Prüfbericht-Vorlage: Aufbau, Bewertung und Fotos

Ein Prüfbericht ist das Dokument, das nach einer Begehung bleibt. Er sagt, was Sie gesehen haben, wie Sie es bewerten und was als Nächstes passieren sollte. Ob Hausverwaltung, Sachverständigenbüro oder Handwerksbetrieb: Ein Bericht, der in jedem Einsatz gleich aufgebaut ist, spart Zeit beim Schreiben und Diskussionen beim Lesen. Hier finden Sie den Aufbau, eine Checkliste, Tipps für Feststellungen und Fotos und eine Prüfbericht-Vorlage, die direkt vor Ort ein PDF erzeugt.

Wofür ein Prüfbericht da ist

Ein Prüfbericht dient drei Zwecken:

• Zustand festhalten: Wie sah ein Gebäude, eine Wohnung oder eine Anlage am Prüftag aus?
• Handlungsbedarf zeigen: Was ist in Ordnung, was sollte beobachtet werden, was muss sofort behoben werden?
• Nachweis führen: Wer hat wann geprüft, und was wurde dem Auftraggeber mitgeteilt?

Welche Prüfungen in Ihrem Bereich vorgeschrieben sind, in welchem Abstand und mit welchem Inhalt, regeln die Vorschriften und Normen Ihres Fachgebiets. Dieser Leitfaden behandelt das nicht. Er zeigt, wie Sie einen Bericht klar aufbauen, ganz gleich, wofür.

Checkliste: Was in einen Prüfbericht gehört

Ebenso wichtig ist, was nicht geprüft wurde. Ein Satz wie „Dachboden nicht zugänglich, nicht geprüft“ verhindert später das Missverständnis, alles sei in Ordnung gewesen.

Eine einheitliche Bewertung

Ein Prüfbericht wird schneller gelesen als geschrieben. Darum hilft eine feste Skala, die in jedem Bericht gleich ist. Die Vorlage nutzt drei Stufen:

• In Ordnung: kein Handlungsbedarf.
• Braucht Aufmerksamkeit: kein akutes Risiko, aber beobachten oder bei Gelegenheit beheben.
• Kritisch: schnell handeln, im Zweifel sofort.

Drei Stufen sind genug für die meisten Begehungen. Mehr Stufen wirken genauer, führen aber oft zu Diskussionen über den Unterschied zwischen „gering“ und „mäßig“. Wenn Sie eine eigene Skala brauchen, ändern Sie die Antwortoptionen einfach.

Feststellungen, die auch in einem Jahr verständlich sind

Die Bewertung zeigt, wo es hakt. Die Feststellung erklärt, was genau los ist. Ein paar Gewohnheiten helfen:

1. Ort, Befund, Ausmaß. „Feuchtefleck, Bad, Decke über der Dusche, ca. 30 × 20 cm“ statt „Feuchtigkeit im Bad“.
2. Beobachtung und Vermutung trennen. Was Sie sehen, ist ein Befund. Was Sie als Ursache vermuten, kennzeichnen Sie als Vermutung.
3. Empfehlung mit Frist. „Beobachten, nächste Begehung prüfen“ oder „Fachfirma beauftragen, binnen 2 Wochen“.
4. Fotos mit Bezug. Ein Übersichtsbild zeigt, wo; eine Nahaufnahme zeigt, was. Nennen Sie im Text, welches Foto zu welchem Befund gehört.
5. Noch vor Ort schreiben. Was abends aus dem Gedächtnis entsteht, ist ungenauer.

Sonderfall Wohnungsübergabe

Bei der Rückgabe einer Mietwohnung wird der Prüfbericht zum Übergabeprotokoll. Hier lohnt sich besondere Sorgfalt, aus zwei Gründen, die im BGB stehen:

• Normale Abnutzung: Nach § 538 BGB hat der Mieter Veränderungen oder Verschlechterungen, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, nicht zu vertreten. Deshalb ist es sinnvoll, im Protokoll zwischen normaler Abnutzung und Schaden zu unterscheiden.
• Kurze Frist: Nach § 548 Abs. 1 BGB verjähren Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache in sechs Monaten. Die Verjährung beginnt, wenn der Vermieter die Mietsache zurückerhält.

Ein Protokoll, das am Übergabetag Raum für Raum festhält, wie die Wohnung aussah, ist deshalb für beide Seiten wertvoll. Dafür gibt es eine eigene Vorlage: die Checkliste Wohnungsabnahme beim Auszug. Sie fragt nach Name des Mieters, Adresse der Immobilie und Datum der Abnahme, nach dem Zustand von Wohnzimmer, Küche, Badezimmer und Schlafzimmern (jeweils „Gut“, „Normale Abnutzung“ oder „Beschädigt“), nach Einzelheiten zu Schäden, zwei Fotos, dem abschließenden Zählerstand und der Unterschrift des Mieters.

Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Bei einem Streit um die Kaution hilft Ihnen ein Mieter- oder Eigentümerverein oder eine Anwältin.

Prüfbericht-Vorlage in Word oder auf Papier

In Word legen Sie eine Tabelle mit den Zeilen der Checkliste an und speichern sie als Vorlage. Vor Ort füllen Sie auf Papier aus, fotografieren mit dem Handy und setzen die Bilder später im Büro ein. Das funktioniert, kostet aber doppelte Arbeit: einmal schreiben, einmal abtippen.

Als ausfüllbares PDF sparen Sie das Abtippen, aber Fotos und Unterschrift lassen sich nicht in jedem PDF-Programm bequem einfügen. Wie Sie ein solches PDF bauen, steht im Leitfaden PDF-Formular erstellen.

Schneller mit Fillfold: die Vorlage „Inspektionsbericht“

Mit Fillfold füllen Sie den Bericht direkt auf dem Smartphone oder Tablet aus, und am Ende steht ein PDF mit Ihrem Logo. Die Vorlage Inspektionsbericht enthält:

• Prüfer, Objekt oder Adresse und Datum (alle Pflicht)
• Vier Bereiche mit je drei Stufen „In Ordnung“, „Braucht Aufmerksamkeit“ oder „Kritisch“: Bausubstanz, Elektrik, Sanitär sowie Brandschutz und Sicherheit
• Feststellungen und Empfehlungen als freier Text (Pflicht)
• Foto 1 und Foto 2 (PNG oder JPEG)
• Unterschrift, mit dem Finger auf dem Bildschirm gezeichnet oder als Name getippt

Was Sie für Ihr Fachgebiet anpassen:

1. Klicken Sie auf „Diese Vorlage verwenden“.
2. Benennen Sie die Bereiche nach Ihrer Prüfung um oder ergänzen Sie neue, etwa „Dach“, „Heizung“ oder „Außenanlagen“.
3. Fügen Sie unter einem Bereich eine Frage „Langer Text“ ein und setzen Sie dort mit „Bedingung hinzufügen“ fest, dass sie nur erscheint, wenn der Bereich „Kritisch“ ist. So beschreiben Sie dringende Befunde gezielt. Wie Bedingungen funktionieren, erklärt der Hilfeartikel Bedingungen.
4. Haken Sie bei einer Fotofrage „Mehrere Dateien zulassen“ an. Unter „Höchstens“ erlauben Sie bis zu zehn Bilder.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Frage für den Anlass und eine für „Nicht geprüft“.
6. Legen Sie im Tab „Dokument“ Logo und Aufbau des PDFs fest und klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Ein Beispiel: Die Hausverwaltung Petersen in Kiel lässt ihre Hausmeisterin zweimal im Jahr jedes Objekt begehen. Sie öffnet das Formular im Treppenhaus, setzt „Elektrik“ auf „Braucht Aufmerksamkeit“, notiert „Leuchte im 2. OG flackert“, fotografiert sie und unterschreibt. Im Büro liegt der Bericht als PDF unter den Antworten bereit („PDF herunterladen“). Mit „Alles als CSV herunterladen“ sieht die Verwaltung alle Begehungen eines Jahres in einer Tabelle.

Für den Inhalt des Berichts, die Bewertung und die Empfehlungen bleiben Sie verantwortlich. Fillfold sorgt dafür, dass er vollständig, lesbar und schnell beim Auftraggeber ist.

Folgt auf die Prüfung eine Reparatur, passen das Abnahmeprotokoll und der Leitfaden Arbeitsbericht-Vorlage. Meldungen von Mietern nehmen Sie mit der Reparatur- oder Serviceanfrage entgegen. Weitere Vorlagen finden Sie unter Haus und Handwerk und Wohnen und Immobilien.

Zum Mitnehmen

• Gleicher Aufbau, gleiche Skala: So wird jeder Prüfbericht schnell lesbar.
• Feststellungen mit Ort, Befund, Ausmaß und Foto bleiben auch nach einem Jahr verständlich.
• Bei der Wohnungsübergabe zählt der Zustand am Rückgabetag, denn Ersatzansprüche des Vermieters verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten.

Öffnen Sie die Vorlage Inspektionsbericht und passen Sie sie an Ihre nächste Begehung an.