Rechnungen nach Land und Art des Kunden
Aktualisiert am 27. Oktober 2026 · 4 Min. Lesezeit
Fillfold stellt PDF-Rechnungen in Frankreich, Deutschland, Belgien, den Niederlanden, Irland und dem Vereinigten Königreich aus. Privatkunden sind dort überall möglich. Geschäftskunden hängen von den E-Rechnungsregeln Ihres Landes ab, mit einem Countdown, wenn ein Enddatum gilt.
Immer mehr Länder verlangen, dass Unternehmen Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen austauschen und nicht als PDF. Fillfold erstellt PDF-Rechnungen und lässt Sie diese daher nur ausstellen, wo ein PDF noch erlaubt ist. Ihr Land wählen Sie in den Rechnungseinstellungen unter Regeln des Landes.
Die Länder
| Land | Privatkunden | Geschäftskunden |
|---|---|---|
| Deutschland | Ja | Bis Ende 2026; bis Ende 2027, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug; ohne Enddatum für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) |
| Frankreich | Ja | Bis 31. August 2027, für kleine und mittlere Unternehmen |
| Belgien | Ja | Nein: strukturierte E-Rechnungen seit 1. Januar 2026 |
| Niederlande, Irland, Vereinigtes Königreich | Ja | Ja |
Spanien, Italien und Portugal sind nicht verfügbar: In Spanien gelten ab 2027 die Verifactu-Regeln für Rechnungssoftware, Italien verlangt das staatliche System (SdI), Portugal eine zertifizierte Software.
In Deutschland braucht eine PDF-Rechnung an ein Unternehmen bis dahin die Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). Den Umsatz bis 800.000 Euro bestätigen Sie in den Rechnungseinstellungen.
Geschäftskunden müssen im selben Land sein wie Sie. Rechnungen an Unternehmen im Ausland (Reverse Charge) sind noch nicht verfügbar. Eine Privatperson im Ausland ist möglich, mit einem Hinweis: Regeln wie der One-Stop-Shop der EU können gelten.
Gilt ein Enddatum, zeigt die Rechnungsliste einen Countdown, und der Editor nennt es unter Vor der Ausstellung.
Privat- oder Geschäftskunde
Wählen Sie oben im Editor Unternehmen oder Privatperson. Eine USt-IdNr. oder Registernummer bedeutet immer ein Unternehmen. Bei einer Rechnung an eine Privatperson bestätigen Sie das mit dem Häkchen Mein Kunde ist eine Privatperson, die nicht für ein Unternehmen handelt. Fillfold hält diese Bestätigung fest.
Erbringen Sie Leistungen an Gebäuden oder Grundstücken, setzen Sie das Häkchen Ich erbringe Leistungen an Gebäuden oder Grundstücken: Rechnungen an Privatkunden weisen dann auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hin. Erinnerungen an Privatkunden sind höflich und nennen nie Gebühren.
Rechnungen aufbewahren
Ausgestellte Rechnungen werden nie automatisch gelöscht. Jede Rechnung zeigt, bis wann sie aufbewahrt wird. Laden Sie regelmäßig das Archiv mit Exportieren, Archiv mit PDFs (ZIP) herunter: Fillfold ist kein zertifizierter Archivierungsdienst. Siehe Rechnung erstellen und senden.
Rechnungen erstellen und ausstellen gehört zu den Tarifen Pro und Nach Verbrauch (während des frühen Zugangs für alle Konten offen). Wenn sich Ihr Tarif ändert, bleiben bereits ausgestellte Rechnungen hier: Sie können sie lesen, senden, exportieren und korrigieren.
Fragen
- Ist Fillfold eine zertifizierte Rechnungs- oder Archivsoftware?
- Nein. Fillfold erstellt nummerierte, gesperrte PDF-Rechnungen und prüft die üblichen Angaben. Es übermittelt nichts an das Finanzamt und ist kein zertifiziertes Archiv.
- Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
- In Deutschland acht Jahre (§ 14b UStG), in Frankreich und Belgien zehn, in den Niederlanden sieben, in Irland und im Vereinigten Königreich sechs. Fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Quellen
Angaben geprüft am 27. Oktober 2026.
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