos; nunca vemos ni guardamos el número de tu tarjeta.

Visitantes que se apuntan a la lista de espera: tu dirección de correo electrónico, el idioma de la página y el momento en que diste tu consentimiento.

Para qué y con qué base jurídica

• para prestar el servicio a los creadores y vender y entregar los documentos de pago (ejecución de un contrato);
• para generar y entregar cada PDF al encuestado y al creador (por cuenta del creador);
• para abonar a los creadores su parte y llevar los registros contables y fiscales (obligación legal);
• para prevenir el spam, los envíos masivos, el fraude y los abusos, y mantener el servicio seguro (nuestro interés legítimo);
• para enviar un único correo a la lista de espera cuando se abran las descargas de pago (tu consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento).

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad o elaboración de perfiles.

Direcciones IP

Cuando se envía una respuesta, guardamos con ella una huella de la dirección IP, cifrada con clave e irreversible, para que el creador pueda ver que varias respuestas proceden de la misma fuente. La dirección IP en sí se guarda en una tabla separada durante 30 días y después se elimina automáticamente. Los creadores nunca ven las direcciones IP, solo un recuento como «3 respuestas de la misma fuente en una hora».

Cookies y estadísticas de visitas

Solo usamos cookies estrictamente necesarias: una para mantener la sesión del creador iniciada y otra que recuerda el idioma elegido para la aplicación (ff_lang, conservada un año, que solo contiene un código de idioma). Los encuestados que rellenan un formulario no reciben ninguna cookie.

Únicamente en nuestras páginas públicas de presentación (inicio, plantillas y páginas legales), contamos las visitas con una herramienta de estadísticas sin cookies (Umami) alojada en nuestro propio servidor. Registra la página, el sitio de procedencia, el país y el tipo de navegador y dispositivo, nunca guarda tu dirección IP y no te sigue de un sitio a otro. La aplicación y los formularios que rellenan los encuestados nunca se miden.

Quién recibe los datos

• Anthropic (funciones de IA), en Estados Unidos, solo cuando un creador usa «Descríbelo y deja que la IA lo redacte» o «Traducir con IA»: solo se envía la descripción del creador o los propios textos del formulario, nunca las respuestas, los archivos ni los documentos de los encuestados;
• nuestro proveedor de pagos, cuando se abran las descargas de pago, para los pagos, los recibos y la prevención del fraude;
• un servicio de envío de correo electrónico, para enviar los correos de inicio de sesión, los recibos y el correo de la lista de espera;
• el creador del formulario que rellenaste;
• las autoridades, solo cuando la ley lo exija.

Fillfold se gestiona desde Estados Unidos y sus proveedores están allí. Cuando se transfieren datos personales desde el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido, nos basamos en las garantías que prevé la ley, como las cláusulas contractuales tipo o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., según lo que ofrezca cada proveedor.

Cuánto tiempo conservamos los datos

• Respuestas, archivos y PDF: hasta que el creador los elimine o cierre su cuenta. Para cada formulario, el creador también puede hacer que las respuestas se eliminen automáticamente al cabo de 30 días, 90 días, 6 meses, 1 año o 2 años; los creadores deciden durante cuánto tiempo necesitan lo que recogen.
• El enlace de descarga de un encuestado funciona durante 90 días desde el envío; el PDF en sí permanece con el creador como se indica arriba.
• Archivos subidos pero nunca adjuntados a una respuesta enviada: 24 horas.
• Direcciones IP: 30 días.
• Lista de espera: se elimina una vez enviado el correo de lanzamiento.
• Registros de pagos, facturas y abonos: durante el tiempo que exija la normativa contable y fiscal.
• Cuentas cerradas: se eliminan de inmediato, con todos sus formularios, respuestas y archivos.

Cuando algo se elimina, se borra de inmediato de nuestra base de datos y de nuestro almacenamiento de archivos. Nuestro proveedor de base de datos conserva copias de seguridad periódicas durante un tiempo limitado; los datos eliminados pueden permanecer en ellas hasta que caduquen, y nunca se restauran en el servicio salvo para recuperarse de un fallo.

Seguridad

Los datos se cifran en tránsito. Las respuestas, los nombres de archivo, los archivos subidos, los logotipos y los PDF generados también los cifra nuestra aplicación antes de guardarlos, con claves guardadas aparte de la base de datos y del almacenamiento de archivos. Cada creador solo puede acceder a sus propios datos, y es la propia base de datos la que lo impone. Cuando un creador ha activado la verificación en dos pasos, no se puede acceder a sus datos sin el código, ni siquiera con la contraseña. Ningún sistema es perfectamente seguro; si una brecha te afecta, te lo comunicaremos como exige la ley.

Tus derechos

Según dónde vivas (por ejemplo, en virtud del RGPD en Europa o de las leyes de privacidad de los estados de Estados Unidos), puedes solicitar el acceso a tus datos, su rectificación, su supresión, la limitación de su tratamiento o una copia portable, oponerte a determinados tratamientos y retirar tu consentimiento. Escribe a [email protected]. Los creadores pueden eliminar ellos mismos su cuenta y todos sus datos en cualquier momento desde la página Seguridad de la aplicación.

También puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país; en España, la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Menores

Las cuentas de Fillfold son para personas mayores de edad. Los creadores son responsables de no recoger datos de menores sin una base jurídica y, cuando sea necesario, sin el consentimiento de sus padres o tutores.

Cambios

Actualizaremos esta página cuando cambien nuestras prácticas e indicaremos la fecha arriba. Consulta también nuestras condiciones y nuestro aviso legal.