Criar, emitir e enviar uma fatura

No Fillfold, as faturas são criadas num espaço próprio, não com um formulário. Um rascunho pode mudar livremente; uma fatura emitida fica numerada, datada e nunca mais muda.

As faturas estão disponíveis para empresas registadas em França, Alemanha, Bélgica, Países Baixos, Irlanda e Reino Unido. Em Portugal não: consulte Países e clientes.

Antes da primeira fatura

Abra Faturas no menu e depois Definições das faturas. Escolha o país onde a sua empresa está registada para efeitos fiscais, o seu Estatuto jurídico e a sua situação de IVA, e verifique a Numeração. O seu nome, a sua morada, os números de IVA e de empresa e o IBAN vêm dos dados da empresa.

As faturas fazem parte dos planos Pro e Pague conforme usa; durante o acesso antecipado estão abertas a todas as contas. O logótipo que adicionar nos dados da sua empresa é impresso no topo de cada fatura.

Escrever um rascunho

1. Escolha Nova fatura.
2. Em Cliente, escolha Empresa ou Particular e preencha o nome, a morada e o país. Para uma empresa, acrescente o número de IVA e o número da empresa.
3. Em Linhas da fatura, escreva cada linha: descrição, quantidade, unidade, preço unitário sem IVA, taxa de IVA e tipo (serviço, bens, mão de obra ou materiais). Os totais e o IVA por taxa são calculados enquanto escreve.
4. Indique a Data da venda ou do serviço (assinale O trabalho abrange um período para um período) e a Data de vencimento.
5. Escolha Guardar rascunho. Mostrar o PDF apresenta uma pré-visualização marcada RASCUNHO em cada página.

O painel Antes de emitir lista o que falta para o seu país: a vermelho o que impede a emissão, a laranja o que convém verificar, a azul a informação. Cada ponto leva ao sítio onde se corrige. É uma lista de verificação, não aconselhamento jurídico.

Um orçamento aceite também pode tornar-se um rascunho: no separador Orçamentos do formulário, escolha Criar fatura. As linhas e o cliente são copiados.

Emiti-la

Escolha Emitir fatura. A janela lembra que a fatura recebe o número seguinte e a data de hoje e nunca mais poderá ser alterada nem eliminada. Para um particular, assinale O meu cliente é um particular que não age em nome de uma empresa. O Fillfold fixa então a fatura com os seus dados atuais, imprime uma impressão digital do conteúdo no PDF e guarda o PDF encriptado.

Enviá-la e acompanhar os pagamentos

• Enviar manda ao seu cliente uma ligação privada por e-mail (ou Obter a ligação para a copiar por conta própria). A página mostra o montante em dívida, como pagar e o PDF. Vê quando foi aberta.
• Enviar novamente envia a mesma ligação, válida então durante 180 dias a partir desse envio. Revogar a ligação, nos três pontos, desativa-a de imediato e cria uma nova.
• Descarregar PDF guarda o PDF emitido.
• Registar um pagamento regista o montante, a data e o método; os pagamentos parciais são possíveis. Pode enviar um recibo por e-mail.
• Enviar um lembrete envia um lembrete cordial com a mesma ligação, no máximo 3 vezes. Os lembretes automáticos estão desativados por predefinição.

A lista mostra cada fatura como Rascunho, Emitida, Enviado, Paga em parte, Paga, Em atraso ou Cancelado.