Política de privacidade

Quem é responsável

• Quanto às contas dos criadores, aos pagamentos e às transferências, e aos documentos que vendemos, Fillfold, DE, USA (“nós”) é o responsável pelo tratamento. Contacto: [email protected].
• Quanto ao que os respondentes escrevem num formulário, o criador que publicou esse formulário é o responsável pelo tratamento: é ele quem decide o que é perguntado e porquê. Tratamos as respostas por conta dele, como subcontratante, apenas para fazer funcionar o serviço. Se for respondente, contacte primeiro o titular do formulário para pedidos de acesso, retificação ou apagamento.

O que recolhemos

Criadores:

• endereço de e-mail, nome (opcional) e palavra-passe (guardada apenas sob a forma de hash com salt pelo nosso prestador de início de sessão);
• se ativar a verificação em dois passos: o segredo do autenticador e os seus códigos de recuperação (guardados apenas sob a forma de hash);
• os formulários, modelos de documento, logótipos e definições que cria, e as respostas que recebem;
• opcionalmente, os dados da sua empresa (nome, morada, número de IVA, IBAN, e-mail, telefone, sítio web, condições de pagamento), usados apenas para figurar nos seus próprios documentos;
• os registos técnicos necessários para fazer funcionar o serviço e mantê-lo seguro, como os eventos de início de sessão.

Criadores que recebem transferências (quando os downloads pagos abrirem): as faturas que nos envia, os seus dados bancários, o formulário fiscal que temos de recolher enquanto empresa dos Estados Unidos (W-8BEN, W-8BEN-E ou W-9) e o registo das suas vendas e transferências.

Respondentes:

• as respostas que dá e os ficheiros que anexa (como uma foto, um documento ou uma assinatura);
• o PDF gerado a partir das suas respostas e o idioma que escolheu;
• o seu endereço IP, apenas para prevenir abusos (ver abaixo).

Os formulários podem pedir tudo o que o seu criador entender, incluindo dados pessoais ou sensíveis: leia o que um formulário pede antes de responder.

Compradores (quando os downloads pagos abrirem): o endereço de e-mail para o recibo, o documento comprado, o montante e a data. Os pagamentos com cartão são tratados pelo nosso prestador de pagamentos; nunca vemos nem guardamos o número do seu cartão.

Visitantes que se inscrevem na lista de espera: o seu endereço de e-mail, o idioma da página e o momento em que deu o seu consentimento.

Porquê, e com que fundamento jurídico

• para prestar o serviço aos criadores e para vender e entregar os documentos pagos (execução de um contrato);
• para gerar e entregar cada PDF ao respondente e ao criador (por conta do criador);
• para pagar aos criadores a sua parte e manter os registos contabilísticos e fiscais (obrigação legal);
• para prevenir spam, envios em massa, fraude e abusos, e manter o serviço seguro (o nosso interesse legítimo);
• para enviar um único e-mail à lista de espera, quando os downloads pagos abrirem (o seu consentimento, que pode retirar a qualquer momento).

Não vendemos dados pessoais nem os usamos para publicidade ou definição de perfis.

Endereços IP

Quando uma resposta é submetida, guardamos com ela uma impressão digital do endereço IP, cifrada com chave e irreversível, para que o criador possa ver que várias respostas vieram da mesma origem. O próprio endereço IP é guardado numa tabela separada durante 30 dias e depois apagado automaticamente. Os criadores nunca veem endereços IP, apenas uma contagem como “3 respostas da mesma origem no espaço de uma hora”.

Cookies e estatísticas de visitas

Só usamos cookies estritamente necessários: um para manter o criador com sessão iniciada e outro que memoriza o idioma escolhido para a aplicação (ff_lang, guardado durante um ano e que contém apenas um código de idioma). Os respondentes que preenchem um formulário não recebem nenhum cookie.

