Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

• Für die Konten der Ersteller, für Zahlungen und Auszahlungen sowie für die von uns verkauften Dokumente ist Fillfold, DE, USA („wir“) Verantwortlicher. Kontakt: [email protected].
• Für das, was Antwortende in ein Formular eingeben, ist der Ersteller, der dieses Formular veröffentlicht hat, Verantwortlicher: Er entscheidet, was gefragt wird und warum. Wir verarbeiten die Antworten in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter, ausschließlich zum Betrieb des Dienstes. Wenn Sie Antwortender sind, wenden Sie sich für Auskunft, Berichtigung oder Löschung zuerst an den Inhaber des Formulars.

Welche Daten wir erheben

Ersteller:

• E-Mail-Adresse, Name (optional) und Passwort (von unserem Anmeldedienstleister nur als gesalzener Hash gespeichert);
• wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren: das Authenticator-Geheimnis und Ihre Backup-Codes (nur als Hashes gespeichert);
• die Formulare, Dokumentvorlagen, Logos und Einstellungen, die Sie erstellen, sowie die Antworten, die diese erhalten;
• optional Ihre Unternehmensangaben (Name, Anschrift, USt-IdNr., IBAN, E-Mail, Telefon, Website, Zahlungsbedingungen), die nur zum Aufdruck auf Ihren eigenen Dokumenten verwendet werden;
• technische Aufzeichnungen, die für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes erforderlich sind, etwa Anmeldeereignisse.

Ersteller, die Auszahlungen erhalten (sobald kostenpflichtige Downloads verfügbar sind): die Rechnungen, die Sie uns senden, Ihre Bankverbindung, das Steuerformular, das wir als Unternehmen in den Vereinigten Staaten einholen müssen (W-8BEN, W-8BEN-E oder W-9), sowie die Aufzeichnungen über Ihre Verkäufe und Auszahlungen.

Antwortende:

• die Antworten, die Sie geben, und die Dateien, die Sie anhängen (etwa ein Foto, ein Dokument oder eine Unterschrift);
• das aus Ihren Antworten erzeugte PDF und die von Ihnen gewählte Sprache;
• Ihre IP-Adresse, ausschließlich zur Missbrauchsverhinderung (siehe unten).

Formulare können alles abfragen, was ihr Ersteller festlegt, auch persönliche oder sensible Angaben: Lesen Sie, was ein Formular abfragt, bevor Sie antworten.

Käufer (sobald kostenpflichtige Downloads verfügbar sind): die E-Mail-Adresse für Ihre Quittung, das gekaufte Dokument, der Betrag und das Datum. Kartenzahlungen wickelt unser Zahlungsdienstleister ab; wir sehen und speichern Ihre Kartennummer nie.

Besucher, die sich auf die Warteliste eintragen: Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache der Seite und der Zeitpunkt Ihrer Einwilligung.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• zur Bereitstellung des Dienstes für Ersteller sowie zum Verkauf und zur Lieferung kostenpflichtiger Dokumente (Vertragserfüllung);
• zur Erzeugung und Übermittlung jedes PDF an den Antwortenden und an den Ersteller (im Auftrag des Erstellers);
• zur Auszahlung des Anteils an die Ersteller und zur Führung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen (rechtliche Verpflichtung);
• zur Verhinderung von Spam, Massenanfragen, Betrug und Missbrauch sowie zur Sicherheit des Dienstes (unser berechtigtes Interesse);
• zum einmaligen Versand einer E-Mail an die Warteliste, sobald kostenpflichtige Downloads verfügbar sind (Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie weder für Werbung noch für Profiling.

IP-Adressen

Wenn eine Antwort abgesendet wird, speichern wir mit ihr einen mit geheimem Schlüssel erzeugten, nicht umkehrbaren Fingerabdruck der IP-Adresse, damit ein Ersteller erkennen kann, dass mehrere Antworten von derselben Quelle stammen. Die IP-Adresse selbst wird 30 Tage lang in einer separaten Tabelle gespeichert und danach automatisch gelöscht. Ersteller sehen niemals IP-Adressen, sondern nur eine Angabe wie „3 Antworten von derselben Quelle innerhalb einer Stunde“.

Cookies und Besuchsstatistiken

Wir verwenden nur unbedingt erforderliche Cookies: eines, um einen Ersteller angemeldet zu halten, und eines, das sich die für die Anwendung gewählte Sprache merkt (ff_lang, ein Jahr lang gespeichert, enthält nur einen Sprachcode). Antwortende, die ein Formular ausfüllen, erhalten kein Cookie.

