Politique de confidentialité

Qui est responsable

• Pour les comptes des créateurs, les paiements et les reversements, ainsi que pour les documents que nous vendons, Fillfold, DE, USA (« nous ») est le responsable du traitement. Contact : [email protected].
• Pour ce que les répondants saisissent dans un formulaire, le créateur qui a publié ce formulaire est le responsable du traitement : c'est lui qui décide de ce qui est demandé et pourquoi. Nous traitons les réponses pour son compte, en tant que sous-traitant, uniquement pour faire fonctionner le service. Si vous êtes répondant, adressez-vous d'abord au propriétaire du formulaire pour l'accès, la rectification ou l'effacement de vos données.

Ce que nous collectons

Créateurs :

• adresse e-mail, nom (facultatif) et mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte salée par notre prestataire de connexion) ;
• si vous activez la vérification en deux étapes : le secret de l'application d'authentification et vos codes de secours (conservés uniquement sous forme d'empreintes) ;
• les formulaires, modèles de documents, logos et réglages que vous créez, et les réponses qu'ils reçoivent ;
• facultativement, les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, numéro de TVA, IBAN, e-mail, téléphone, site web, conditions de paiement), utilisées uniquement pour figurer sur vos propres documents ;
• les journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, comme les événements de connexion.

Créateurs qui reçoivent des reversements (une fois les téléchargements payants ouverts) : les factures que vous nous adressez, vos coordonnées bancaires, le formulaire fiscal que nous devons recueillir en tant que société américaine (W-8BEN, W-8BEN-E ou W-9), et l'historique de vos ventes et reversements.

Répondants :

• les réponses que vous donnez et les fichiers que vous joignez (par exemple une photo, un document ou une signature) ;
• le PDF généré à partir de vos réponses, et la langue que vous avez choisie ;
• votre adresse IP, uniquement pour prévenir les abus (voir ci-dessous).

Un formulaire peut demander tout ce que son créateur choisit, y compris des informations personnelles ou sensibles : lisez ce qu'un formulaire demande avant d'y répondre.

Acheteurs (une fois les téléchargements payants ouverts) : l'adresse e-mail pour votre reçu, le document acheté, le montant et la date. Les paiements par carte sont traités par notre prestataire de paiement ; nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte.

Visiteurs inscrits sur la liste d'attente : votre adresse e-mail, la langue de la page et l'heure à laquelle vous avez donné votre accord.

Pourquoi, et sur quelle base légale

• fournir le service aux créateurs, vendre et livrer les documents payants (exécution d'un contrat) ;
• générer et remettre chaque PDF au répondant et au créateur (pour le compte du créateur) ;
• verser aux créateurs leur part et tenir la comptabilité et les registres fiscaux (obligation légale) ;
• prévenir le spam, les envois massifs, la fraude et les abus, et assurer la sécurité du service (notre intérêt légitime) ;
• envoyer un seul e-mail à la liste d'attente, à l'ouverture des téléchargements payants (votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment).

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons ni pour la publicité ni pour le profilage.

Adresses IP

Lorsqu'une réponse est envoyée, nous conservons avec elle une empreinte chiffrée et irréversible de l'adresse IP, afin qu'un créateur puisse voir que plusieurs réponses proviennent de la même source. L'adresse IP elle-même est conservée dans une table distincte pendant 30 jours, puis supprimée automatiquement. Les créateurs ne voient jamais les adresses IP, seulement un décompte du type « 3 réponses de la même source en une heure ».

Cookies et statistiques de visite

Nous n'utilisons que des cookies strictement nécessaires : un pour garder un créateur connecté, et un qui mémorise la langue choisie pour l'application (ff_lang, conservé un an, qui ne contient qu'un code de langue). Les répondants qui remplissent un formulaire ne reçoivent aucun cookie.

Sur nos seules pages publiques de présentation (accueil, modèles et pages légales), nous mesurons les visites avec un outil de statistiques sans cookie (Umami) hébergé sur notre propre serveur. Il enregistre la page, le site d'origine, le pays et le type de navigateur et d'appareil, ne conserve jamais votre adresse IP et ne vous suit pas d'un site à l'autre. L'application et les formulaires remplis par les répondants ne sont jamais mesurés.

