Crear, emitir y enviar una factura

En Fillfold, las facturas se hacen en un espacio propio, no con un formulario. Un borrador puede cambiar libremente; una factura emitida está numerada, fechada y no vuelve a cambiar.

Las facturas están disponibles para empresas registradas en Francia, Alemania, Bélgica, Países Bajos, Irlanda y Reino Unido. En España todavía no: consulta Países y clientes.

Antes de la primera factura

Abre Facturas en el menú y luego Ajustes de facturas. Elige el país en el que tu empresa está registrada a efectos fiscales, tu Forma jurídica y tu situación de IVA, y revisa la Numeración. Tu nombre, dirección, números de IVA y de empresa e IBAN vienen de los datos de la empresa.

Las facturas forman parte de los planes Pro y Pago por uso; durante el acceso anticipado están abiertas a todas las cuentas. El logotipo que añadas en los datos de tu empresa se imprime arriba en cada factura.

Redactar un borrador

1. Elige Nueva factura.
2. En Cliente, elige Empresa o Particular y completa el nombre, la dirección y el país. Para una empresa, añade su NIF-IVA y su número de empresa.
3. En Líneas de la factura, escribe cada línea: descripción, cantidad, unidad, precio unitario sin IVA, tipo de IVA y tipo (servicio, bienes, mano de obra o materiales). Los totales y el IVA por tipo se calculan al escribir.
4. Indica la Fecha de la venta o del servicio (marca El trabajo abarca un periodo para un periodo) y la Fecha de vencimiento.
5. Elige Guardar borrador. Mostrar el PDF muestra una vista previa marcada BORRADOR en cada página.

El panel Antes de emitir lista lo que falta para tu país: en rojo lo que impide emitir, en naranja lo que conviene revisar, en azul la información. Cada punto lleva al lugar donde se corrige. Es una lista de comprobación, no asesoramiento jurídico.

Un presupuesto aceptado también puede convertirse en borrador: en la pestaña Presupuestos del formulario, elige Crear factura. Se copian sus líneas y su cliente.

Emitirla

Elige Emitir factura. El diálogo recuerda que la factura recibe el siguiente número y la fecha de hoy y que ya no se podrá cambiar ni eliminar. Para un particular, marca Mi cliente es un particular que no actúa en nombre de una empresa. Fillfold congela entonces la factura con tus datos actuales, imprime una huella de su contenido en el PDF y guarda el PDF cifrado.

Enviarla y seguir los pagos

• Enviar manda a tu cliente un enlace privado por correo (u Obtener el enlace para copiarlo tú). La página muestra el importe pendiente, cómo pagar y el PDF. Ves cuándo se abrió.
• Enviar de nuevo manda el mismo enlace, válido entonces 180 días desde ese envío. Revocar el enlace, bajo los tres puntos, lo desactiva al instante y crea uno nuevo.
• Descargar PDF guarda el PDF emitido.
• Registrar un pago anota el importe, la fecha y el método; se admiten pagos parciales. Puedes enviar un recibo por correo.
• Enviar un recordatorio manda un aviso amable con el mismo enlace, 3 veces como máximo. Los recordatorios automáticos están desactivados por defecto.

La lista muestra cada factura como Borrador, Emitida, Enviado, Pagada en parte, Pagada, Vencida o Cancelado.