Nur auf unseren öffentlichen Präsentationsseiten (Startseite, Vorlagen und rechtliche Seiten) zählen wir Besuche mit einem cookielosen Statistikwerkzeug (Umami), das auf unserem eigenen Server gehostet wird. Es erfasst die Seite, die verweisende Website, das Land sowie Browser- und Gerätetyp, speichert niemals Ihre IP-Adresse und verfolgt Sie nicht über verschiedene Websites hinweg. Die Anwendung und die Formulare, die Antwortende ausfüllen, werden nie gemessen.

Empfänger der Daten

• Anthropic (KI-Funktionen), in den Vereinigten Staaten, nur wenn ein Ersteller „Beschreiben und von der KI entwerfen lassen“ oder „Mit KI übersetzen“ nutzt: Übermittelt werden nur die Beschreibung des Erstellers oder die Texte des Formulars selbst, niemals Antworten, Dateien oder Dokumente von Antwortenden;
• unser Zahlungsdienstleister, sobald kostenpflichtige Downloads verfügbar sind, für Zahlungen, Quittungen und Betrugsprävention;
• ein E-Mail-Versanddienst, zum Versand von Anmelde-E-Mails, Quittungen und der Wartelisten-E-Mail;
• der Ersteller des Formulars, das Sie ausgefüllt haben;
• Behörden, nur wenn das Gesetz es verlangt.

Fillfold wird aus den Vereinigten Staaten betrieben, und seine Dienstleister befinden sich dort. Werden personenbezogene Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum oder dem Vereinigten Königreich übermittelt, stützen wir uns auf die gesetzlich vorgesehenen Garantien, etwa Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework, wie sie der jeweilige Dienstleister anbietet.

Speicherdauer

• Antworten, Dateien und PDFs: bis der Ersteller sie löscht oder das Konto schließt. Für jedes Formular kann ein Ersteller Antworten außerdem automatisch nach 30 Tagen, 90 Tagen, 6 Monaten, 1 Jahr oder 2 Jahren löschen lassen; Ersteller entscheiden, wie lange sie das Erhobene benötigen.
• Der Download-Link eines Antwortenden funktioniert 90 Tage nach dem Absenden; das PDF selbst verbleibt wie oben beschrieben beim Ersteller.
• Hochgeladene, aber nie einer abgesendeten Antwort zugeordnete Dateien: 24 Stunden.
• IP-Adressen: 30 Tage.
• Warteliste: Löschung, sobald die E-Mail zum Start versandt wurde.
• Zahlungs-, Rechnungs- und Auszahlungsunterlagen: so lange, wie es das Buchhaltungs- und Steuerrecht verlangt.
• Geschlossene Konten: sofortige Löschung mit allen ihren Formularen, Antworten und Dateien.

Wird etwas gelöscht, wird es sofort aus unserer Datenbank und unserem Dateispeicher entfernt. Unser Datenbankanbieter bewahrt routinemäßige Sicherungskopien für eine begrenzte Zeit auf; gelöschte Daten können darin bis zu deren Ablauf verbleiben und werden nie in den Dienst zurückgespielt, außer zur Wiederherstellung nach einem Ausfall.

Sicherheit

Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt. Antworten, Dateinamen, hochgeladene Dateien, Logos und erzeugte PDFs werden zudem von unserer Anwendung verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden, mit Schlüsseln, die getrennt von der Datenbank und dem Dateispeicher aufbewahrt werden. Jeder Ersteller kann nur auf seine eigenen Daten zugreifen, und dies wird von der Datenbank selbst durchgesetzt. Hat ein Ersteller die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, sind seine Daten ohne den Code nicht zugänglich, selbst mit dem Passwort. Kein System ist vollkommen sicher; sind Sie von einer Datenschutzverletzung betroffen, informieren wir Sie, wie es das Gesetz verlangt.

Ihre Rechte

Je nach Wohnort (zum Beispiel nach der DSGVO in Europa oder nach Datenschutzgesetzen von US-Bundesstaaten) können Sie Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder eine übertragbare Kopie verlangen, einer bestimmten Verarbeitung widersprechen und Ihre Einwilligung widerrufen. Schreiben Sie an [email protected]. Ersteller können ihr Konto und alle zugehörigen Daten jederzeit selbst auf der Seite „Sicherheit“ der App löschen.

Sie können sich auch bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes beschweren; in Deutschland bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.

Kinder

Fillfold-Konten sind für Erwachsene bestimmt. Ersteller sind dafür verantwortlich, keine Daten von Kindern ohne Rechtsgrundlage und, soweit erforderlich, ohne Einwilligung eines Elternteils zu erheben.

Änderungen

Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich unsere Praxis ändert, und geben das Datum oben an. Siehe auch unsere Nutzungs- und Verkaufsbedingungen und unser Impressum.