Apenas nas nossas páginas públicas de apresentação (início, modelos e páginas legais), contamos as visitas com uma ferramenta de estatísticas sem cookies (Umami) alojada no nosso próprio servidor. Regista a página, o sítio de origem, o país e o tipo de navegador e de dispositivo, nunca guarda o seu endereço IP e não o segue de sítio para sítio. A aplicação e os formulários preenchidos pelos respondentes nunca são medidos.

Quem recebe os dados

• a Anthropic (funcionalidades de IA), nos Estados Unidos, apenas quando um criador usa “Descreva e deixe a IA criar” ou “Traduzir com IA”: só são enviados a descrição do criador ou os próprios textos do formulário, nunca as respostas, os ficheiros ou os documentos dos respondentes;
• o nosso prestador de pagamentos, quando os downloads pagos abrirem, para os pagamentos, os recibos e a prevenção da fraude;
• um serviço de envio de e-mails, para enviar os e-mails de início de sessão, os recibos e o e-mail da lista de espera;
• o criador do formulário que preencheu;
• as autoridades, apenas quando a lei o exija.

O Fillfold é explorado a partir dos Estados Unidos e os seus prestadores estão lá. Quando são transferidos dados pessoais do Espaço Económico Europeu ou do Reino Unido, recorremos às garantias previstas na lei, como as cláusulas contratuais-tipo ou o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, consoante o que cada prestador oferece.

Durante quanto tempo guardamos os dados

• Respostas, ficheiros e PDF: até o criador os apagar ou encerrar a conta. Para cada formulário, o criador pode também mandar apagar automaticamente as respostas ao fim de 30 dias, 90 dias, 6 meses, 1 ano ou 2 anos; são os criadores que decidem durante quanto tempo precisam do que recolhem.
• O link de download de um respondente funciona durante 90 dias após a submissão; o próprio PDF fica com o criador, como indicado acima.
• Ficheiros carregados mas nunca associados a uma resposta submetida: 24 horas.
• Endereços IP: 30 dias.
• Lista de espera: apagada assim que o e-mail de lançamento for enviado.
• Registos de pagamentos, faturas e transferências: durante o tempo exigido pela legislação contabilística e fiscal.
• Contas encerradas: apagadas de imediato, com todos os seus formulários, respostas e ficheiros.

Quando algo é apagado, é removido de imediato da nossa base de dados e do armazenamento de ficheiros. O nosso prestador de base de dados mantém cópias de segurança de rotina durante um período limitado; os dados apagados podem lá permanecer até essas cópias expirarem, e nunca são repostos no serviço, salvo para recuperar de uma avaria.

Segurança

Os dados são cifrados em trânsito. As respostas, os nomes dos ficheiros, os ficheiros carregados, os logótipos e os PDF gerados são também cifrados pela nossa aplicação antes de serem guardados, com chaves mantidas à parte da base de dados e do armazenamento de ficheiros. Cada criador só pode aceder aos seus próprios dados, e isso é imposto pela própria base de dados. Quando um criador ativou a verificação em dois passos, os seus dados não podem ser acedidos sem o código, mesmo com a palavra-passe. Nenhum sistema é perfeitamente seguro; se uma violação de dados o afetar, informá-lo-emos nos termos exigidos pela lei.

Os seus direitos

Consoante o local onde vive (por exemplo, ao abrigo do RGPD na Europa ou das leis de privacidade dos estados norte-americanos), pode pedir o acesso aos seus dados, a sua retificação, o seu apagamento, a limitação do tratamento ou uma cópia portável, opor-se a determinados tratamentos e retirar o seu consentimento. Escreva para [email protected]. Os criadores podem apagar eles próprios a sua conta e todos os seus dados a qualquer momento, na página Segurança da aplicação.

Pode também apresentar uma reclamação à autoridade de proteção de dados do seu país; em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (cnpd.pt).

Crianças

As contas Fillfold destinam-se a adultos. Os criadores são responsáveis por não recolher dados de crianças sem fundamento jurídico e, quando exigido, sem o consentimento de um dos pais.

Alterações

Atualizaremos esta página quando as nossas práticas mudarem e indicaremos a data acima. Consulte também os nossos termos e o nosso aviso legal.