Folha de obra: o que deve constar, exemplo e assinatura do cliente

O que é uma folha de obra

A folha de obra é o documento onde se regista um trabalho feito para um cliente: o que foi feito, onde, quando, em quanto tempo e com que materiais. No fim, o cliente assina.

O nome muda conforme o setor. Numa oficina automóvel fala-se em folha de obra ou ordem de reparação. Na construção civil, em folha de obra, folha de serviço ou relatório diário. Canalizadores, eletricistas, técnicos de climatização, serralheiros e empresas de manutenção usam todos alguma versão dela.

Serve para três coisas: provar que o trabalho foi feito, ter os dados certos para faturar e deixar escrito o que ficou por fazer.

O que deve constar numa folha de obra

Não há um formato único obrigatório para a folha de obra entre empresa e cliente. Esta lista reúne o que aparece em quase todas as boas folhas de obra. Use-a para rever o seu modelo.

Folha de obra numa oficina

Numa oficina, a folha de obra acompanha o veículo desde a entrada. Além dos campos acima, costuma ter:

• matrícula, marca, modelo e quilómetros à entrada;
• o pedido do cliente, com as palavras dele;
• o diagnóstico do mecânico;
• as peças trocadas, com referência e quantidade;
• as horas de mão de obra por tarefa.

Um exemplo de folha de obra numa oficina: «Viatura 12-AB-34, 148 300 km. Pedido: ruído ao travar. Diagnóstico: pastilhas da frente gastas. Trabalho: substituição das pastilhas e verificação dos discos. 1 hora. Pendente: discos perto do limite, rever na próxima revisão».

Folha de obra na construção civil

Na construção civil, há duas formas habituais de a organizar:

• Uma folha por intervenção: comum em pequenas reparações e remodelações. Cada visita tem a sua folha e a sua assinatura.
• Uma folha diária de obra: útil em obras longas. Regista-se por dia o que foi feito, por quem, quantas horas e que materiais entraram, e o encarregado ou o dono da obra assina.

Muitas empresas fazem a folha diária em Excel: uma linha por trabalhador ou por tarefa, colunas para horas e materiais, e uma fórmula que soma tudo no fim. Funciona bem no escritório. Na obra, é preciso imprimir, preencher à mão e voltar a passar para o ficheiro.

Como preencher uma folha de obra

O melhor momento é antes de sair, com o cliente presente.

1. Preencha os seus dados, o número e a data logo à chegada.
2. Anote a hora de entrada.
3. No fim, descreva o trabalho em frases curtas: «Substituição do autoclismo da casa de banho e da torneira de segurança».
4. Liste os materiais com as quantidades.
5. Tire as fotografias necessárias.
6. Escreva os pontos pendentes, mesmo os pequenos.
7. Mostre a folha ao cliente e pergunte se está satisfeito.
8. Recolha a assinatura, o nome e a data.
9. Entregue uma cópia ao cliente e guarde a sua.

A assinatura do cliente

A assinatura transforma as suas notas num documento partilhado. Com ela, o cliente confirma que viu o trabalho e o que foi escrito.

• Peça a assinatura no fim do trabalho, não dias depois.
• Se o cliente não estiver satisfeito, não deixe em branco: escreva o que está mal.
• Se assinar outra pessoa, anote o nome dela.
• Dê sempre uma cópia ao cliente.

Assinar a folha de obra não significa que o cliente abdique de reclamar mais tarde. Conforme o caso, as regras de defesa do consumidor ou da construção podem continuar a protegê-lo. A folha regista o que foi dito e visto naquele dia, mais nada. Este guia não é aconselhamento jurídico.

Papel, Excel ou formulário no telemóvel

• Bloco em papel: barato e não precisa de bateria. Mas molha-se, perde-se e tem de ser passado a limpo para faturar.
• Excel ou Word: limpo e com o seu logótipo, mas preenche-se melhor no escritório, e a assinatura continua a ser um problema.
• Formulário no telemóvel: preenche-se no local, o cliente assina no ecrã e o PDF fica pronto de imediato. Precisa de ligação à internet para enviar.

Com duas visitas por mês, o bloco chega. Com cinco por dia, passar folhas a limpo custa horas.

A folha de obra com o Fillfold

O Fillfold tem um modelo pronto que serve de base: o certificado de conclusão de obra. Pede o nome do cliente, a morada da obra, o trabalho realizado, as horas de trabalho, os materiais utilizados, uma fotografia do trabalho concluído (PNG ou JPEG), a data de conclusão, a frase «Estou satisfeito com o trabalho.» com sim ou não, e uma assinatura. Se o cliente responder não, aparece mais uma pergunta: os pontos pendentes.

Assim funciona no local:

1. Escolha o modelo com Usar este modelo, adapte-o e carregue em Publicar.
2. Abra o link no seu telemóvel, ou envie-o ao cliente.
3. As respostas são preenchidas, o cliente assina com o dedo e envia.
4. Aparece o botão Abrir o seu PDF. A ligação funciona durante 90 dias, por isso convém guardar o PDF logo. Também o encontra na sua conta, com cada resposta.

O PDF leva o seu logótipo e as suas cores, que configura uma vez no editor do documento, e a data em que foi preparado.

O modelo é um ponto de partida. Pode adaptá-lo assim:

• uma tabela Linhas de itens se quiser os materiais e as peças com quantidade e preço, e o total de cada linha calculado;
• mais perguntas Envio de imagem se precisar de fotografias do antes ou da avaria encontrada;
• uma pergunta de texto para a matrícula ou o número da folha.

Sobre as fotografias: antes de as guardar, o Fillfold apaga os dados escondidos, como a localização GPS e a data em que foram tiradas. Se a data for importante, escreva-a na folha.

As perguntas e o texto do documento são decididos por si, e a responsabilidade pelo seu conteúdo é sua. Os valores calculados pelo Fillfold servem para uma folha de obra ou um orçamento, mas não são uma contabilidade certificada.

Comece pelo certificado de conclusão de obra, veja os outros modelos para ofícios e reparações, como o relatório de inspeção, ou percorra todos os modelos.