Informativa sulla privacy

Chi è responsabile

• Per gli account dei creatori, i pagamenti e i versamenti, e per i documenti che vendiamo, Fillfold, DE, USA (“noi”) è il titolare del trattamento. Contatto: [email protected].
• Per ciò che i rispondenti inseriscono in un modulo, il creatore che ha pubblicato quel modulo è il titolare del trattamento: decide cosa viene chiesto e perché. Noi trattiamo le risposte per suo conto, come responsabile del trattamento, solo per far funzionare il servizio. Se sei un rispondente, rivolgiti prima al proprietario del modulo per l'accesso, la rettifica o la cancellazione.

Quali dati raccogliamo

Creatori:

• indirizzo email, nome (facoltativo) e password (conservata solo come hash con salt dal nostro fornitore di accesso);
• se attivi la verifica in due passaggi: il segreto dell'app di autenticazione e i tuoi codici di backup (conservati solo come hash);
• i moduli, i modelli di documento, i loghi e le impostazioni che crei, e le risposte che ricevono;
• facoltativamente, i dati della tua attività (ragione sociale, indirizzo, partita IVA, IBAN, email, telefono, sito web, condizioni di pagamento), usati solo per essere stampati sui tuoi documenti;
• i registri tecnici necessari a far funzionare il servizio e a mantenerlo sicuro, come gli eventi di accesso.

Creatori che ricevono versamenti (quando saranno attivi i download a pagamento): le fatture che ci invii, le tue coordinate bancarie, il modulo fiscale che dobbiamo raccogliere in quanto società statunitense (W-8BEN, W-8BEN-E o W-9) e lo storico delle tue vendite e dei tuoi versamenti.

Rispondenti:

• le risposte che dai e i file che alleghi (come una foto, un documento o una firma);
• il PDF generato dalle tue risposte e la lingua che hai scelto;
• il tuo indirizzo IP, solo per prevenire gli abusi (vedi sotto).

I moduli possono chiedere qualsiasi cosa decida il loro creatore, compresi dati personali o sensibili: leggi cosa chiede un modulo prima di rispondere.

Acquirenti (quando saranno attivi i download a pagamento): l'indirizzo email per la ricevuta, il documento acquistato, l'importo e la data. I pagamenti con carta sono gestiti dal nostro fornitore di pagamento; non vediamo né conserviamo mai il numero della tua carta.

Visitatori che si iscrivono alla lista d'attesa: il tuo indirizzo email, la lingua della pagina e il momento in cui hai dato il consenso.

Perché, e su quale base giuridica

• per fornire il servizio ai creatori e per vendere e consegnare i documenti a pagamento (esecuzione di un contratto);
• per generare e consegnare ogni PDF al rispondente e al creatore (per conto del creatore);
• per pagare ai creatori la loro quota e tenere le scritture contabili e fiscali (obbligo legale);
• per prevenire spam, invii massivi, frodi e abusi e mantenere sicuro il servizio (nostro legittimo interesse);
• per inviare una sola email alla lista d'attesa, quando saranno attivi i download a pagamento (il tuo consenso, che puoi revocare in qualsiasi momento).

Non vendiamo dati personali e non li usiamo per pubblicità o profilazione.

Indirizzi IP

Quando viene inviata una risposta, conserviamo con essa un'impronta dell'indirizzo IP, calcolata con una chiave e non reversibile, così che un creatore possa vedere che più risposte provengono dalla stessa fonte. L'indirizzo IP vero e proprio è conservato in una tabella separata per 30 giorni e poi cancellato automaticamente. I creatori non vedono mai gli indirizzi IP, ma solo un conteggio come “3 risposte dalla stessa fonte in un'ora”.

Cookie e statistiche di visita

Usiamo solo cookie strettamente necessari: uno per mantenere l'accesso di un creatore e uno che ricorda la lingua scelta per l'applicazione (ff_lang, conservato per un anno, che contiene solo un codice di lingua). I rispondenti che compilano un modulo non ricevono alcun cookie.

