Wie lange Antworten aufbewahrt werden und wie Sie sie löschen

Die Antworten Ihrer Kunden enthalten oft personenbezogene Daten: Namen, Anschriften, Fotos, Unterschriften. Diese Daten nur so lange aufzubewahren, wie Sie sie brauchen, ist gute Praxis und in der Europäischen Union einer der Grundsätze der DSGVO (Artikel 5: „Speicherbegrenzung“). Fillfold löscht sie für Sie automatisch oder auf Knopfdruck.

Festlegen, wie lange ein Formular seine Antworten behält

Standardmäßig behält ein Formular seine Antworten, bis Sie sie selbst löschen. So legen Sie eine Frist fest:

1. Öffnen Sie das Formular im Editor und klicken Sie auf den Tab Einstellungen.
2. Suchen Sie Antworten automatisch löschen.
3. Wählen Sie eine Frist: Nach 30 Tagen, Nach 90 Tagen, Nach 6 Monaten, Nach 1 Jahr oder Nach 2 Jahren. Nie (ich lösche sie selbst) stellt den Standard wieder her.

Die Frist zählt ab dem Eingangstag jeder Antwort. Sie gilt auch für Antworten, die Sie schon haben: Ältere werden bei der nächsten täglichen Bereinigung gelöscht, innerhalb von etwa 24 Stunden. Antworten, ihre PDFs und angehängte Dateien sind dann endgültig weg. Für diese Einstellung müssen Sie nicht erneut veröffentlichen.

Eine einzelne Antwort löschen

1. Öffnen Sie die Seite Antworten des Formulars und klicken Sie auf die Antwort.
2. Klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie die Frage „Diese Antwort und ihr PDF endgültig löschen?“.

Die Dateien, die der Kunde angehängt hat, werden mit entfernt. Siehe Antworten: PDF und CSV.

Ein ganzes Formular löschen

Fillfold löscht ein Formular nie mit einem Klick: Sie archivieren es zuerst.

1. Klicken Sie auf der Seite Formulare in der Zeile des Formulars auf das Archivsymbol (Archivieren).
2. Öffnen Sie auf derselben Seite die Liste Archiviert.
3. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol (Endgültig löschen) und bestätigen Sie. Das Formular und alle seine Antworten werden gelöscht, zusammen mit den angehängten Dateien Ihrer Kunden und den PDFs. Wiederherstellen holt ein archiviertes Formular stattdessen zurück.

Ihr Konto löschen

1. Klicken Sie im Menü auf Sicherheit.
2. Klicken Sie unter Mein Konto löschen auf Ich möchte mein Konto löschen.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein und tippen Sie DELETE in das Feld Geben Sie DELETE zur Bestätigung ein.
4. Klicken Sie auf Alles endgültig löschen.

Damit werden Ihr Konto, alle Formulare, jede Antwort, jede hochgeladene Datei, jedes erstellte PDF und Ihre Unternehmensdaten entfernt. Niemand kann sie wiederherstellen, auch das Fillfold-Team nicht. Ist die Zwei-Schritt-Verifizierung eingeschaltet, müssen Sie sich mit Ihrem Code angemeldet haben (siehe Konto erstellen und Zwei-Schritt-Verifizierung einschalten).

Gut zu wissen

• Laden Sie vor jeder Löschung herunter, was Sie behalten möchten: die CSV-Datei und die PDFs.
• Wird eine Antwort gelöscht, funktioniert der PDF-Link, den Ihr Kunde erhalten hat, nicht mehr. Siehe Was Ihr Kunde sieht.
• Für die gewählte Frist und für das, was Sie erheben, sind Sie verantwortlich. Wie Fillfold selbst mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung.