Enviar um orçamento para aceitação e assiná-lo online

Com os orçamentos, preenche o seu próprio formulário para um cliente, o Fillfold cria o PDF e o seu cliente aceita-o online. Deixa de ser preciso imprimir, assinar e digitalizar.

Ativar os orçamentos

Abra o formulário, escolha Definições e assinale Preparar e enviar orçamentos com este formulário em Orçamentos. Os formulários com uma tabela de linhas ou uma data «Válido até» já o têm ativo. Aparece então um separador Orçamentos. O formulário tem de estar publicado: os orçamentos usam a versão publicada.

Se o formulário servir apenas para orçamentos, assinale também Apenas para os orçamentos que preparo. Os visitantes deixam de poder abrir ou responder ao formulário público.

Preparar um orçamento

1. Abra Orçamentos e escolha Preparar um orçamento.
2. Preencha as perguntas tal como o seu cliente as deve ver. Os cálculos e os totais funcionam como no formulário público. As perguntas de assinatura, consentimento e ficheiros ficam para o seu cliente.
3. Em Envio, escreva o E-mail do cliente e mantenha Enviar por e-mail assinalado, ou desmarque-o para enviar a ligação pessoalmente.
4. Escolha o Idioma do orçamento se o formulário tiver vários, e a data em Ligação válida até: 30 dias por predefinição, 90 no máximo, ou a data de validade do próprio orçamento, se existir.
5. Acrescente uma Mensagem para o seu cliente (opcional), com 500 carateres no máximo, e escolha Preparar e enviar.

A ligação só é mostrada uma vez, com Copiar link. O Fillfold guarda apenas uma impressão digital. Os dados da sua empresa são copiados para o orçamento nesse momento: alterá-los depois não muda os orçamentos já enviados. Consulte Os dados da sua empresa.

O que o seu cliente vê

Uma página tranquila com o PDF do orçamento, a data de validade e a referência. A página indica ao cliente que fica a saber quando a abriu. Para aceitar, desenha a assinatura ou escreve-a (fica então apresentada em estilo manuscrito, útil para quem não consegue desenhar com o rato ou o dedo), escreve o nome completo, assinala a declaração e escolhe Aceitar e assinar. Também pode recusar, com um motivo opcional que só fica visível para si. Depois de aceitar, recebe uma ligação para o PDF assinado, válida durante 90 dias.

Acompanhar os seus orçamentos

O separador Orçamentos mostra cada orçamento como Enviado, Visto, Aceite, Recusado, Expirado ou Cancelado, com as suas datas. Pode:

• Enviar novamente: uma nova ligação, a anterior deixa de funcionar. No máximo 3 vezes por orçamento.
• Retirar o orçamento: a ligação passa a indicar que o orçamento foi retirado.
• PDF assinado: transferir a cópia aceite.

Enviamos-lhe um e-mail quando um orçamento é aceite ou recusado, sem nenhuma resposta no e-mail. Pode enviar no máximo 20 orçamentos por dia. As ferramentas ligadas recebem o evento quote.accepted (consulte Enviar respostas para outras ferramentas).

O que vale a assinatura

Aceitar é uma assinatura eletrónica simples. O PDF assinado acrescenta um bloco de aceitação: a assinatura e o seu tipo (desenhada ou escrita), o nome, a data e a hora em UTC, a referência e uma impressão digital do orçamento. Serve para a maioria dos orçamentos, mas não para contratos em que a lei exige uma assinatura mais forte. Cabe-lhe decidir quando é suficiente; isto não é aconselhamento jurídico.

Do orçamento aceite à fatura

Quando um orçamento é aceite, escolha Criar fatura ao lado. As linhas e o cliente são copiados para um rascunho de fatura, em Faturas. Verifique-o e emita-o: consulte Criar e enviar uma fatura.