Cuánto tiempo se conservan las respuestas y cómo eliminarlas

Las respuestas de tus clientes suelen contener datos personales: nombres, direcciones, fotos, firmas. Guardarlas solo el tiempo que las necesitas es una buena práctica y, en la Unión Europea, uno de los principios del RGPD: el artículo 5.1.e recoge la «limitación del plazo de conservación», según la cual los datos que permiten identificar a una persona no se mantienen más tiempo del necesario para sus fines. Fillfold te permite eliminarlas automáticamente o a mano.

Elegir cuánto tiempo conserva un formulario sus respuestas

Por defecto, un formulario conserva sus respuestas hasta que las eliminas tú. Para fijar un plazo:

1. Abre el formulario en el editor y haz clic en la pestaña Ajustes.
2. Busca Eliminar respuestas automáticamente.
3. Elige un plazo: Después de 30 días, Después de 90 días, Después de 6 meses, Después de 1 año o Después de 2 años. Nunca (las elimino yo) vuelve a la opción por defecto.

El plazo se cuenta desde el día en que se recibió cada respuesta. También se aplica a las respuestas que ya tienes: las que superan el plazo se eliminan en la próxima limpieza diaria, en unas 24 horas. Las respuestas, sus PDF y los archivos adjuntos se eliminan entonces para siempre. No hace falta volver a publicar para que este ajuste se aplique.

Eliminar una respuesta

1. Abre la página Respuestas del formulario y haz clic en la respuesta.
2. Haz clic en Eliminar.
3. Confirma la pregunta «¿Eliminar definitivamente esta respuesta y su PDF?».

Los archivos que adjuntó el cliente se borran con ella. Consulta respuestas: PDF y CSV.

Eliminar un formulario entero

Fillfold nunca elimina un formulario con un solo clic: primero lo archivas.

1. En la página Formularios, haz clic en el icono de archivar (Archivar) en la línea del formulario.
2. Abre la lista Archivados en esa misma página.
3. Haz clic en el icono de la papelera (Eliminar definitivamente) y confirma. Se eliminan el formulario y todas sus respuestas, junto con los archivos que adjuntaron tus clientes y los PDF. Restaurar, en cambio, recupera un formulario archivado.

Eliminar tu cuenta

1. En el menú, haz clic en Seguridad.
2. En Eliminar mi cuenta, haz clic en Quiero eliminar mi cuenta.
3. Introduce Tu contraseña y escribe DELETE en el campo Escribe DELETE para confirmar.
4. Haz clic en Eliminar todo definitivamente.

Así se eliminan tu cuenta, todos tus formularios, cada respuesta, cada archivo subido y cada PDF generado, y los datos de tu empresa. Nadie puede recuperarlos, tampoco el equipo de Fillfold. Si tienes activada la verificación en dos pasos, debes haber iniciado sesión con tu código (consulta crear tu cuenta y activar la verificación en dos pasos).

Para tener en cuenta

• Antes de eliminar nada, descarga lo que quieras conservar: el archivo CSV y los PDF.
• Cuando se elimina una respuesta, deja de funcionar el enlace al PDF que recibió tu cliente. Consulta lo que ve tu cliente.
• Tú eres responsable del plazo que eliges y de lo que recoges. Cómo trata Fillfold los datos se explica en la política de privacidad.