Projectbriefingformulier: doelen, omvang, planning en budget
Projecten drijven af als de briefing in iemands hoofd zit. Dit formulier leidt een klant langs de vragen die ertoe doen: wat het doel is, voor wie het werk is, wat er moet worden opgeleverd, welke voorbeelden diegene mooi vindt, wanneer het moet beginnen en eindigen en welk budgetbereik hij of zij in gedachten heeft.
Voor wie is het
- Bureaus en zzp'ers die projecten starten voor externe klanten
- Interne teams die verzoeken van andere afdelingen ontvangen
- Iedereen die tijd heeft verloren doordat een project met onduidelijke instructies begon
Wanneer gebruik je het
Stuur het na het eerste gesprek en vóór je offerteert of plant. De klant kan rustig de tijd nemen voor de langere vragen, links naar voorbeelden toevoegen en een document bijvoegen, zoals een bestaande huisstijlgids. Een goede briefing maakt van het startgesprek een bespreking van details in plaats van basisvragen.
Wat het formulier vraagt
Wie ben je?
- Naam van bedrijf of project · verplichtKorte tekst
- Volledige naam · verplichtKorte tekst
- E-mailadres · verplichtE-mailadres
- TelefoonnummerTelefoon
Het project
- Wat is het doel van dit project? · verplichtLange tekst
- Voor wie is het?Lange tekst
- Wat moet er worden opgeleverd? · verplichtLange tekst
- Voorbeelden die je mooi vindt (links of beschrijvingen)Lange tekst
- Gewenste startdatumDatum
- DeadlineDatum
- BudgetbereikKeuzelijst
- Voeg een document toe (pdf, png of jpeg)Bestand uploaden
Elke vraag kun je aanpassen, verwijderen of verplaatsen voordat je publiceert.
De pdf die je respondenten ontvangen
De pdf leest als een korte briefing: bedrijfs- of projectnaam, contactgegevens, doelen, doelgroep, op te leveren onderdelen, referenties, data en budgetbereik. Iedereen in het project kan van dezelfde pagina werken en het is een bruikbaar referentiepunt als de omvang later ter discussie staat.
Veelgestelde vragen
- Kan de klant bestanden bijvoegen?
- Ja. Er is een upload voor een document in pdf-, png- of jpeg-formaat, voor zaken als een huisstijlgids of een schets.
- Is het budget een vast bedrag?
- Nee, het is een bereik dat uit een lijst wordt gekozen: van minder dan 1.000 EUR tot meer dan 15.000 EUR, of nog niet zeker. Je kunt de bereiken en de valuta aanpassen aan je markt.
- Wat is het verschil met een offerteaanvraag?
- Een offerteaanvraag opent het gesprek met een korte beschrijving. Een briefing is het diepere document dat je verzamelt zodra het project waarschijnlijk doorgaat.
Begin met dit sjabloon
Maak een account, pas de vragen en het document aan op je bedrijf en deel de link. Je respondenten krijgen hun pdf zodra ze klaar zijn.