Enviar un presupuesto para aceptar y firmarlo en línea

Con los presupuestos, rellenas tu propio formulario para un cliente, Fillfold crea el PDF y tu cliente lo acepta en línea. Ya no hace falta imprimir, firmar y escanear.

Activar los presupuestos

Abre el formulario, elige Ajustes y marca Preparar y enviar presupuestos con este formulario en Presupuestos. Los formularios con una tabla de líneas o una fecha «Válido hasta» ya lo tienen activado. Entonces aparece una pestaña Presupuestos. El formulario debe estar publicado: los presupuestos usan su versión publicada.

Si el formulario solo sirve para presupuestos, marca también Solo para los presupuestos que preparo. Así los visitantes ya no pueden abrir ni responder el formulario público.

Preparar un presupuesto

1. Abre Presupuestos y elige Preparar un presupuesto.
2. Rellena las preguntas tal como debe verlas tu cliente. Los cálculos y los totales funcionan como en el formulario público. Las preguntas de firma, consentimiento y archivos quedan para tu cliente.
3. En Envío, escribe el Correo del cliente y deja marcado Enviarlo por correo, o desmárcalo para enviar el enlace tú.
4. Elige el Idioma del presupuesto si el formulario tiene varios, y la fecha de Enlace válido hasta: 30 días por defecto, 90 como máximo, o la fecha de validez del propio presupuesto si la tiene.
5. Añade un Mensaje para tu cliente (opcional), de 500 caracteres como máximo, y elige Preparar y enviar.

El enlace se muestra una sola vez, con Copiar enlace. Fillfold solo guarda una huella. Los datos de tu empresa se copian en el presupuesto en ese momento: cambiarlos después no cambia los presupuestos ya enviados. Consulta Los datos de tu empresa.

Lo que ve tu cliente

Una página tranquila con el PDF del presupuesto, su fecha de validez y su referencia. La página le indica que tú ves cuándo la abrió. Para aceptar, dibuja su firma o la escribe (entonces se muestra con estilo manuscrito, útil para quien no puede dibujar con el ratón o el dedo), escribe su nombre completo, marca la declaración y elige Aceptar y firmar. También puede rechazarlo, con un motivo opcional que solo ves tú. Después de aceptar, recibe un enlace al PDF firmado, que funciona durante 90 días.

Seguir tus presupuestos

La pestaña Presupuestos muestra cada presupuesto como Enviado, Visto, Aceptado, Rechazado, Caducado o Cancelado, con sus fechas. Puedes:

• Enviar de nuevo: un enlace nuevo, el anterior deja de funcionar. Como máximo 3 veces por presupuesto.
• Retirar el presupuesto: el enlace indica entonces que se ha retirado.
• PDF firmado: descargar la copia aceptada.

Te escribimos cuando un presupuesto se acepta o se rechaza, sin ninguna respuesta en el correo. Puedes enviar como máximo 20 presupuestos al día. Las herramientas conectadas reciben el evento quote.accepted (consulta Enviar respuestas a otras herramientas).

Lo que vale la firma

Aceptar es una firma electrónica simple. El PDF firmado añade un bloque de aceptación: la firma y su tipo (dibujada o escrita), el nombre, la fecha y la hora en UTC, la referencia y una huella del presupuesto. Sirve para la mayoría de los presupuestos, pero no para contratos en los que la ley exige una firma más fuerte. Tú decides cuándo basta; esto no es asesoramiento jurídico.

Del presupuesto aceptado a la factura

Cuando un presupuesto se acepta, elige Crear factura junto a él. Sus líneas y su cliente se copian en un borrador de factura, en Facturas. Revísalo y emítelo: consulta Crear y enviar una factura.