Angebotsvorlage: Inhalt, Bindefrist und „freibleibend“ richtig nutzen

Wer eine Vorlage für ein Angebot sucht, braucht meist zweierlei: ein sauberes Dokument, das schnell beim Kunden ist, und die Gewissheit, dass die rechtlichen Eckpunkte stimmen. Dieser Leitfaden zeigt, was in ein Angebot gehört, wann Sie daran gebunden sind und worin sich ein Angebot von einem Kostenvoranschlag unterscheidet. Am Ende finden Sie eine Vorlage, die Summen und MwSt. selbst ausrechnet.

Was ein Angebot ist

Ein Angebot ist Ihr Vorschlag an einen Kunden, eine bestimmte Leistung zu einem bestimmten Preis zu erbringen. Das BGB nennt das einen „Antrag“. Nimmt der Kunde an, ist der Vertrag geschlossen. Danach folgt oft eine Auftragsbestätigung: ein kurzes Schreiben, in dem Sie bestätigen, was vereinbart wurde und wann Sie beginnen.

Ein Angebot ist also mehr als eine Preisliste. Es ist der Text, auf den sich beide Seiten später berufen.

Diese Angaben gehören in ein Angebot

Es gibt keine gesetzliche Liste für den Inhalt eines Angebots. Die folgenden Punkte haben sich aber bewährt, weil sie die typischen Rückfragen vorwegnehmen.

Zur MwSt.: Der allgemeine Steuersatz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent, der ermäßigte nach § 12 Abs. 2 UStG 7 Prozent für die dort genannten Leistungen. Welcher Satz für Ihren Auftrag gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Bindend, „freibleibend“ oder „unverbindlich“

§ 145 BGB ist hier der Kern: Wer einem anderen einen Vertrag anträgt, ist an den Antrag gebunden, „es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat“. Ein normales Angebot bindet Sie also. Die IHK Frankfurt am Main schreibt dazu, dass Unternehmen ein verbindliches Angebot grundsätzlich nicht einfach zurückziehen können.

Wollen Sie nicht gebunden sein, sagen Sie es deutlich. Die IHK nennt als Beispiel den Zusatz „freibleibend“ oder „unverbindlich“ im Angebot. Ein unverbindliches Angebot ist sinnvoll, wenn Preise noch schwanken, etwa bei Material mit stark wechselnden Einkaufspreisen. Der Nachteil: Ihr Kunde weiß dann, dass der Preis noch nicht feststeht.

Die Bindefrist

Die Bindefrist (das Gesetz sagt „Annahmefrist“) legt fest, wie lange der Kunde Ihr Angebot annehmen kann.

• Mit Frist: Setzen Sie eine Frist, kann der Antrag nach § 148 BGB nur innerhalb dieser Frist angenommen werden. Die IHK empfiehlt eine klare Formulierung, etwa „Dieses Angebot kann bis zum 30. Juni 2026 angenommen werden.“
• Ohne Frist: Ein Angebot an einen Abwesenden kann nach § 147 Abs. 2 BGB nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in dem Sie den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten dürfen. Wie lange das ist, hängt nach der IHK von Art und Umfang des Geschäfts und vom Kommunikationsweg ab. Das ist schwer vorherzusagen.
• Verspätete oder geänderte Annahme: Nach § 150 BGB gilt eine verspätete Annahme als neuer Antrag. Eine Annahme mit Erweiterungen, Einschränkungen oder Änderungen gilt als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Schreibt der Kunde also „ja, aber ohne Position 3“, entscheiden Sie neu.

Ein festes Datum ist für beide Seiten am einfachsten. Darum hat die Vorlage weiter unten ein eigenes Feld „Gültig bis“.

Angebot oder Kostenvoranschlag?

Im Handwerk taucht oft der Kostenvoranschlag auf. Er ist eine Schätzung, kein fester Preis. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main fasst den Unterschied so zusammen: Ein Angebot ist rechtlich bindend, der Unternehmer muss die Leistung zum genannten Preis erbringen. Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich, es sei denn, es wird ausdrücklich etwas anderes vereinbart.

Drei Punkte aus dem Gesetz und dem Merkblatt der Kammer:

1. Bezahlung: Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten. Die Kammer schreibt, dass eine Vergütung eine ausdrückliche, individuelle Vereinbarung braucht. Eine Klausel in den AGB genügt dafür nicht.
2. Überschreitung: Ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, müssen Sie das dem Kunden nach § 649 Abs. 2 BGB unverzüglich anzeigen. Haben Sie keine Gewähr für die Richtigkeit des Anschlags übernommen und kündigt der Kunde deshalb, steht Ihnen nach § 649 Abs. 1 BGB nur der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB zu.
3. Wann ist es „wesentlich“? Das Gesetz nennt keine Zahl. Die Kammer nennt als Richtwert Überschreitungen von etwa 15 bis 20 Prozent, in Ausnahmefällen bis zu 25 Prozent, und betont, dass es auf den Einzelfall ankommt.

