PDF-Formular erstellen: mit Acrobat, LibreOffice, Word oder online

Wer ein PDF-Formular erstellen will, meint meist eines von zwei Dingen. Entweder ein ausfüllbares PDF: eine Datei mit Feldern, die jemand am Computer ausfüllt und zurückschickt. Oder ein fertiges PDF als Ergebnis: Der Kunde beantwortet Fragen, und am Ende liegt ein sauberes Dokument vor. Beide Wege sind sinnvoll. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie mit Acrobat, kostenlos mit LibreOffice und mit Word vorgehen, und wann ein Online-Formular der kürzere Weg ist.

Zwei Wege zum PDF-Formular

Ein ausfüllbares PDF eignet sich, wenn ein bestimmtes Dokument genau so aussehen muss wie vorgegeben und der Empfänger am Computer arbeitet. Ein Online-Formular eignet sich, wenn viele Menschen antworten, viele davon unterwegs, und Sie die Antworten ordentlich sammeln wollen.

PDF-Formular erstellen mit Adobe Acrobat

Adobe beschreibt den Ablauf in Acrobat so:

1. Öffnen Sie in Acrobat den Bereich „Werkzeuge“ und wählen Sie „Formular vorbereiten“.
2. Wählen Sie eine Datei aus oder scannen Sie ein Papierformular. Acrobat analysiert das Dokument und setzt Formularfelder automatisch.
3. Ergänzen Sie fehlende Felder über die Werkzeugleiste oben und passen Sie das Layout im rechten Bereich an.
4. Speichern Sie das ausfüllbare PDF. Sie können es teilen oder über „Verteilen“ Antworten einsammeln.

Die automatische Erkennung spart viel Zeit, wenn Sie schon ein Formular als Word-Datei oder Scan haben. Prüfen Sie trotzdem jedes Feld: Eine erkannte Linie ist nicht immer das Feld, das Sie meinen. Berechnungen und Prüfregeln sind laut Adobe ebenfalls möglich, dafür wird JavaScript eingesetzt. Welche Acrobat-Version Sie für Ihren Bedarf brauchen, sehen Sie auf den Seiten von Adobe.

Ausfüllbares PDF kostenlos mit LibreOffice

LibreOffice ist ein kostenloses Office-Paket. Das Berliner Schulportal beschreibt in einer Anleitung, wie Sie damit in Writer ein ausfüllbares PDF erstellen:

1. Blenden Sie über „Ansicht“ und „Symbolleisten“ die Leiste „Formular-Steuerelemente“ ein.
2. Wählen Sie ein Steuerelement, etwa ein Textfeld, ein Auswahlfeld oder ein Markierfeld, und ziehen Sie es im Dokument auf.
3. Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Eigenschaften und stellen Sie Größe, Schrift und Ausrichtung ein.
4. Exportieren Sie das Dokument über „Direktes Exportieren als PDF“ und speichern Sie es.

Die Anleitung gibt einen praktischen Hinweis: Sie empfiehlt, die voreingestellte Schrift „Liberation Sans“ zu ändern, weil Eingaben in ihrer Umgebung im Acrobat Reader sonst als Punkte erscheinen konnten. Allgemein gilt: Öffnen Sie das fertige PDF in dem Programm, das Ihre Empfänger nutzen, und füllen Sie es einmal selbst aus.

Formular in Word: gut zum Ausfüllen in Word oder zum Drucken

Microsoft beschreibt Formulare in Word mit Inhaltssteuerelementen: Platzhaltern, in die jemand etwas eintragen oder auswählen kann. Sie finden sie auf der Registerkarte „Entwicklertools“ im Bereich „Steuerelemente“, zum Beispiel:

• Nur-Text-Inhaltssteuerelement und Rich-Text-Inhaltssteuerelement für Text
• Dropdownliste und Kombinationsfeld für Auswahllisten
• Datumsauswahl für ein Datum
• Kontrollkästchen zum Ankreuzen

Danach schützen Sie das Formular unter Windows über „Bearbeiten einschränken“ und „Ja, Schutz jetzt anwenden“, damit nur die Felder geändert werden können. Laut Microsoft lassen sich solche Formulare auch drucken; die Rahmen um die Steuerelemente werden dabei nicht mitgedruckt.

Wichtig für die Suche nach einem PDF: Die Anleitung von Microsoft beschreibt Formulare, die in Word ausgefüllt oder ausgedruckt werden. Ein Export als ausfüllbares PDF ist dort nicht beschrieben. Wenn Sie ein Word-Formular als PDF speichern, prüfen Sie deshalb, ob die Felder danach noch ausfüllbar sind. Für ein echtes PDF-Formular ist der Weg über Acrobat oder LibreOffice der verlässlichere.

