Orçamento de obra: como fazer, o que incluir e modelo com totais

O que é um orçamento de obra

Um orçamento de obra é a proposta de preço que um empreiteiro, um técnico ou uma pequena empresa entrega ao cliente antes de começar. Diz que trabalhos vão ser feitos, em que quantidades, a que preço, e até quando esse preço é válido.

Serve para o cliente decidir e comparar. Para si, é a base do trabalho e, mais tarde, da fatura. Um orçamento bem feito também evita o pior momento de uma obra: a discussão sobre o que estava ou não incluído.

O que incluir num orçamento de obra

Use esta lista para rever qualquer modelo de orçamento, em Word, Excel ou online.

A linha mais esquecida é a das exclusões. Se o orçamento não inclui a remoção de entulho ou a licença da câmara, escreva-o.

Como fazer um orçamento passo a passo

1. Recolha a informação: o que o cliente quer, onde, para quando. Numa obra, quase sempre é preciso visitar o local e medir.
2. Divida o trabalho em linhas que o cliente perceba. «Assentamento de azulejo na casa de banho, 12 m²» diz mais do que «Trabalhos diversos».
3. Separe mão de obra e material, se for esse o seu hábito, para o cliente ver de onde vem o preço.
4. Dê a cada linha uma quantidade e um preço unitário.
5. Some as linhas para obter o subtotal.
6. Aplique a taxa de IVA certa e calcule o total.
7. Escreva a validade, o prazo, as condições de pagamento e as exclusões.
8. Reveja os números e envie.

Um exemplo de remodelação de uma casa de banho:

Neste exemplo usa-se a taxa normal do continente. Confirme sempre a taxa que se aplica ao seu caso.

O IVA no orçamento de obra

O artigo 18.º do Código do IVA, publicado no Portal das Finanças, prevê três taxas: 6 % para os bens e serviços da lista I, 13 % para os da lista II e 23 % para os restantes. O mesmo artigo permite às regiões autónomas dos Açores e da Madeira fixar taxas mais baixas.

Os bens e serviços com taxa reduzida ou intermédia estão nas listas anexas ao código. Veja se o seu trabalho está nelas, e confirme a taxa antes de enviar, se for preciso com o seu contabilista.

Mostre sempre o IVA em separado. O particular compara preços com IVA incluído, a empresa olha para o valor sem IVA. Com os dois valores à vista, ninguém se engana.

Validade e aceitação

Um orçamento sem validade é um risco. Se o cliente aceitar seis meses depois, o preço dos materiais pode ter mudado. Escreva sempre «Válido até» com uma data.

Para saber que o cliente aceitou, peça-lhe que assine e date o orçamento, ou que responda por escrito a dizer que aceita aquela referência. Se ele pedir alterações, faça um novo orçamento em vez de riscar o antigo.

Este guia não é aconselhamento jurídico. Para contratos de valor elevado ou situações especiais, peça ajuda a um profissional.

Orçamento não é fatura

O orçamento vem antes da obra e é uma proposta. A fatura vem depois e é um documento fiscal com regras próprias. O Portal das Finanças indica, por exemplo, que quando as faturas são processadas por computador, todas as menções obrigatórias devem ser inseridas pelo programa de faturação, e refere sistemas informáticos de faturação certificados pela AT.

Ou seja: faça o orçamento como preferir, mas emita a fatura no seu programa de faturação.

Modelo de orçamento em Word ou Excel

Num modelo de orçamento em Word, coloque o logótipo no topo, um bloco com os seus dados e os do cliente, e uma tabela com quatro colunas: descrição, quantidade, preço unitário e total. Por baixo, três linhas para subtotal, IVA e total. No fim, as condições e o espaço para a assinatura. Para enviar, exporte para PDF.

O ponto fraco do Word são as contas: faz-se tudo à mão, e é fácil errar quando se copia um orçamento antigo. No Excel as fórmulas resolvem as contas, mas partem-se quando alguém insere uma linha no sítio errado.

O orçamento com o Fillfold

O Fillfold tem um formulário de orçamento com totais. Preenche-se no telemóvel ou no computador e produz um PDF de orçamento com a sua marca. As perguntas são:

• Cliente: nome do cliente, e-mail e morada.
• Orçamento: referência do orçamento e Válido até.
• Linhas: descrição, quantidade e preço unitário. O total de cada linha é calculado.
• Totais: o subtotal é calculado, indica a taxa de IVA (%), e o IVA e o total a pagar são calculados.
• Notas e condições: prazo, pagamento, exclusões.

O texto de ajuda da pergunta do IVA dá como exemplo a taxa normal de Portugal continental. Se o seu trabalho tiver uma taxa reduzida ou intermédia, ou se trabalhar nos Açores ou na Madeira, indique-o no texto de ajuda para ninguém se enganar ao preencher.

O PDF mostra os seus dados e os do cliente, a referência, a validade, a tabela das linhas, o subtotal, o IVA, o total e as suas condições. O logótipo, as cores e os dados da empresa configuram-se uma vez no editor do documento.

Para o usar, carregue em Usar este modelo, adapte as perguntas e carregue em Publicar. Pode preenchê-lo pessoalmente depois de visitar a obra, ou partilhar o link com um colega. Cada resposta fica guardada na sua conta, com o PDF.

Pode também acrescentar perguntas: uma Assinatura para a aceitação do cliente, ou uma pergunta de texto para a morada da obra. O PDF do orçamento tem uma paginação já pronta, por isso essas respostas só aparecem se as acrescentar também no editor do documento, por exemplo com um bloco Tabela de respostas.

O que o Fillfold não faz:

• Não é um programa de faturação nem de contabilidade. Os valores são calculados e arredondados a duas casas decimais, o que serve para um orçamento, mas não é uma contabilidade certificada.
• Não recebe pagamentos dos seus clientes. Os descarregamentos pagos ainda não estão disponíveis e chegam mais tarde.
• Não verifica os seus preços nem as suas condições. A decisão sobre o que o orçamento diz é sua, tal como a responsabilidade pelo seu conteúdo.

Se quer que o cliente lhe explique primeiro o que precisa, comece pelo pedido de reparação ou assistência, com fotografia e horários para a visita, ou pelo pedido de orçamento. Com a obra terminada, passe para a fatura com totais.

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