Hoe lang antwoorden bewaard blijven en hoe je ze verwijdert

De antwoorden van je klanten bevatten vaak persoonsgegevens: namen, adressen, foto's, handtekeningen. Ze alleen bewaren zolang je ze nodig hebt, is verstandig. In de Europese Unie is het ook een van de beginselen van de AVG (de Algemene verordening gegevensbescherming, artikel 5): persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is. In Fillfold verwijder je ze automatisch of met de hand.

Kiezen hoe lang een formulier zijn antwoorden bewaart

Standaard bewaart een formulier zijn antwoorden tot je ze zelf verwijdert. Zo stel je een termijn in:

1. Open het formulier in de editor en klik op het tabblad Instellingen.
2. Zoek Antwoorden automatisch verwijderen.
3. Kies een termijn: Na 30 dagen, Na 90 dagen, Na 6 maanden, Na 1 jaar of Na 2 jaar. Met Nooit (ik verwijder ze zelf) zet je de standaard terug.

De termijn telt vanaf de dag waarop elk antwoord binnenkwam. Hij geldt ook voor antwoorden die je al hebt: wat ouder is dan de termijn, wordt verwijderd bij de volgende dagelijkse opschoning, binnen ongeveer 24 uur. Antwoorden, hun pdf's en bijgevoegde bestanden zijn dan voorgoed weg. Je hoeft niet opnieuw te publiceren om deze instelling te laten gelden.

Moet je bepaalde stukken juist lang bewaren, bijvoorbeeld voor je administratie, download ze dan voordat de termijn afloopt. In de gids werkbon lees je wat de Belastingdienst over bewaren zegt.

Eén antwoord verwijderen

1. Open de pagina Antwoorden van het formulier en klik op het antwoord.
2. Klik op Verwijderen.
3. Bevestig de vraag "Dit antwoord en de pdf ervan definitief verwijderen?".

De bestanden die de klant heeft bijgevoegd, worden mee verwijderd. Zie antwoorden: pdf en CSV.

Een heel formulier verwijderen

Fillfold verwijdert een formulier nooit met één klik: je archiveert het eerst.

1. Klik op de pagina Formulieren in de rij van het formulier op het archiefpictogram (Archiveren).
2. Open op dezelfde pagina de lijst Gearchiveerd.
3. Klik op het prullenbakpictogram (Definitief verwijderen) en bevestig. Het formulier en al zijn antwoorden worden verwijderd, samen met de bestanden die je klanten hebben bijgevoegd en de pdf's. Met Terugzetten haal je een gearchiveerd formulier juist terug.

Je account verwijderen

1. Klik in het menu op Beveiliging.
2. Klik onder Mijn account verwijderen op Ik wil mijn account verwijderen.
3. Vul Je wachtwoord in en typ DELETE in het vak Typ DELETE om te bevestigen.
4. Klik op Alles definitief verwijderen.

Daarmee verdwijnen je account, al je formulieren, elk antwoord, elk geüpload bestand en elke gemaakte pdf, en je bedrijfsgegevens. Niemand kan ze terughalen, ook het team van Fillfold niet. Staat verificatie in twee stappen aan, dan moet je met je code zijn ingelogd (zie je account aanmaken en verificatie in twee stappen aanzetten).

Goed om te weten

• Download wat je wilt bewaren voordat je iets verwijdert: het CSV-bestand en de pdf's.
• Wordt een antwoord verwijderd, dan werkt de pdf-link die je klant kreeg niet meer. Zie wat je klant ziet.
• Jij bent verantwoordelijk voor de termijn die je kiest en voor wat je verzamelt. Hoe Fillfold zelf met gegevens omgaat, staat in het privacybeleid.