Arbeitsbericht-Vorlage für Handwerk und Service

Ein Arbeitsbericht ist das Blatt, das am Ende eines Einsatzes auf dem Tisch des Kunden liegt. Er sagt, was erledigt wurde, wie lange es gedauert hat und was noch offen ist. Gut geführt, spart er Ihnen Rückfragen bei der Rechnung und dem Kunden das Gefühl, etwas Unbekanntes zu bezahlen. Hier lesen Sie, was hineingehört, wie Sie ihn ausfüllen und wie die Unterschrift des Kunden am schnellsten auf Papier oder Bildschirm kommt. Am Ende finden Sie eine Arbeitsbericht-Vorlage, die Sie direkt auf dem Smartphone nutzen können.

Wofür ein Arbeitsbericht da ist

Im Handwerk heißt dasselbe Blatt auch Arbeitsnachweis, Regiebericht oder Montagebericht. Gemeint ist immer ein schriftlicher Nachweis über einen Einsatz beim Kunden. Er erfüllt drei Aufgaben:

• Grundlage der Rechnung: Stunden und Material stehen schwarz auf weiß, statt aus dem Gedächtnis rekonstruiert zu werden.
• Gemeinsamer Stand: Der Kunde sieht vor Ort, was gemacht wurde, und kann sofort widersprechen oder ergänzen.
• Nachweis für später: Kommt in einem Jahr eine Frage zur Reparatur, finden Sie Datum, Monteur und Befund schnell wieder.

Checkliste: Was in einen Arbeitsbericht gehört

Nicht jeder Bericht braucht jede Zeile. Ein kurzer Wartungseinsatz kommt mit Datum, Arbeit und Unterschrift aus. Ein Regieeinsatz, der nach Stunden abgerechnet wird, braucht dagegen genaue Zeiten.

Den Bericht richtig ausfüllen

Ein paar Gewohnheiten machen den Unterschied zwischen einem Bericht, der hilft, und einem, der später Fragen aufwirft:

1. Noch vor Ort ausfüllen. Was abends im Büro nachgetragen wird, ist ungenauer und vom Kunden nicht mehr bestätigt.
2. Konkret beschreiben. „Arbeiten im Bad“ sagt nichts. „Silikonfuge an der Dusche erneuert, 3 m“ sagt alles.
3. Zeiten mit Uhrzeit notieren, nicht nur als Summe. So sind Pausen und Anfahrt klar getrennt.
4. Offene Punkte ehrlich nennen. Ein Punkt, den Sie selbst aufschreiben, wirkt professionell. Einer, den der Kunde später entdeckt, wirkt wie ein Mangel.
5. Den Kunden lesen lassen, bevor er unterschreibt. Eine Unterschrift unter einem Text, den er nicht gesehen hat, hilft niemandem.

Die Unterschrift des Kunden und die Abnahme

Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde, dass der Bericht den Einsatz richtig wiedergibt. Davon zu unterscheiden ist die Abnahme: die Billigung des fertigen Werks durch den Kunden, die im BGB geregelt ist.

Was § 640 BGB dazu sagt:

• Pflicht zur Abnahme: Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen. Wegen unwesentlicher Mängel kann er die Abnahme nicht verweigern (Abs. 1).
• Abnahme durch Fristablauf: Ein Werk gilt auch als abgenommen, wenn Sie nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzen und der Kunde sie nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Ist der Kunde Verbraucher, gilt das nur, wenn Sie ihn zusammen mit der Aufforderung auf diese Folgen hingewiesen haben; der Hinweis muss in Textform erfolgen (Abs. 2).
• Bekannte Mängel: Nimmt der Kunde ein Werk ab, obwohl er einen Mangel kennt, stehen ihm bestimmte Rechte wegen dieses Mangels nur zu, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält (Abs. 3).

Für Ihren Bericht heißt das praktisch: Eine eigene Zeile für offene Punkte oder Mängel ist sinnvoll, weil sie zeigt, was beide Seiten beim Abschluss wussten. Ob ein unterschriebener Bericht im Einzelfall als Abnahme gilt, hängt vom Auftrag und vom Wortlaut ab. Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung; bei größeren Bauleistungen fragen Sie Ihre Handwerkskammer oder einen Anwalt.