Was bei ausfüllbaren PDFs oft hakt

Ein ausfüllbares PDF ist schnell gebaut. Die Schwierigkeiten zeigen sich meist erst beim Empfänger:

• Das Smartphone: Nicht jede PDF-App zeigt Formularfelder gleich gut an. Kleine Felder auf einer A4-Seite sind mit dem Finger mühsam.
• Der Rücklauf: Der Kunde muss die Datei speichern, nicht nur ansehen, und dann per E-Mail zurückschicken. Ein Teil der Dateien kommt leer oder gar nicht zurück.
• Fotos und Unterschrift: Ein Foto der Baustelle oder eine gezeichnete Unterschrift sind in vielen PDF-Apps umständlich.
• Das Sammeln: Zehn ausgefüllte PDFs sind zehn Dateien. Wer die Angaben in einer Tabelle braucht, tippt sie ab.

Wenn diese Punkte für Sie wichtiger sind als ein bestimmtes, vorgegebenes Layout, lohnt sich der zweite Weg.

Online-Formular erstellen, das ein PDF erzeugt

Bei diesem Ansatz erstellen Sie kein PDF mit Feldern, sondern ein Formular im Browser. Ihr Kunde antwortet über einen Link, und aus den Antworten entsteht ein PDF in Ihrem Layout. So funktioniert Fillfold.

1. Start wählen: Nehmen Sie eine der 97 Vorlagen und klicken Sie auf „Diese Vorlage verwenden“, oder beschreiben Sie Ihr Formular und klicken Sie auf „Mit KI entwerfen“. Lesen Sie einen KI-Entwurf danach Frage für Frage durch.
2. Fragen festlegen: Neben „Kurzer Text“ und „Langer Text“ gibt es unter anderem „Datum“, „Dropdown-Liste“, „Kontrollkästchen“, „Ja / Nein“, „Bild-Upload“ und „Unterschrift“. Alle Typen beschreibt der Hilfeartikel Fragetypen. Über „Bedingung hinzufügen“ erscheint eine Frage nur, wenn eine frühere Antwort passt.
3. Rechnen lassen: Mit „Positionen“ trägt der Kunde Zeilen mit Menge und Einzelpreis ein, die Zeilensumme wird berechnet. Eine „Berechnung“ ergibt daraus Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag.
4. Dokument gestalten: Im Tab „Dokument“ legen Sie Logo, Farben und Aufbau des PDFs fest, einmal für alle Antworten.
5. Veröffentlichen und teilen: Nach „Veröffentlichen“ kopieren Sie mit „Link kopieren“ den Link und schicken ihn per E-Mail oder Messenger. Mit dem „Einbettungscode“ setzen Sie das Formular auf Ihre Website.
6. PDF erhalten: Nach dem Absenden kann der Kunde sein PDF öffnen und speichern; der Link dazu gilt 90 Tage. Sie laden jedes PDF unter den Antworten mit „PDF herunterladen“ herunter oder alle Antworten mit „Alles als CSV herunterladen“ als Tabelle.

Bei Fotos hilft eine Einstellung: Haken Sie in einer Bildfrage „Mehrere Dateien zulassen“ an und wählen Sie unter „Höchstens“ bis zu zehn Bilder. Wie das PDF aussieht, erklärt der Hilfeartikel PDF gestalten.

Ein Beispiel: Der Gartenbaubetrieb Wendt aus Göttingen hat bisher ein ausfüllbares PDF für Pflegeaufträge verschickt. Viele Kunden haben es auf dem Handy geöffnet und nur ein Foto davon zurückgeschickt. Jetzt geht ein Link hinaus. Die Kunden kreuzen die gewünschten Arbeiten an, laden zwei Fotos vom Garten hoch und unterschreiben mit dem Finger. Im Betrieb kommt jeder Auftrag als PDF mit Logo an.

Ehrlich gesagt: Fillfold ersetzt kein vorgegebenes Formular einer Behörde, das genau in seiner Originalform eingereicht werden muss. Dafür bleibt das ausfüllbare PDF der richtige Weg.

Checkliste vor dem Versand

• Steht oben, wozu das Formular dient und was danach passiert?
• Sind nur die Angaben Pflicht, die Sie wirklich brauchen?
• Haben Sie das Formular einmal selbst ausgefüllt, auch auf dem Smartphone?
• Ist die Schrift in jedem Programm lesbar, in dem es geöffnet wird?
• Stimmen Summen und MwSt.-Satz, falls gerechnet wird?
• Wissen Sie, wo die ausgefüllten Formulare landen und wer sie sieht?

Passende Vorlagen und Leitfäden

Für Geld-Dokumente nehmen Sie das Angebot mit Summen; was in ein Angebot gehört, erklärt der Leitfaden Angebotsvorlage. Für Einsätze vor Ort passt das Abnahmeprotokoll, mehr dazu im Leitfaden Arbeitsbericht-Vorlage. Prüfungen halten Sie mit dem Inspektionsbericht fest. Wie Sie ein Formular von Grund auf planen, lesen Sie unter Online-Formular erstellen.

Zum Mitnehmen

• Ein ausfüllbares PDF erstellen Sie mit Acrobat oder kostenlos mit LibreOffice.
• Word-Formulare sind für das Ausfüllen in Word und für den Druck gedacht.
• Antworten Ihre Kunden meist am Smartphone, ist ein Online-Formular mit PDF als Ergebnis oft der einfachere Weg.

Probieren Sie es mit einer der Vorlagen aus: In wenigen Minuten haben Sie einen Link und das erste PDF.