Qui reçoit les données

• Anthropic (fonctions d'IA), aux États-Unis, uniquement lorsqu'un créateur utilise « Décrivez-le et laissez l'IA le rédiger » ou « Traduire avec l'IA » : seuls la description du créateur ou les textes du formulaire lui-même sont envoyés, jamais les réponses, fichiers ou documents des répondants ;
• notre prestataire de paiement, une fois les téléchargements payants ouverts, pour les paiements, les reçus et la prévention de la fraude ;
• un service d'envoi d'e-mails, pour envoyer les e-mails de connexion, les reçus et l'e-mail de la liste d'attente ;
• le créateur du formulaire que vous avez rempli ;
• les autorités, uniquement lorsque la loi l'exige.

Fillfold est exploité depuis les États-Unis, où se trouvent ses prestataires. Lorsque des données personnelles provenant de l'Espace économique européen ou du Royaume-Uni sont transférées, nous nous appuyons sur les garanties prévues par la loi, comme les clauses contractuelles types ou le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), selon ce que propose chaque prestataire.

Durée de conservation

• Réponses, fichiers et PDF : jusqu'à ce que le créateur les supprime ou ferme son compte. Pour chaque formulaire, le créateur peut aussi faire supprimer automatiquement les réponses après 30 jours, 90 jours, 6 mois, 1 an ou 2 ans ; c'est au créateur de déterminer combien de temps il a besoin de ce qu'il collecte.
• Le lien de téléchargement d'un répondant fonctionne pendant 90 jours après l'envoi ; le PDF lui-même reste chez le créateur, comme indiqué ci-dessus.
• Fichiers téléversés mais jamais rattachés à une réponse envoyée : 24 heures.
• Adresses IP : 30 jours.
• Liste d'attente : supprimée une fois l'e-mail de lancement envoyé.
• Données de paiement, de facturation et de reversement : aussi longtemps que l'exige le droit comptable et fiscal.
• Comptes fermés : supprimés immédiatement, avec tous leurs formulaires, réponses et fichiers.

Lorsqu'un élément est supprimé, il est immédiatement retiré de notre base de données et de notre stockage de fichiers. Notre prestataire de base de données conserve des sauvegardes de routine pendant une durée limitée ; les données supprimées peuvent y subsister jusqu'à leur expiration, et ne sont jamais réintégrées dans le service, sauf pour réparer une panne.

Sécurité

Les données sont chiffrées pendant leur transmission. Les réponses, noms de fichiers, fichiers téléversés, logos et PDF générés sont en outre chiffrés par notre application avant d'être stockés, avec des clés conservées séparément de la base de données et du stockage des fichiers. Chaque créateur ne peut accéder qu'à ses propres données, et c'est la base de données elle-même qui l'impose. Lorsqu'un créateur a activé la vérification en deux étapes, ses données ne sont pas accessibles sans le code, même avec le mot de passe. Aucun système n'est parfaitement sûr ; si une violation de données vous concerne, nous vous en informerons comme la loi l'exige.

Vos droits

Selon votre lieu de résidence (par exemple en vertu du RGPD en Europe, ou des lois des États américains sur la vie privée), vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou une copie portable, vous opposer à certains traitements et retirer votre consentement. Écrivez à [email protected]. Les créateurs peuvent à tout moment supprimer eux-mêmes leur compte et toutes ses données depuis la page Sécurité de l'application.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays ; en France, la CNIL (cnil.fr).

Enfants

Les comptes Fillfold sont réservés aux adultes. Les créateurs sont responsables de ne pas collecter de données concernant des enfants sans base légale et, lorsque c'est requis, sans le consentement d'un parent.

Modifications

Nous mettrons cette page à jour lorsque nos pratiques changeront et en indiquerons la date ci-dessus. Voir aussi nos conditions générales et nos mentions légales.