Combien de temps les réponses sont conservées, et comment les supprimer

Les réponses de vos clients contiennent souvent des données personnelles : noms, adresses, photos, signatures. Ne les garder que le temps nécessaire est une bonne pratique, et dans l'Union européenne c'est l'un des principes du RGPD (article 5 : « limitation de la conservation »). Fillfold vous permet de les supprimer automatiquement ou à la main.

Choisir combien de temps un formulaire garde ses réponses

Par défaut, un formulaire garde ses réponses jusqu'à ce que vous les supprimiez vous-même. Pour fixer un délai :

1. Ouvrez le formulaire dans l'éditeur et cliquez sur l'onglet Paramètres.
2. Repérez Supprimer les réponses automatiquement.
3. Choisissez un délai : Après 30 jours, Après 90 jours, Après 6 mois, Après 1 an ou Après 2 ans. Jamais (je les supprime moi-même) rétablit le réglage par défaut.

Le délai est compté à partir du jour de réception de chaque réponse. Il s'applique aussi aux réponses que vous avez déjà : celles plus anciennes que le délai sont supprimées au prochain nettoyage quotidien, dans les 24 heures environ. Les réponses, leurs PDF et les fichiers joints sont alors supprimés définitivement. Il n'est pas nécessaire de republier pour que ce réglage s'applique.

Supprimer une réponse

1. Ouvrez la page Réponses du formulaire et cliquez sur la réponse.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez la question « Supprimer définitivement cette réponse et son PDF ? ».

Les fichiers joints par le client sont supprimés avec elle. Voir Réponses : PDF et CSV.

Supprimer un formulaire entier

Fillfold ne supprime jamais un formulaire en un clic : il faut d'abord l'archiver.

1. Sur la page Formulaires, cliquez sur l'icône d'archive (Archiver) de la ligne du formulaire.
2. Ouvrez la liste Archivés sur la même page.
3. Cliquez sur l'icône de corbeille (Supprimer définitivement) et confirmez. Le formulaire et toutes ses réponses sont supprimés, avec les fichiers joints par vos clients et les PDF. Restaurer fait au contraire revenir un formulaire archivé.

Supprimer votre compte

1. Dans le menu, cliquez sur Sécurité.
2. Sous Supprimer mon compte, cliquez sur Je veux supprimer mon compte.
3. Saisissez Votre mot de passe, puis tapez DELETE dans la case Tapez DELETE pour confirmer.
4. Cliquez sur Tout supprimer définitivement.

Cela supprime votre compte, tous vos formulaires, chaque réponse, fichier envoyé et PDF généré, ainsi que vos coordonnées d'entreprise. Personne ne peut les récupérer, pas même l'équipe Fillfold. Si la validation en deux étapes est activée, vous devez vous être connecté avec votre code (voir Créer votre compte et activer la validation en deux étapes).

Bon à savoir

• Téléchargez ce que vous voulez garder avant toute suppression : le fichier CSV et les PDF.
• Quand une réponse est supprimée, le lien vers le PDF reçu par votre client cesse de fonctionner. Voir Ce que voit votre client.
• Vous êtes responsable du délai choisi et de ce que vous collectez. La façon dont Fillfold traite lui-même les données est décrite dans la politique de confidentialité.