Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

• Voor de accounts van makers, betalingen en uitbetalingen, en voor de documenten die wij verkopen, is Fillfold, DE, USA (“wij”) de verwerkingsverantwoordelijke. Contact: [email protected].
• Voor wat invullers in een formulier typen, is de maker die dat formulier heeft gepubliceerd de verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt wat er wordt gevraagd en waarom. Wij verwerken de antwoorden namens hem, uitsluitend om de dienst te leveren. Ben je invuller? Neem dan voor inzage, correctie of verwijdering eerst contact op met de eigenaar van het formulier.

Wat we verzamelen

Makers:

• e-mailadres, naam (optioneel) en wachtwoord (door onze inlogdienst alleen opgeslagen als gezouten hash);
• als je verificatie in twee stappen inschakelt: het geheim van de authenticator en je back-upcodes (alleen opgeslagen als hash);
• de formulieren, documentsjablonen, logo's en instellingen die je aanmaakt, en de antwoorden die ze ontvangen;
• optioneel je bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer, IBAN, e-mail, telefoon, website, betalingsvoorwaarden), uitsluitend gebruikt om op je eigen documenten te vermelden;
• technische gegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen, zoals inloggebeurtenissen.

Makers die uitbetalingen ontvangen (zodra betaalde downloads beschikbaar zijn): de facturen die je ons stuurt, je bankgegevens, het belastingformulier dat wij als Amerikaans bedrijf moeten verzamelen (W-8BEN, W-8BEN-E of W-9), en het overzicht van je verkopen en uitbetalingen.

Invullers:

• de antwoorden die je geeft en de bestanden die je bijvoegt (zoals een foto, een document of een handtekening);
• de pdf die op basis van je antwoorden wordt gemaakt, en de taal die je hebt gekozen;
• je IP-adres, uitsluitend om misbruik te voorkomen (zie hieronder).

Formulieren kunnen alles vragen wat hun maker kiest, ook persoonlijke of gevoelige gegevens: lees wat een formulier vraagt voordat je antwoordt.

Kopers (zodra betaalde downloads beschikbaar zijn): het e-mailadres voor je betaalbewijs, het gekochte document, het bedrag en de datum. Kaartbetalingen worden afgehandeld door onze betaaldienstverlener; wij zien en bewaren je kaartnummer nooit.

Bezoekers die zich op de wachtlijst zetten: je e-mailadres, de taal van de pagina en het tijdstip waarop je toestemming gaf.

Waarom, en op welke rechtsgrond

• om de dienst aan makers te leveren en betaalde documenten te verkopen en te leveren (uitvoering van een overeenkomst);
• om elke pdf te maken en te leveren aan de invuller en aan de maker (namens de maker);
• om makers hun aandeel uit te betalen en de boekhouding en belastingadministratie bij te houden (wettelijke verplichting);
• om spam, overbelasting, fraude en misbruik te voorkomen en de dienst te beveiligen (ons gerechtvaardigd belang);
• om de wachtlijst één keer te mailen, zodra betaalde downloads beschikbaar zijn (je toestemming, die je op elk moment kunt intrekken).

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame of profilering.

IP-adressen

Wanneer een antwoord wordt verzonden, slaan we daarbij een met een sleutel gemaakte, onomkeerbare vingerafdruk van het IP-adres op, zodat een maker kan zien dat meerdere antwoorden van dezelfde bron komen. Het IP-adres zelf wordt 30 dagen in een aparte tabel bewaard en daarna automatisch verwijderd. Makers zien nooit IP-adressen, alleen een telling zoals “3 antwoorden van dezelfde bron binnen een uur”.

Cookies en bezoekstatistieken

We gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies: één om een maker ingelogd te houden, en één die de gekozen taal van de applicatie onthoudt (ff_lang, één jaar bewaard, met alleen een taalcode). Invullers die een formulier invullen, krijgen geen cookie.

Alleen op onze openbare presentatiepagina's (startpagina, sjablonen en juridische pagina's) tellen we bezoeken met een statistiekentool zonder cookies (Umami), gehost op onze eigen server. Deze registreert de pagina, de verwijzende website, het land en het type browser en apparaat, slaat nooit je IP-adres op en volgt je niet over andere websites. De applicatie en de formulieren die invullers invullen, worden nooit gemeten.

