Envoyer un devis à accepter et le faire signer en ligne

Avec les devis, vous remplissez votre propre formulaire pour un client, Fillfold crée le PDF, et votre client l'accepte en ligne. Plus besoin d'imprimer, de signer et de scanner.

Activer les devis

Ouvrez le formulaire, choisissez Paramètres, puis cochez Préparer et envoyer des devis avec ce formulaire sous Devis. Les formulaires qui ont un tableau de lignes ou une date « Valable jusqu'au » l'ont déjà activé. Un onglet Devis apparaît alors. Le formulaire doit être publié : les devis utilisent sa version publiée.

Si le formulaire ne sert qu'aux devis, cochez aussi Uniquement pour les devis que je prépare. Les visiteurs ne peuvent alors plus ouvrir ni remplir le formulaire public.

Préparer un devis

1. Ouvrez Devis et choisissez Préparer un devis.
2. Remplissez les questions telles que votre client doit les voir. Les calculs et les totaux fonctionnent comme sur le formulaire public. Les questions de signature, de consentement et de fichier sont laissées à votre client.
3. Sous Envoi, saisissez l'E-mail du client et laissez L'envoyer par e-mail coché, ou décochez-le pour envoyer le lien vous-même.
4. Choisissez la Langue du devis si le formulaire en a plusieurs, et la date de Lien valable jusqu'au : 30 jours par défaut, 90 au maximum, ou la date de validité du devis lui-même s'il en a une.
5. Ajoutez un Message à votre client (facultatif), 500 caractères au plus, puis choisissez Préparer et envoyer.

Le lien n'est affiché qu'une fois, avec Copier le lien. Fillfold n'en garde qu'une empreinte. Les coordonnées de votre entreprise sont copiées dans le devis à ce moment-là : les modifier ensuite ne change pas les devis déjà envoyés. Voir Les coordonnées de votre entreprise.

Ce que voit votre client

Une page calme avec le PDF du devis, sa date de validité et sa référence. La page lui indique que vous voyez quand il l'a ouverte. Pour accepter, il dessine sa signature ou la saisit (elle s'affiche alors dans un style manuscrit, pratique pour qui ne peut pas dessiner à la souris ou au doigt), saisit son nom complet, coche la déclaration et choisit Accepter et signer. Il peut aussi refuser, avec une raison facultative que vous seul voyez. Après l'acceptation, il reçoit un lien vers le PDF signé, valable 90 jours.

Suivre vos devis

L'onglet Devis affiche chaque devis comme Envoyé, Consulté, Accepté, Refusé, Expiré ou Annulé, avec ses dates. Vous pouvez :

• Renvoyer : un nouveau lien, le précédent cesse de fonctionner. 3 fois au plus par devis.
• Retirer le devis : le lien indique alors que le devis a été retiré.
• PDF signé : télécharger l'exemplaire accepté.

Nous vous écrivons quand un devis est accepté ou refusé, sans aucune réponse dans l'e-mail. Vous pouvez envoyer 20 devis par jour au plus. Les outils connectés reçoivent l'événement quote.accepted (voir Envoyer les réponses vers d'autres outils).

Ce que vaut la signature

Accepter vaut signature électronique simple. Le PDF signé ajoute un bloc d'acceptation : la signature et sa forme (dessinée ou saisie), le nom, la date et l'heure en UTC, la référence et une empreinte du devis. Cela convient à la plupart des devis, mais pas aux contrats pour lesquels la loi exige une signature plus forte. C'est à vous de juger quand cela suffit ; ceci n'est pas un conseil juridique.

Du devis accepté à la facture

Une fois le devis accepté, choisissez Créer la facture à côté. Ses lignes et son client sont recopiés dans un brouillon de facture, dans Factures. Vérifiez-le, puis émettez-le : voir Créer et envoyer une facture.