Inviare un preventivo da accettare e farlo firmare online

Con i preventivi compili il tuo modulo per un cliente, Fillfold crea il PDF e il tuo cliente lo accetta online. Niente più stampare, firmare e scansionare.

Attivare i preventivi

Apri il modulo, scegli Impostazioni e spunta Prepara e invia preventivi con questo modulo in Preventivi. I moduli con una tabella di righe o una data «Valido fino al» lo hanno già attivo. Compare allora una scheda Preventivi. Il modulo deve essere pubblicato: i preventivi usano la sua versione pubblicata.

Se il modulo serve solo per i preventivi, spunta anche Solo per i preventivi che preparo. I visitatori non possono più aprire né compilare il modulo pubblico.

Preparare un preventivo

1. Apri Preventivi e scegli Prepara un preventivo.
2. Compila le domande come deve vederle il tuo cliente. Calcoli e totali funzionano come nel modulo pubblico. Le domande di firma, consenso e file restano al tuo cliente.
3. In Invio scrivi l'Email del cliente e lascia spuntato Invialo via email, oppure togli la spunta per inviare il link tu.
4. Scegli la Lingua del preventivo se il modulo ne ha più di una, e la data di Link valido fino al: 30 giorni per impostazione predefinita, al massimo 90, oppure la data di validità del preventivo stesso, se c'è.
5. Aggiungi un Messaggio per il tuo cliente (facoltativo), al massimo 500 caratteri, poi scegli Prepara e invia.

Il link viene mostrato una sola volta, con Copia il link. Fillfold ne conserva solo un'impronta. I dati della tua attività vengono copiati nel preventivo in quel momento: modificarli dopo non cambia i preventivi già inviati. Vedi I dati della tua attività.

Cosa vede il tuo cliente

Una pagina tranquilla con il PDF del preventivo, la sua data di validità e il riferimento. La pagina gli dice che tu vedi quando l'ha aperta. Per accettare, disegna la sua firma o la digita (viene allora mostrata in stile manoscritto, utile per chi non può disegnare con il mouse o il dito), scrive nome e cognome, spunta la dichiarazione e sceglie Accetta e firma. Può anche rifiutare, con un motivo facoltativo che vedi solo tu. Dopo l'accettazione riceve un link al PDF firmato, valido 90 giorni.

Seguire i tuoi preventivi

La scheda Preventivi mostra ogni preventivo come Inviato, Visualizzato, Accettato, Rifiutato, Scaduto o Annullato, con le sue date. Puoi:

• Invia di nuovo: un nuovo link, il precedente smette di funzionare. Al massimo 3 volte per preventivo.
• Ritira il preventivo: il link indica allora che il preventivo è stato ritirato.
• PDF firmato: scarica la copia accettata.

Ti scriviamo quando un preventivo viene accettato o rifiutato, senza alcuna risposta nell'email. Puoi inviare al massimo 20 preventivi al giorno. Gli strumenti collegati ricevono l'evento quote.accepted (vedi Inviare le risposte ad altri strumenti).

Quanto vale la firma

Accettare è una firma elettronica semplice. Il PDF firmato aggiunge un blocco di accettazione: la firma e il suo tipo (disegnata o digitata), il nome, la data e l'ora in UTC, il riferimento e un'impronta del preventivo. Va bene per la maggior parte dei preventivi, ma non per i contratti per cui la legge chiede una firma più forte. Decidi tu quando basta; questa non è una consulenza legale.

Dal preventivo accettato alla fattura

Quando un preventivo è accettato, scegli Crea fattura accanto a esso. Righe e cliente vengono copiati in una bozza di fattura, in Fatture. Controllala, poi emettila: vedi Creare e inviare una fattura.