Angebotsvorlage für Handwerker, Catering, Winterdienst und Reinigung: in Word oder online

Wie ein Angebot grundsätzlich aufgebaut ist, was die Bindefrist bedeutet und wann „freibleibend“ hilft, erklärt der Leitfaden Angebotsvorlage. Hier geht es um das, was je nach Branche anders ist: die Einheiten, in denen Sie rechnen, die Positionen, die Kunden erwarten, und die Steuerpunkte, die Ihr Angebot berühren. Vier Beispiele: Handwerk, Catering, Winterdienst und Gebäudereinigung. Dazu sehen Sie, wie eine Angebotsvorlage für Handwerker in Word aufgebaut ist und wie Sie online schneller zum PDF kommen.

Was je nach Branche anders ist

Gemeinsam ist allen: Der Kunde soll jede Zeile verstehen, und die Summe muss stimmen.

Handwerker-Angebot in Word: Arbeit und Material getrennt

Im Handwerk setzen sich die meisten Angebote aus Arbeitszeit, Material und Nebenkosten zusammen. Es lohnt sich, diese drei sichtbar zu trennen, nicht nur der Übersicht wegen.

Private Kunden können nach § 35a Abs. 3 EStG für Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen eine Steuerermäßigung von 20 Prozent der Aufwendungen beantragen, höchstens 1.200 Euro. Nach § 35a Abs. 5 EStG gilt das nur für Arbeitskosten, und der Kunde muss eine Rechnung erhalten und auf Ihr Konto gezahlt haben. Öffentlich geförderte Maßnahmen sind ausgenommen.

Für Ihr Angebot heißt das: Weisen Sie Arbeit und Anfahrt getrennt vom Material aus. Dann sieht der Kunde schon vor dem Auftrag, welcher Anteil später für ihn steuerlich interessant sein kann. Ob seine Ausgaben im Einzelfall begünstigt sind, entscheidet nicht Ihr Angebot, sondern das Finanzamt.

In Word legen Sie dafür eine Tabelle mit den Spalten Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Summe an, mit Zwischenüberschriften „Arbeitsleistung“ und „Material“. Die Summen prüfen Sie nach jeder Änderung von Hand. Mehr zu Word und PDF steht im Leitfaden Angebotsvorlage.

Catering: pro Person und mit zwei Steuersätzen

Ein Catering-Angebot beantwortet die Fragen, die jeder Gastgeber hat: Was kostet es pro Person, was ist enthalten, was kommt dazu?

• Speisen meist als Preis pro Person, multipliziert mit der Personenzahl.
• Getränke pauschal pro Person oder nach Verbrauch.
• Personal nach Stunden, mit Auf- und Abbau.
• Geschirr, Besteck, Mobiliar als Miete.
• Lieferung pauschal oder nach Entfernung.

Zur MwSt.: § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG nennt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen den ermäßigten Satz von 7 Prozent, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken. Der allgemeine Satz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent. In vielen Catering-Angeboten stehen deshalb zwei Steuersätze. Wie Ihre einzelnen Positionen einzuordnen sind, etwa Personal oder Geschirr, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Nennen Sie außerdem die Personenzahl, auf der das Angebot beruht, und bis wann sie sich noch ändern darf.

Winterdienst: Fläche, Zeitraum, Einsatz

Ein Winterdienst-Angebot steht und fällt mit klaren Grenzen:

• Flächen: Gehweg, Zufahrt, Parkplatz, jeweils mit Lage und ungefähren m². Ein Lageplan oder Foto hilft.
• Leistungszeitraum: zum Beispiel 1. November bis 31. März.
• Räumzeiten: an Werktagen und am Wochenende, so wie Sie es leisten können.
• Abrechnung: Saisonpauschale, Preis pro Einsatz oder eine Bereitschaftspauschale mit Einsatzpreis.
• Streumittel: inklusive oder nach Verbrauch, und welches Mittel.

Je genauer Sie schreiben, wann ein Einsatz ausgelöst wird, desto weniger Streit gibt es im Februar. Auch hier gilt: Bei privaten Kunden kann eine getrennte Angabe der Arbeitskosten für § 35a EStG nützlich sein. Ob Winterdienst im Einzelfall als haushaltsnahe Dienstleistung zählt, klärt der Kunde mit seiner Steuerberatung.

Gebäudereinigung: Leistungsverzeichnis und Turnus

In der Gebäudereinigung ist das Angebot oft ein Leistungsverzeichnis: eine Liste, welche Fläche wie oft gereinigt wird.

• Bereiche: Büros, Sanitärräume, Treppenhaus, Küche, jeweils mit m².
• Turnus: täglich, wöchentlich, 14-täglich, monatlich.
• Sonderleistungen: Glasreinigung, Grundreinigung, Teppichreinigung, getrennt aufgeführt.
• Monatspreis: aus Fläche und Turnus berechnet.
• Laufzeit und Kündigung, wenn es ein Dauerauftrag ist.

Eine Begehung vor dem Angebot zahlt sich aus. Sie sehen Böden, Verschmutzung und Zugänge und vermeiden einen Preis, der zu knapp gerechnet ist.

Mit Fillfold: eine Vorlage, vier Branchen

Die Vorlage Angebot mit Summen passt für alle vier Branchen. Sie enthält Name, E-Mail und Adresse des Kunden, Angebotsnummer und „Gültig bis“, eine Tabelle „Positionen“ mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis, deren Summe pro Zeile berechnet wird, dazu Zwischensumme, MwSt.-Satz (%), MwSt. und den zu zahlenden Betrag sowie ein Feld für Anmerkungen und Bedingungen.

So passen Sie sie an Ihre Branche an:

1. Klicken Sie auf „Diese Vorlage verwenden“.
2. Fügen Sie der Positionen-Frage eine Textspalte „Einheit“ hinzu, für Std., m², Pers. oder Einsatz. Bis zu sechs Spalten sind möglich.
3. Prüfen Sie den MwSt.-Satz. Der Hilfetext nennt 19 als Regelsatz in Deutschland.
4. Handwerk: Benennen Sie die vorhandene Tabelle in „Material“ um und fügen Sie eine zweite Frage „Positionen“ mit dem Titel „Arbeitsleistung“ hinzu. Die vorhandene Tabelle behält ihren Schlüssel lines, die neue erhält den Schlüssel arbeitsleistung. Ändern Sie dann die Formel der Zwischensumme in sum(lines.line_total) + sum(arbeitsleistung.line_total). Für sichtbare Teilsummen legen Sie je eine „Berechnung“ an, etwa sum(arbeitsleistung.line_total). Wie Formeln aufgebaut sind, steht im Hilfeartikel Berechnungen und Summen.
5. Catering: Die Vorlage rechnet nur mit einem MwSt.-Satz. Für Getränke legen Sie deshalb eine eigene Frage „Positionen“ an, dazu einen eigenen Satz und eigene Berechnungen für MwSt. und Summe.
6. Hinterlegen Sie einmal Ihre „Unternehmensdaten“, fügen Sie im Tab „Dokument“ Ihr Logo hinzu und klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Mit „Als Vorlage speichern“ behalten Sie Ihre angepasste Fassung und starten jedes neue Angebot daraus.

Ein Beispiel: Der Hausmeisterservice Brandt in Erfurt bietet einer Wohnanlage Winterdienst für die Saison an. Positionen: Bereitschaftspauschale für fünf Monate, Räumen und Streuen pro Einsatz mit geschätzten 25 Einsätzen, Streumittel nach Verbrauch. Die Fläche von Gehweg und Zufahrt steht in der Beschreibung, der Leistungszeitraum unter Anmerkungen und Bedingungen. Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag stehen sofort richtig im PDF.

Vor dem Angebot steht oft eine Anfrage. Auch dafür gibt es Vorlagen: die Catering-Bestellung mit Veranstaltungsdatum, Lieferzeit, Anzahl der Gäste, Menü, Ernährungsanforderungen und Budget pro Person, das Reinigungsangebot, in dem Kunden Art, Fläche, Häufigkeit und Extras angeben, und die allgemeine Angebotsanfrage. So haben Sie alle Angaben, bevor Sie rechnen.

Zwei ehrliche Grenzen: Fillfold vergibt keine Angebotsnummern, Sie tragen sie selbst ein. Und die Berechnungen runden auf zwei Dezimalstellen, sind aber keine zertifizierte Buchhaltung. Für Preise, Steuersätze und Bedingungen bleiben Sie verantwortlich.

Alle Vorlagen rund um Geld finden Sie unter Angebote und Rechnungen, Vorlagen für Betriebe unter Haus und Handwerk. Nach dem Auftrag hilft der Leitfaden Arbeitsbericht-Vorlage.

Zum Mitnehmen

• Rechnen Sie in den Einheiten Ihrer Branche und schreiben Sie sie in jede Zeile.
• Im Handwerk und bei Diensten für Privatkunden: Arbeitskosten getrennt ausweisen.
• Beim Catering an zwei MwSt.-Sätze denken, und im Zweifel die Steuerberatung fragen.

Starten Sie mit dem Angebot mit Summen und speichern Sie Ihre Branchenfassung als eigene Vorlage.