Een factuur maken, uitgeven en versturen

In Fillfold maak je facturen in een eigen ruimte, niet met een formulier. Een concept kan vrij veranderen; een uitgegeven factuur is genummerd, gedateerd en verandert nooit meer.

Voor de eerste factuur

Open Facturen in het menu en daarna Factuurinstellingen. Kies het land waar je bedrijf fiscaal is geregistreerd, je Rechtsvorm en je Btw-situatie (bijvoorbeeld de kleineondernemersregeling, KOR), en controleer de Nummering. Je naam, adres, btw- en KvK-nummer en IBAN komen uit je bedrijfsgegevens. Wat elk land toestaat, lees je in Landen en klanten.

Facturen horen bij de abonnementen Pro en Betalen naar gebruik; tijdens de vroege toegang staan ze open voor elk account. Het logo dat je bij je bedrijfsgegevens toevoegt, staat bovenaan elke factuur.

Een concept schrijven

1. Kies Nieuwe factuur.
2. Kies onder Klant voor Bedrijf of Particulier en vul naam, adres en land in. Voeg voor een bedrijf het btw-nummer en het KvK-nummer toe.
3. Typ onder Factuurregels elke regel: omschrijving, aantal, eenheid, prijs per eenheid excl. btw, btw-tarief en soort (dienst, goederen, arbeid of materialen). Totalen en btw per tarief worden berekend terwijl je typt.
4. Vul de Datum van verkoop of dienst in (vink Het werk beslaat een periode aan voor een periode) en de Vervaldatum.
5. Kies Concept opslaan. Pdf tonen geeft een voorvertoning met CONCEPT op elke pagina.

Het paneel Voor je uitgeeft toont wat er voor je land ontbreekt: rood blokkeert de uitgifte, oranje verdient een blik, blauw is informatie. Elk punt leidt naar de plek waar je het oplost. Het is een checklist, geen juridisch advies.

Ook een geaccepteerde offerte kan een concept worden: kies in het tabblad Offertes van het formulier Factuur maken. De regels en de klant worden overgenomen.

Uitgeven

Kies Factuur uitgeven. Het venster herinnert je eraan dat de factuur het volgende nummer en de datum van vandaag krijgt en nooit meer kan worden gewijzigd of verwijderd. Vink bij een particulier Mijn klant is een particulier die niet voor een bedrijf handelt. aan. Fillfold legt de factuur dan vast met je huidige gegevens, drukt een vingerafdruk van de inhoud op de pdf en bewaart de pdf versleuteld.

Versturen en betalingen volgen

• Versturen mailt je klant een privélink (of Link ophalen om hem zelf te kopiëren). De pagina toont het te betalen bedrag, hoe je klant betaalt en de pdf. Je ziet wanneer ze is geopend.
• Opnieuw versturen stuurt dezelfde link, die dan 180 dagen vanaf die verzending werkt. Link intrekken, onder de drie puntjes, zet hem meteen uit en maakt een nieuwe.
• Pdf downloaden slaat de uitgegeven pdf op.
• Betaling registreren legt bedrag, datum en methode vast; gedeeltelijke betalingen kunnen. Je kunt een ontvangstbewijs mailen.
• Herinnering versturen stuurt een vriendelijke herinnering met dezelfde link, hoogstens 3 keer. Automatische herinneringen staan standaard uit.

De lijst toont elke factuur als Concept, Uitgegeven, Verstuurd, Gedeeltelijk betaald, Betaald, Te laat of Geannuleerd.