Arbeitsbericht-Vorlage in Word oder als PDF

In Word legen Sie eine Tabelle mit den Zeilen aus der Checkliste an, speichern sie als Vorlage und drucken einen Block davon aus. Vor Ort füllen Sie per Hand aus, der Kunde unterschreibt mit Kugelschreiber. Danach scannen oder fotografieren Sie das Blatt für Ihre Ablage. Das funktioniert, kostet aber Zeit beim Abtippen, und unleserliche Handschrift bleibt ein Risiko.

Als ausfüllbares PDF tippen Sie die Angaben am Tablet. Für die Unterschrift brauchen Sie dann meist eine zusätzliche App, und Fotos lassen sich nicht in jedes PDF-Formular einfügen.

Schneller mit Fillfold: die Vorlage „Abnahmeprotokoll“

Mit Fillfold wird aus dem Bericht ein kurzes Formular, das auf jedem Smartphone läuft und als PDF mit Ihrem Logo endet. Die Vorlage Abnahmeprotokoll enthält diese Fragen:

• Name des Kunden und Adresse der Baustelle (Pflicht)
• Ausgeführte Arbeiten, als freier Text (Pflicht)
• Arbeitsstunden und verwendetes Material
• Ein Foto der fertigen Arbeit (PNG oder JPEG)
• Datum der Fertigstellung (Pflicht)
• „Ich bin mit der Arbeit zufrieden.“ mit Ja oder Nein (Pflicht)
• Offene Punkte: Das Feld erscheint nur, wenn der Kunde „Nein“ wählt
• Unterschrift, die der Kunde mit dem Finger auf dem Bildschirm zeichnet

Damit ist der größte Teil der Checkliste schon abgedeckt. Was Ihr Betrieb zusätzlich braucht, ergänzen Sie im Formular-Editor:

• Uhrzeit für Beginn und Ende, wenn Sie nach Uhrzeiten statt nach Stundensumme abrechnen
• Positionen für berechnetes Material, mit Menge und Einzelpreis; die Summe jeder Zeile wird berechnet
• Kurzer Text für die Auftragsnummer und den Namen des Monteurs

Für Vorher-nachher-Fotos haken Sie in der Fotofrage „Mehrere Dateien zulassen“ an und wählen Sie unter „Höchstens“ bis zu zehn Bilder. Im Tab „Dokument“ fügen Sie Ihr Logo und einen Block „Von und an“ hinzu, der Ihre Unternehmensdaten druckt.

So läuft ein Einsatz ab: Der Monteur des Heizungsbetriebs Albers öffnet den Link am Ende des Termins bei Herrn Schröder in Bielefeld, trägt die ausgeführten Arbeiten, die Stunden und das Material ein, fotografiert das Ergebnis und reicht dem Kunden das Smartphone. Herr Schröder liest, wählt „Ja“ und unterschreibt. Nach dem Absenden kann er über „PDF öffnen“ sein Exemplar speichern; der Link gilt 90 Tage. Der Betrieb findet dasselbe PDF unter den Antworten des Formulars und lädt es mit „PDF herunterladen“ für die Rechnung herunter.

Sie können den Link auch nach dem Termin per E-Mail oder Messenger schicken, wenn der Kunde nicht vor Ort war. Ein Konto braucht er dafür nicht.

Zwei ehrliche Hinweise: Fillfold rechnet Materialpositionen auf zwei Dezimalstellen genau, ersetzt aber keine Buchhaltung. Und den Text Ihres Berichts, etwa ob er als Abnahme gemeint ist, formulieren Sie selbst und verantworten ihn auch.

Weitere Vorlagen für Ihren Ablauf: Die Reparatur- oder Serviceanfrage nimmt Aufträge mit Foto entgegen, der Inspektionsbericht dokumentiert eine Prüfung vor Ort, und mit der Rechnung mit Summen rechnen Sie ab. Alles für Betriebe finden Sie unter Handwerk und Dienstleistungen, alle 97 Vorlagen auf der Vorlagenseite.

Zum Mitnehmen

• Ein Arbeitsbericht ist nur so gut wie seine Genauigkeit: konkret, vor Ort, mit Uhrzeiten.
• Offene Punkte gehören auf das Blatt, bevor der Kunde unterschreibt.
• Die Abnahme ist ein eigener Rechtsbegriff; was sie bewirkt, regelt § 640 BGB.

Öffnen Sie die Vorlage Abnahmeprotokoll, passen Sie sie an Ihren Betrieb an, und Ihr nächster Arbeitsbericht ist in wenigen Minuten unterschrieben.