Créer, émettre et envoyer une facture

Dans Fillfold, les factures se font dans un espace à part, pas avec un formulaire. Un brouillon peut changer librement ; une facture émise est numérotée, datée et ne change plus jamais.

Avant la première facture

Ouvrez Factures dans le menu, puis Paramètres des factures. Choisissez le pays où votre entreprise est immatriculée fiscalement, votre Statut et votre situation de TVA, et vérifiez la Numérotation. Votre nom, votre adresse, vos numéros de TVA et SIREN et votre IBAN viennent des coordonnées de l'entreprise. Ce que chaque pays permet est expliqué dans Pays et clients.

Les factures font partie des formules Pro et À l'usage ; pendant l'accès anticipé, elles sont ouvertes à tous les comptes. Le logo ajouté dans vos coordonnées d'entreprise est imprimé en haut de chaque facture.

Rédiger un brouillon

1. Choisissez Nouvelle facture.
2. Sous Client, choisissez Entreprise ou Particulier, puis le nom, l'adresse et le pays. Pour une entreprise, ajoutez son numéro de TVA et son SIREN.
3. Sous Lignes de la facture, saisissez chaque ligne : description, quantité, unité, prix unitaire HT, taux de TVA et type (service, marchandise, main-d'œuvre ou fournitures). Les totaux et la TVA par taux se calculent au fil de la saisie.
4. Indiquez la Date de la vente ou de la prestation (cochez La prestation couvre une période pour une période) et la Date d'échéance.
5. Choisissez Enregistrer le brouillon. Afficher le PDF montre un aperçu marqué BROUILLON sur chaque page.

Le panneau Avant d'émettre liste ce qui manque pour votre pays : en rouge ce qui bloque l'émission, en orange ce qui mérite un coup d'œil, en bleu l'information. Chaque point renvoie à l'endroit où le corriger. C'est une liste de contrôle, pas un conseil juridique.

Un devis accepté peut aussi devenir un brouillon : dans l'onglet Devis du formulaire, choisissez Créer la facture. Ses lignes et son client sont recopiés.

L'émettre

Choisissez Émettre la facture. La fenêtre rappelle que la facture reçoit le numéro suivant et la date du jour, et ne pourra plus être modifiée ni supprimée. Pour un particulier, cochez Mon client est un particulier qui n'agit pas pour une entreprise. Fillfold fige alors la facture avec vos coordonnées actuelles, imprime une empreinte de son contenu sur le PDF et conserve le PDF, chiffré.

L'envoyer et suivre les paiements

• Envoyer adresse à votre client un lien privé par e-mail (ou Obtenir le lien pour le copier vous-même). La page montre le montant à payer, comment payer et le PDF. Vous voyez quand elle a été ouverte.
• Renvoyer envoie le même lien, valable alors 180 jours à partir de cet envoi. Révoquer le lien, sous les trois points, le désactive aussitôt et en crée un nouveau.
• Télécharger le PDF enregistre le PDF émis.
• Enregistrer un paiement ajoute le montant, la date et le moyen ; les paiements partiels sont possibles. Vous pouvez envoyer un reçu par e-mail.
• Envoyer une relance envoie un rappel courtois avec le même lien, 3 fois au plus. Les relances automatiques sont désactivées par défaut ; activez-les dans Paramètres des factures.

La liste montre chaque facture comme Brouillon, Émise, Envoyé, Payée en partie, Payée, En retard ou Annulé.