Durante quanto tempo as respostas são guardadas e como eliminá-las

As respostas dos seus clientes contêm muitas vezes dados pessoais: nomes, moradas, fotografias, assinaturas. Guardá-las só enquanto precisa delas é uma boa prática e, na União Europeia, corresponde a um princípio do RGPD, a «limitação da conservação» do artigo 5.º, n.º 1, alínea e): os dados pessoais só devem ser conservados, de forma que permita identificar as pessoas, durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados. O Fillfold permite eliminá-las automaticamente ou à mão.

Escolher durante quanto tempo um formulário guarda as respostas

Por predefinição, um formulário guarda as respostas até as eliminar. Para definir um prazo:

1. Abra o formulário no editor e clique no separador Definições.
2. Procure Eliminar respostas automaticamente.
3. Escolha um prazo: Após 30 dias, Após 90 dias, Após 6 meses, Após 1 ano ou Após 2 anos. Nunca (elimino-as eu) repõe a predefinição.

O prazo conta a partir do dia em que cada resposta foi recebida. Aplica-se também às respostas que já tem: as mais antigas do que o prazo são eliminadas na limpeza diária seguinte, dentro de cerca de 24 horas. As respostas, os respetivos PDF e os ficheiros anexados são então eliminados definitivamente. Não precisa de voltar a publicar para que esta definição se aplique.

Eliminar uma resposta

1. Abra a página Respostas do formulário e clique na resposta.
2. Clique em Eliminar.
3. Confirme a pergunta «Eliminar definitivamente esta resposta e o respetivo PDF?».

Os ficheiros anexados pelo cliente são removidos com ela. Veja respostas: PDF e CSV.

Eliminar um formulário inteiro

O Fillfold nunca elimina um formulário com um só clique: primeiro é preciso arquivá-lo.

1. Na página Formulários, clique no ícone de arquivo (Arquivar) na linha do formulário.
2. Abra a lista Arquivados, na mesma página.
3. Clique no ícone do caixote do lixo (Eliminar definitivamente) e confirme. O formulário e todas as respostas são eliminados, com os ficheiros anexados pelos clientes e os PDF. Restaurar recupera um formulário arquivado.

Eliminar a sua conta

1. No menu, clique em Segurança.
2. Em Eliminar a minha conta, clique em Quero eliminar a minha conta.
3. Introduza A sua palavra-passe e escreva DELETE na caixa Escreva DELETE para confirmar.
4. Clique em Eliminar tudo definitivamente.

Isto remove a sua conta, todos os formulários, cada resposta, ficheiro enviado e PDF gerado, e os dados da empresa. Ninguém os consegue recuperar, nem a equipa do Fillfold. Se a verificação em dois passos estiver ativa, tem de ter iniciado sessão com o código (veja criar a sua conta e ativar a verificação em dois passos).

Convém saber

• Antes de qualquer eliminação, descarregue o que quer guardar: o ficheiro CSV e os PDF.
• Quando uma resposta é eliminada, o link do PDF que o cliente recebeu deixa de funcionar. Veja o que o seu cliente vê.
• Continua responsável pelo prazo que escolhe e pelo que recolhe. A forma como o próprio Fillfold trata os dados está descrita na política de privacidade.