Como fazer um orçamento: calcular o preço, exemplo de orçamento e modelo

O que é um orçamento e quando o deve fazer

Um orçamento é a proposta de preço que entrega a um cliente antes de fazer um trabalho. Diz o que vai fazer, quanto custa e até quando esse preço é válido. Se o cliente aceitar, passa a ser a base do trabalho e, no fim, da fatura. Saber como fazer um orçamento claro poupa-lhe discussões e ajuda o cliente a decidir.

Este guia serve para qualquer serviço: limpezas, design, reparações, explicações, eventos, consultoria. Se o seu caso é uma obra, com medições e materiais, o guia do orçamento de obra entra nesses pormenores.

Antes de fazer as contas: perceber o pedido

Muitos orçamentos correm mal por causa desta etapa, e não do preço. Antes de calcular, confirme:

• O que o cliente quer exatamente, e o que não quer.
• Onde e quando: morada, datas, frequência.
• O que ele já tem: material, ficheiros, acessos.
• Quem decide e para quando precisa da resposta.

Se recebe muitos pedidos, um formulário com estas perguntas poupa chamadas. O guia do formulário de pedido de orçamento explica como montá-lo.

Como fazer um orçamento: calcular o preço

Um preço tem três partes: o que lhe custa fazer o trabalho, uma parte dos custos fixos do seu negócio e a sua margem.

1. Conte as horas. Inclua o tempo de preparação, de deslocação e de arrumação, não só o trabalho em si.
2. Dê um custo à hora. É o que uma hora de trabalho lhe custa a si: o seu rendimento pretendido ou o salário da equipa, mais encargos.
3. Some o material e os consumíveis. Pelo preço a que os compra, mais o tempo de os ir buscar.
4. Some as deslocações. Combustível, portagens, estacionamento.
5. Junte uma parte dos custos fixos. Seguro, telefone, software, contabilista. Uma forma simples é somar estes custos num mês e dividir pelas horas que fatura nesse mês.
6. Aplique a margem. É o que sobra para o negócio crescer, para os meses fracos e para os imprevistos.
7. Arredonde o preço final para um valor que o cliente leia com facilidade.

Um exemplo para uma visita de limpeza de escritório:

Os valores são ilustrativos. O importante é o método: se não souber o seu custo por hora, não sabe se um preço lhe dá lucro.

Um exemplo de orçamento completo

A Limpezas Ribeira, uma empresa fictícia, envia este orçamento a um escritório de 120 m²:

E, por baixo da tabela, as condições:

• Referência: ORC-2026-047.
• Válido até: 30 dias a contar da data de emissão.
• Início: na semana seguinte à aceitação.
• Pagamento: mensal, a 15 dias da fatura.
• Não incluído: limpeza de alcatifas e de vidros exteriores.
• Aceitação: por resposta escrita a indicar a referência.

Repare em três coisas. Cada linha diz o que é, não «serviços diversos». A unidade está escrita («4 visitas»). E as exclusões estão lá, antes de alguém perguntar.

O IVA no orçamento

O artigo 18.º do Código do IVA, no Portal das Finanças, fixa as taxas: 6 % para os bens e serviços da lista I, 13 % para os da lista II e 23 % para os restantes. O mesmo artigo permite às regiões autónomas dos Açores e da Madeira fixar taxas mais baixas.

Mostre sempre o subtotal, a taxa, o valor do IVA e o total. Um particular compara o total; uma empresa olha para o valor sem IVA. Se não sabe que taxa se aplica ao seu serviço, confirme com o seu contabilista antes de enviar. Este guia não é aconselhamento fiscal nem jurídico.

Lista de verificação antes de enviar

• Os seus dados e os do cliente estão certos.
• O orçamento tem uma referência e uma data.
• Cada linha tem descrição, quantidade e preço unitário.
• As contas batem certo: linhas, subtotal, IVA, total.
• A validade está escrita com uma data ou um prazo.
• O prazo de execução e as condições de pagamento estão claros.
• O que não está incluído está escrito.
• Guardou uma cópia do que enviou.

Depois de enviar, marque na agenda um dia para voltar a contactar o cliente. Um orçamento sem resposta, uma semana depois, merece uma mensagem curta.

Modelo de orçamento com o Fillfold

Fazer as contas à mão numa folha de Word funciona, mas é aí que nascem os erros de soma. O Fillfold tem um orçamento com totais que calcula por si e produz um PDF com a sua marca. As perguntas são:

• Cliente: nome, e-mail e morada.
• Orçamento: Referência do orçamento e Válido até.
• Linhas: descrição, quantidade e preço unitário; o total de cada linha é calculado.
• Totais: o Subtotal é calculado, indica a Taxa de IVA (%), e o IVA e o Total a pagar são calculados.
• Notas e condições: validade, pagamento, exclusões.

O texto de ajuda da taxa de IVA dá como exemplo a taxa normal de Portugal continental e lembra que pode indicar 0 se não cobrar IVA. O modelo aplica uma só taxa a todas as linhas.

Carregue em Usar este modelo, adapte o que precisar e carregue em Publicar. Pode preenchê-lo no telemóvel logo a seguir a falar com o cliente. Cada orçamento fica guardado na sua conta com o PDF, que pode descarregar com Descarregar PDF. O logótipo e as cores definem-se no editor do documento. Os Dados da empresa escrevem-se uma só vez e aparecem em todos os documentos, como explica a ajuda sobre os dados da empresa.

O que o Fillfold não faz: não verifica os seus preços nem a taxa de IVA que escolhe, e não emite faturas. Os valores são calculados e arredondados a duas casas decimais, o que serve para um orçamento, mas não é uma contabilidade certificada. A responsabilidade pelo conteúdo do orçamento é sua. O Fillfold é gratuito durante o acesso antecipado; os descarregamentos pagos chegam mais tarde.

Se o cliente lhe deve explicar primeiro o que quer, use o pedido de orçamento. Para limpezas há também um orçamento de limpeza que pergunta a área, a frequência e os extras. Com o trabalho feito, passe à fatura com totais.

Veja os modelos de orçamentos e faturas ou todos os modelos.