Ein Angebot zur Annahme senden und online unterschreiben lassen

Mit Angeboten füllen Sie Ihr eigenes Formular für einen Kunden aus, Fillfold erstellt das PDF, und Ihr Kunde nimmt es online an. Drucken, unterschreiben und scannen entfällt.

Angebote einschalten

Öffnen Sie das Formular, wählen Sie Einstellungen und kreuzen Sie unter Angebote die Option Mit diesem Formular Angebote erstellen und senden an. Bei Formularen mit einer Positionstabelle oder einem Datum „Gültig bis“ ist sie bereits eingeschaltet. Danach erscheint ein Tab Angebote. Das Formular muss veröffentlicht sein: Angebote verwenden seine veröffentlichte Version.

Wenn das Formular nur für Angebote dient, kreuzen Sie auch Nur für Angebote, die ich erstelle an. Besucher können das öffentliche Formular dann weder öffnen noch ausfüllen.

Ein Angebot erstellen

1. Öffnen Sie Angebote und wählen Sie Angebot erstellen.
2. Füllen Sie die Fragen so aus, wie Ihr Kunde sie sehen soll. Berechnungen und Summen funktionieren wie im öffentlichen Formular. Fragen zu Unterschrift, Einwilligung und Dateien bleiben für Ihren Kunden.
3. Geben Sie unter Versand die E-Mail des Kunden ein und lassen Sie Per E-Mail senden angekreuzt, oder entfernen Sie das Häkchen, um den Link selbst zu senden.
4. Wählen Sie die Sprache des Angebots, wenn das Formular mehrere hat, und das Datum unter Link gültig bis: standardmäßig 30 Tage, höchstens 90, oder das Gültigkeitsdatum des Angebots selbst, falls vorhanden.
5. Fügen Sie eine Nachricht an Ihren Kunden (optional) mit höchstens 500 Zeichen hinzu und wählen Sie dann Erstellen und senden.

Der Link wird nur einmal angezeigt, mit Link kopieren. Fillfold speichert nur einen Fingerabdruck davon. Ihre Unternehmensdaten werden in diesem Moment in das Angebot kopiert: Spätere Änderungen ändern bereits gesendete Angebote nicht. Siehe Ihre Unternehmensdaten.

Was Ihr Kunde sieht

Eine ruhige Seite mit dem PDF des Angebots, dem Gültigkeitsdatum und der Referenz. Die Seite weist darauf hin, dass Sie sehen, wann sie geöffnet wurde. Zum Annehmen zeichnet Ihr Kunde seine Unterschrift oder tippt sie (sie erscheint dann in Handschrift, praktisch für alle, die nicht mit Maus oder Finger zeichnen können), gibt seinen vollständigen Namen ein, kreuzt die Erklärung an und wählt Annehmen und unterschreiben. Er kann auch ablehnen, mit einem optionalen Grund, den nur Sie sehen. Nach der Annahme erhält er einen Link zum unterschriebenen PDF, der 90 Tage gilt.

Ihre Angebote verfolgen

Der Tab Angebote zeigt jedes Angebot als Gesendet, Angesehen, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen oder Storniert, mit seinen Daten. Sie können:

• Erneut senden: ein neuer Link, der bisherige funktioniert nicht mehr. Höchstens 3 Mal pro Angebot.
• Angebot zurückziehen: Der Link zeigt dann, dass das Angebot zurückgezogen wurde.
• Unterschriebenes PDF: das angenommene Exemplar herunterladen.

Wir schreiben Ihnen, wenn ein Angebot angenommen oder abgelehnt wird, ohne Antworten in der E-Mail. Sie können höchstens 20 Angebote pro Tag senden. Verbundene Tools erhalten das Ereignis quote.accepted (siehe Antworten an andere Tools senden).

Was die Unterschrift wert ist

Die Annahme ist eine einfache elektronische Signatur. Das unterschriebene PDF erhält einen Annahmeblock: die Unterschrift und ihre Art (gezeichnet oder getippt), den Namen, Datum und Uhrzeit in UTC, die Referenz und einen Fingerabdruck des Angebots. Das passt für die meisten Angebote, aber nicht für Verträge, für die das Gesetz eine stärkere Signatur verlangt. Sie entscheiden, wann es genügt; dies ist keine Rechtsberatung.

Vom angenommenen Angebot zur Rechnung

Sobald ein Angebot angenommen ist, wählen Sie daneben Rechnung erstellen. Positionen und Kunde werden in einen Rechnungsentwurf unter Rechnungen übernommen. Prüfen Sie ihn und stellen Sie ihn dann aus: siehe Rechnung erstellen und senden.