Schreiben Sie deshalb über das Dokument, was es ist: „Angebot“ oder „Kostenvoranschlag“. Die Vorlage unten lässt sich für beides nutzen, wenn Sie Titel und Bedingungen anpassen.

Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Bei größeren Aufträgen oder Streitfällen lohnt sich der Rat Ihrer Kammer oder eines Anwalts.

Angebotsvorlage in Word oder als PDF

In Word bauen Sie eine Tabelle mit den Spalten Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Summe. Die Summen tippen Sie selbst oder rechnen sie über Feldfunktionen. Danach speichern Sie das Dokument mit „Speichern unter“ als PDF und hängen es an eine E-Mail. Das funktioniert gut, solange Sie nach jeder Änderung die Summen prüfen.

Als PDF zum Ausfüllen gibt es viele kostenlose Muster. Sie sind praktisch für ein einzelnes Angebot. Rechnen müssen Sie aber meist selbst, und Ihr Logo fehlt.

Der Grund für ein PDF beim Versand bleibt gleich: Der Kunde sieht genau das Layout, das Sie gestaltet haben, auf jedem Gerät.

Schneller mit Fillfold: die Vorlage „Angebot mit Summen“

Mit Fillfold wird Ihr Angebot zu einem Formular, aus dem ein fertiges PDF entsteht. Die Vorlage Angebot mit Summen enthält genau die Fragen, die ein Angebot braucht:

• Kunde: Name des Kunden (Pflicht), E-Mail und Adresse des Kunden
• Angebot: Angebotsnummer und „Gültig bis“ für Ihre Bindefrist
• Was enthalten ist: eine Tabelle mit Positionen, jeweils Beschreibung, Menge und Einzelpreis; die Summe jeder Zeile wird berechnet
• Summen: Zwischensumme, MwSt.-Satz (%), MwSt. und zu zahlender Betrag, alles automatisch
• Anmerkungen und Bedingungen: Platz für „freibleibend“, Zahlungsziel oder Ausführungszeitraum

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die Vorlage und klicken Sie auf „Diese Vorlage verwenden“.
2. Prüfen Sie den MwSt.-Satz. Der Hilfetext nennt bereits 19 Prozent, den Regelsatz in Deutschland. Für ermäßigt besteuerte Leistungen tragen Sie 7 ein.
3. Hinterlegen Sie einmal Ihre Unternehmensdaten: Name, Anschrift, Kontakt und USt-IdNr. Sie stehen danach im Kopf jedes Angebots.
4. Legen Sie im Tab „Dokument“ Logo und Farben fest. Im Block „Positionen und Summen“ ist unter „Unter der Tabelle angezeigte Summen“ der MwSt.-Satz bereits angehakt, sodass das PDF Zwischensumme, Satz, MwSt. und Gesamtbetrag zeigt.
5. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“. Füllen Sie das Formular nach dem Kundengespräch selbst aus, auch auf dem Smartphone.
6. Das PDF steht unter den Antworten bereit („PDF herunterladen“). Senden Sie es dem Kunden per E-Mail.

Ein Beispiel: Die Tischlerei Lindner bietet der Familie Krüger in Kassel drei Positionen an, Einbauregal, Montage und Anfahrt. Sie trägt Mengen und Einzelpreise ein, setzt den MwSt.-Satz auf 19 und „Gültig bis“ auf ein Datum 30 Tage nach dem Gespräch. Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag stehen sofort richtig im PDF.

Ein paar ehrliche Grenzen: Fillfold vergibt keine Angebotsnummern, Sie tippen sie selbst ein. Die Beträge werden berechnet und auf zwei Dezimalstellen gerundet, das ist aber keine zertifizierte Buchhaltung. Und für den Inhalt Ihres Angebots, also Preise, Bedingungen und Steuersatz, bleiben Sie verantwortlich.

Wenn der Auftrag erledigt ist, passen zwei weitere Vorlagen dazu: das Abnahmeprotokoll, auf dem der Kunde die Arbeit mit Unterschrift bestätigt, und die Rechnung mit Summen. Alle Vorlagen rund um Geld finden Sie unter Angebote und Rechnungen, alle 97 Vorlagen auf der Vorlagenseite.

Zum Mitnehmen

• Ein Angebot bindet Sie, solange Sie die Bindung nicht ausdrücklich ausschließen.
• Ein festes „Gültig bis“-Datum erspart Diskussionen über die Annahmefrist.
• Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung; zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, informieren Sie den Kunden sofort.

Starten Sie mit der Vorlage Angebot mit Summen und verschicken Sie Ihr nächstes Angebot noch heute.