Wie gegevens ontvangt

• Anthropic (AI-functies), in de Verenigde Staten, alleen wanneer een maker “Beschrijf het en laat AI een concept maken” of “Vertalen met AI” gebruikt: alleen de beschrijving van de maker of de eigen teksten van het formulier worden verzonden, nooit antwoorden, bestanden of documenten van invullers;
• onze betaaldienstverlener, zodra betaalde downloads beschikbaar zijn, voor betalingen, betaalbewijzen en fraudepreventie;
• een e-maildienst, om inloggegevens per e-mail, betaalbewijzen en de wachtlijstmail te versturen;
• de maker van het formulier dat je hebt ingevuld;
• autoriteiten, alleen wanneer de wet dat vereist.

Fillfold wordt vanuit de Verenigde Staten geëxploiteerd en zijn dienstverleners zijn daar gevestigd. Wanneer persoonsgegevens uit de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk worden doorgegeven, maken we gebruik van de waarborgen die de wet biedt, zoals modelcontractbepalingen of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), zoals door elke dienstverlener aangeboden.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Antwoorden, bestanden en pdf's: totdat de maker ze verwijdert of het account opheft. Per formulier kan een maker antwoorden ook automatisch laten verwijderen na 30 dagen, 90 dagen, 6 maanden, 1 jaar of 2 jaar; makers bepalen zelf hoe lang ze nodig hebben wat ze verzamelen.
• De downloadlink van een invuller werkt 90 dagen na verzending; de pdf zelf blijft bij de maker zoals hierboven beschreven.
• Bestanden die zijn geüpload maar nooit aan een verzonden antwoord zijn gekoppeld: 24 uur.
• IP-adressen: 30 dagen.
• Wachtlijst: verwijderd zodra de lanceringsmail is verstuurd.
• Gegevens over betalingen, facturen en uitbetalingen: zolang de boekhoud- en belastingwetgeving dat vereist.
• Opgeheven accounts: direct verwijderd, met al hun formulieren, antwoorden en bestanden.

Wanneer iets wordt verwijderd, wordt het meteen uit onze database en bestandsopslag gehaald. Onze databaseleverancier bewaart routinematige back-ups gedurende een beperkte tijd; verwijderde gegevens kunnen daarin blijven staan totdat ze verlopen, en worden nooit in de dienst teruggezet, behalve om een storing te herstellen.

Beveiliging

Gegevens worden tijdens verzending versleuteld. Antwoorden, bestandsnamen, geüploade bestanden, logo's en gemaakte pdf's worden bovendien door onze applicatie versleuteld voordat ze worden opgeslagen, met sleutels die gescheiden van de database en de bestandsopslag worden bewaard. Elke maker heeft alleen toegang tot zijn eigen gegevens, en dat wordt door de database zelf afgedwongen. Heeft een maker verificatie in twee stappen ingeschakeld, dan zijn zijn gegevens zonder de code niet toegankelijk, zelfs niet met het wachtwoord. Geen enkel systeem is volledig veilig; als een datalek jou raakt, laten we je dat weten zoals de wet voorschrijft.

Je rechten

Afhankelijk van waar je woont (bijvoorbeeld op grond van de AVG in Europa, of de privacywetten van Amerikaanse staten), kun je vragen om inzage in je gegevens, correctie, verwijdering, beperking of een overdraagbare kopie, bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en je toestemming intrekken. Schrijf naar [email protected]. Makers kunnen hun account en alle bijbehorende gegevens op elk moment zelf verwijderen via de pagina Beveiliging in de app.

Je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming van je land; in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Kinderen

Fillfold-accounts zijn bedoeld voor volwassenen. Makers zijn ervoor verantwoordelijk geen gegevens van kinderen te verzamelen zonder rechtsgrond en, waar vereist, zonder toestemming van een ouder.

Wijzigingen

We werken deze pagina bij wanneer onze werkwijze verandert en vermelden de datum hierboven. Zie ook onze voorwaarden en onze juridische informatie.