Rechnung erstellen, ausstellen und senden

Rechnungen entstehen in Fillfold in einem eigenen Bereich, nicht mit einem Formular. Ein Entwurf kann sich frei ändern; eine ausgestellte Rechnung ist nummeriert, datiert und ändert sich nie mehr.

Vor der ersten Rechnung

Öffnen Sie Rechnungen im Menü und dann Rechnungseinstellungen. Wählen Sie das Land, in dem Ihr Unternehmen steuerlich registriert ist, Ihre Rechtsform und Ihre Umsatzsteuersituation unter USt., und prüfen Sie die Nummerierung. Steuernummer und Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) stellen Sie dort ebenfalls ein. Name, Adresse, USt-IdNr. und IBAN kommen aus Ihren Unternehmensdaten. Was jedes Land erlaubt, steht unter Länder und Kunden.

Rechnungen gehören zu den Tarifen Pro und Nach Verbrauch; während des frühen Zugangs stehen sie allen Konten offen. Das Logo aus Ihren Unternehmensdaten steht oben auf jeder Rechnung.

Einen Entwurf schreiben

1. Wählen Sie Neue Rechnung.
2. Wählen Sie unter Kunde zwischen Unternehmen und Privatperson und ergänzen Sie Name, Adresse und Land. Bei einem Unternehmen ergänzen Sie USt-IdNr. und Registernummer.
3. Tragen Sie unter Rechnungspositionen jede Position ein: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, Steuersatz und Art (Leistung, Ware, Arbeitsleistung oder Material). Summen und Umsatzsteuer je Steuersatz werden beim Tippen berechnet. Arbeitsleistungen werden für Privatkunden als Arbeitskosten nach § 35a EStG ausgewiesen.
4. Geben Sie das Datum der Lieferung oder Leistung an (für einen Zeitraum: Die Leistung umfasst einen Zeitraum) und das Datum unter Fällig am.
5. Wählen Sie Entwurf speichern. PDF anzeigen zeigt eine Vorschau, die auf jeder Seite als ENTWURF gekennzeichnet ist.

Der Bereich Vor der Ausstellung zeigt, was für Ihr Land fehlt: Rot blockiert die Ausstellung, Orange verdient einen Blick, Blau ist ein Hinweis. Jeder Punkt führt dorthin, wo Sie ihn beheben. Es ist eine Checkliste, keine Rechtsberatung.

Auch ein angenommenes Angebot kann zum Entwurf werden: Wählen Sie im Tab Angebote des Formulars Rechnung erstellen. Positionen und Kunde werden übernommen.

Ausstellen

Wählen Sie Rechnung ausstellen. Der Dialog erinnert daran, dass die Rechnung die nächste Nummer und das heutige Datum erhält und nie mehr geändert oder gelöscht werden kann. Bei einer Privatperson setzen Sie das Häkchen bei Mein Kunde ist eine Privatperson, die nicht für ein Unternehmen handelt. Fillfold friert die Rechnung dann mit Ihren aktuellen Unternehmensdaten ein, druckt einen Fingerabdruck des Inhalts auf das PDF und speichert das PDF verschlüsselt.

Senden und Zahlungen verfolgen

• Senden schickt Ihrem Kunden einen privaten Link per E-Mail (oder Link erhalten, um ihn selbst zu kopieren). Die Seite zeigt den offenen Betrag, die Zahlungsangaben und das PDF. Sie sehen, wann sie geöffnet wurde.
• Erneut senden schickt denselben Link, der dann 180 Tage ab diesem Versand gilt. Link widerrufen unter den drei Punkten sperrt ihn sofort und erstellt einen neuen.
• PDF herunterladen speichert das ausgestellte PDF.
• Zahlung erfassen hält Betrag, Datum und Zahlungsart fest; Teilzahlungen sind möglich.
• Erinnerung senden schickt eine höfliche Erinnerung mit demselben Link, höchstens 3 Mal. Automatische Erinnerungen sind standardmäßig aus.

Die Liste zeigt jede Rechnung als Entwurf, Ausgestellt, Gesendet, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig oder Storniert.