Berechnungen, Positionen, MwSt. und Summen

Angebote, Rechnungen und Spesenabrechnungen brauchen Beträge, die jedes Mal stimmen. Fillfold hat dafür zwei Werkzeuge. Positionen ist eine Tabelle, die Ihr Kunde Zeile für Zeile ausfüllt. Berechnung ist eine Frage, in die niemand etwas eintippt. Angezeigt wird ein Ergebnis, das aus früheren Antworten berechnet wird. Am schnellsten starten Sie mit der Vorlage Angebot mit Summen, die beides schon enthält.

Die Positionen anlegen

1. Klicken Sie auf Frage hinzufügen und wählen Sie Positionen.
2. Die Frage beginnt mit vier Spalten: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Summe. Die Spalte Summe steht bereits auf Diese Spalte automatisch berechnen, mit der Formel für jede Zeile quantity * unit_price, und Diese Spalte unter der Tabelle aufsummieren ist aktiviert.
3. Wählen Sie die Währung (EUR, GBP, CHF oder USD) und mit Mindestens und Höchstens, wie viele Zeilen Ihr Kunde hinzufügen darf (bis zu 100).
4. Ändern Sie eine Spalte über ihren Titel und ihren Typ: Text, Zahl oder Geldbetrag. Mit Spalte hinzufügen kommen weitere hinzu (bis zu 6).

Jede Spalte hat einen Schlüssel (in Formeln verwendet), etwa quantity. Eine Spaltenformel kann nur die Zahlenspalten verwenden, die in derselben Zeile davor stehen.

Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag hinzufügen

Jeder Schritt ist eine Frage vom Typ Berechnung unterhalb der Positionen. Angenommen, die Frage „Positionen“ hat den Schlüssel lines.

1. Fügen Sie eine Berechnung „Zwischensumme“ (Schlüssel zwischensumme) mit der Formel sum(lines.line_total) hinzu.
2. Fügen Sie eine Frage Zahl „MwSt.-Satz (%)“ (Schlüssel mwst_satz) hinzu, damit sich der Satz ändern lässt, oder schreiben Sie den Satz direkt in die nächste Formel.
3. Fügen Sie eine Berechnung „MwSt.“ (Schlüssel mwst_betrag) mit round(zwischensumme * mwst_satz / 100, 2) hinzu.
4. Fügen Sie eine Berechnung „Gesamtbetrag“ mit zwischensumme + mwst_betrag hinzu.
5. Stellen Sie bei jeder Berechnung Ergebnis ist auf Ein Geldbetrag und wählen Sie die Währung.

Unter dem Formelfeld bestätigt „Diese Formel ist gültig.“, dass die Formel fehlerfrei gelesen wird. Andernfalls sagt eine kurze Meldung, was zu korrigieren ist.

Formeln schreiben

• Verwenden Sie + - * / und Klammern. Verfügbare Funktionen sind round, abs, floor, ceil, min, max, sum, avg, count, today und add_months.
• sum(lines.line_total) addiert eine Spalte, count(lines) liefert die Anzahl der Zeilen.
• Die Schaltflächen bei Namen: fügen einen Schlüssel für Sie ein, und die Schnellhilfe schreibt eine einfache Formel aus zwei Werten und einer Rechenart, zum Beispiel die Zwischensumme mal eine feste Zahl… wie 0.19.
• In Formeln schreiben Sie Dezimalzahlen mit Punkt (0.19), nicht mit Komma, denn das Komma trennt die Angaben einer Funktion, wie in round(x, 2).
• Datumsangaben zählen in Tagen: ende - beginn ergibt eine Anzahl von Tagen, add_months(beginn, 2) ein Datum. Wählen Sie dann bei Ergebnis ist die Option Ein Datum.

Gut zu wissen

• Eine Formel kann nur Fragen verwenden, die weiter oben stehen. Leere Antworten zählen als 0.
• Ihr Kunde sieht jedes Ergebnis, kann es aber nicht ändern, und der Server berechnet es beim Absenden erneut.
• Damit Positionen und Summen im PDF erscheinen, verwenden Sie den Block Positionen und Summen des Dokuments: siehe PDF gestalten.
• Fillfold rechnet, was Sie eingerichtet haben, ist aber keine zertifizierte Buchhaltungssoftware. Prüfen Sie Ihre Sätze, Ihre Formulierungen und die Regeln, die für Ihre Rechnungen gelten.
• Ihre USt-IdNr. und Ihre Zahlungsangaben kommen aus Ihren Unternehmensdaten.

Summen können auch Bedingungen steuern, zum Beispiel einen Hinweis, der erst ab einem bestimmten Betrag erscheint.