Solo sulle nostre pagine pubbliche di presentazione (home, modelli e pagine legali) contiamo le visite con uno strumento statistico senza cookie (Umami) ospitato sul nostro server. Registra la pagina, il sito di provenienza, il paese e il tipo di browser e di dispositivo, non conserva mai il tuo indirizzo IP e non ti segue da un sito all'altro. L'applicazione e i moduli compilati dai rispondenti non sono mai misurati.

Chi riceve i dati

• Anthropic (funzioni di IA), negli Stati Uniti, solo quando un creatore usa “Descrivilo e lascia che l'IA lo prepari” o “Traduci con l'IA”: vengono inviati solo la descrizione del creatore o i testi del modulo stesso, mai le risposte, i file o i documenti dei rispondenti;
• il nostro fornitore di pagamento, quando saranno attivi i download a pagamento, per i pagamenti, le ricevute e la prevenzione delle frodi;
• un servizio di invio email, per inviare le email di accesso, le ricevute e l'email della lista d'attesa;
• il creatore del modulo che hai compilato;
• le autorità, solo quando la legge lo impone.

Fillfold è gestito dagli Stati Uniti e i suoi fornitori si trovano lì. Quando vengono trasferiti dati personali provenienti dallo Spazio economico europeo o dal Regno Unito, ci basiamo sulle garanzie previste dalla legge, come le clausole contrattuali standard o il Data Privacy Framework UE–USA, secondo quanto offerto da ciascun fornitore.

Per quanto tempo conserviamo i dati

• Risposte, file e PDF: finché il creatore non li cancella o non chiude l'account. Per ogni modulo, un creatore può anche far cancellare automaticamente le risposte dopo 30 giorni, 90 giorni, 6 mesi, 1 anno o 2 anni; sono i creatori a decidere per quanto tempo serve loro ciò che raccolgono.
• Il link di download di un rispondente funziona per 90 giorni dall'invio; il PDF resta comunque al creatore come indicato sopra.
• File caricati ma mai collegati a una risposta inviata: 24 ore.
• Indirizzi IP: 30 giorni.
• Lista d'attesa: cancellata una volta inviata l'email di lancio.
• Registri di pagamenti, fatture e versamenti: per il tempo richiesto dalla normativa contabile e fiscale.
• Account chiusi: cancellati subito, con tutti i loro moduli, risposte e file.

Quando qualcosa viene cancellato, viene rimosso immediatamente dal nostro database e dall'archivio dei file. Il nostro fornitore di database conserva backup ordinari per un periodo limitato; i dati cancellati possono rimanervi fino alla loro scadenza e non vengono mai ripristinati nel servizio, se non per rimediare a un guasto.

Sicurezza

I dati sono cifrati durante il transito. Risposte, nomi dei file, file caricati, loghi e PDF generati sono inoltre cifrati dalla nostra applicazione prima di essere archiviati, con chiavi conservate separatamente dal database e dall'archivio dei file. Ogni creatore può accedere solo ai propri dati, e questo è garantito dal database stesso. Quando un creatore ha attivato la verifica in due passaggi, i suoi dati non sono accessibili senza il codice, nemmeno con la password. Nessun sistema è perfettamente sicuro; se una violazione ti riguarda, te lo comunicheremo come previsto dalla legge.

I tuoi diritti

A seconda di dove vivi (ad esempio in base al GDPR, il Regolamento generale sulla protezione dei dati, in Europa, o alle leggi sulla privacy degli Stati degli Stati Uniti), puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento o una copia portabile, opporti ad alcuni trattamenti e revocare il consenso. Scrivi a [email protected]. I creatori possono cancellare da soli il proprio account e tutti i relativi dati in qualsiasi momento dalla pagina Sicurezza dell'app.

Puoi anche presentare un reclamo all'autorità di protezione dei dati del tuo paese; in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Minori

Gli account Fillfold sono riservati ai maggiorenni. I creatori sono responsabili di non raccogliere dati di minori senza una base giuridica e, se richiesto, senza il consenso di un genitore.

Modifiche

Aggiorneremo questa pagina quando cambieranno le nostre pratiche e ne indicheremo la data qui sopra. Vedi anche le nostre condizioni e le nostre note legali.