So funktionieren Rechnungsnummern
Aktualisiert am 27. Oktober 2026 · 3 Min. Lesezeit
Nummern werden nur bei der Ausstellung vergeben, nie an Entwürfe: So entsteht keine Lücke. Das Format wählen Sie in den Rechnungseinstellungen, zum Beispiel RE-{YYYY}-{SEQ:4}, ebenso die Startnummer. Nach der ersten Rechnung ist die Nummerierung gesperrt.
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird. Fillfold erledigt das automatisch.
Wann die Nummer vergeben wird
Ein Entwurf hat keine Nummer. Die Nummer wird in dem Moment vergeben, in dem Sie Rechnung ausstellen wählen: Fillfold nimmt die nächste Nummer der Serie, datiert die Rechnung auf heute und sperrt sie. Scheitert die Ausstellung, etwa weil eine Pflichtangabe fehlt, wird keine Nummer verbraucht. Das Löschen eines Entwurfs hinterlässt deshalb nie eine Lücke.
Rechnungskorrekturen haben eine eigene Serie: Rechnung und Korrektur teilen nie eine Nummer.
Das Format wählen
Öffnen Sie Rechnungen, dann Rechnungseinstellungen, Abschnitt Nummerierung.
- Schreiben Sie unter Rechnungsnummern das Format.
{YYYY}wird durch das Jahr der Rechnung ersetzt,{SEQ:4}durch die Nummer mit mindestens 4 Ziffern (ändern Sie die 4 für eine andere Breite). Großbuchstaben, Ziffern und - / _ bleiben wie eingegeben:RE-{YYYY}-{SEQ:4}ergibt RE-2026-0001. - Schreiben Sie unter Nummern der Rechnungskorrekturen ein anderes Format, zum Beispiel
KO-{YYYY}-{SEQ:4}. - Setzen Sie das Häkchen bei Jedes Jahr wieder bei 1 beginnen, wenn jedes Jahr mit 0001 starten soll. Das Format muss dann
{YYYY}enthalten. - Tragen Sie unter Beginnen bei Nummer ein, wo Sie weiterzählen, wenn Sie von einer anderen Software kommen, zum Beispiel 57.
- Wählen Sie Einstellungen speichern. Der Hinweis unter jedem Feld zeigt die nächste Nummer.
Gesperrt nach der ersten Rechnung
Sobald Ihre erste Rechnung ausgestellt ist, können Land und Nummerierung nicht mehr geändert werden. Ein Hinweis in den Rechnungseinstellungen sagt das. So bleibt eine durchgehende Folge für Ihre Steuerberatung und das Finanzamt.
Gut zu wissen
- Nummern werden in der Reihenfolge der Ausstellung vergeben, und das Rechnungsdatum ist immer der Tag der Ausstellung: Die Daten folgen den Nummern.
- Die Nummer steht auf dem PDF, dient als Verwendungszweck neben Ihrer IBAN und erscheint im CSV-Export.
Siehe Rechnung erstellen und senden und Rechnungskorrekturen.
Fragen
- Was passiert, wenn zwei Rechnungen gleichzeitig ausgestellt werden?
- Sie erhalten zwei aufeinanderfolgende Nummern. Die Datenbank vergibt die Nummern einzeln, eine Nummer wird nie doppelt verwendet.
- Darf ich einen Entwurf löschen?
- Ja. Ein Entwurf hat keine Nummer, das Löschen hinterlässt keine Lücke.
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