Een offerte ter acceptatie versturen en online laten ondertekenen

Met offertes vul je je eigen formulier in voor een klant, maakt Fillfold de pdf en accepteert je klant ze online. Printen, tekenen en scannen is niet meer nodig.

Offertes aanzetten

Open het formulier, kies Instellingen en vink onder Offertes de optie Offertes opstellen en versturen met dit formulier aan. Formulieren met een tabel met regels of een datum ‘Geldig tot’ hebben dit al aan. Daarna verschijnt een tabblad Offertes. Het formulier moet gepubliceerd zijn: offertes gebruiken de gepubliceerde versie.

Is het formulier alleen voor offertes? Vink dan ook Alleen voor offertes die ik opstel aan. Bezoekers kunnen het openbare formulier dan niet meer openen of invullen.

Een offerte opstellen

1. Open Offertes en kies Offerte opstellen.
2. Vul de vragen in zoals je klant ze moet zien. Berekeningen en totalen werken zoals op het openbare formulier. Vragen voor een handtekening, toestemming en bestanden blijven voor je klant.
3. Typ onder Versturen het E-mailadres van de klant en laat Per e-mail versturen aangevinkt, of vink het uit om de link zelf te sturen.
4. Kies de Taal van de offerte als het formulier er meer heeft, en de datum bij Link werkt tot: standaard 30 dagen, maximaal 90, of de geldigheidsdatum van de offerte zelf als die er is.
5. Voeg een Bericht aan je klant (optioneel) toe van maximaal 500 tekens en kies Opstellen en versturen.

De link wordt maar één keer getoond, met Link kopiëren. Fillfold bewaart er alleen een vingerafdruk van. Je bedrijfsgegevens worden op dat moment in de offerte gekopieerd: als je ze later wijzigt, veranderen verstuurde offertes niet. Zie Je bedrijfsgegevens.

Wat je klant ziet

Een rustige pagina met de pdf van de offerte, de geldigheidsdatum en de referentie. De pagina vermeldt dat jij ziet wanneer ze is geopend. Om te accepteren tekent je klant zijn handtekening of typt hij die (ze verschijnt dan in handschrift, handig voor wie niet met muis of vinger kan tekenen), typt hij zijn volledige naam, vinkt hij de verklaring aan en kiest hij Accepteren en ondertekenen. Hij kan ook afwijzen, met een optionele reden die alleen jij ziet. Na het accepteren krijgt hij een link naar de ondertekende pdf, die 90 dagen werkt.

Je offertes opvolgen

Het tabblad Offertes toont elke offerte als Verstuurd, Bekeken, Geaccepteerd, Afgewezen, Verlopen of Geannuleerd, met de datums. Je kunt:

• Opnieuw versturen: een nieuwe link, de vorige werkt niet meer. Maximaal 3 keer per offerte.
• Offerte intrekken: de link meldt dan dat de offerte is ingetrokken.
• Ondertekende pdf: het geaccepteerde exemplaar downloaden.

We mailen je wanneer een offerte wordt geaccepteerd of afgewezen, zonder antwoorden in de e-mail. Je kunt maximaal 20 offertes per dag versturen. Gekoppelde tools ontvangen de gebeurtenis quote.accepted (zie Antwoorden naar andere tools sturen).

Wat de handtekening waard is

Accepteren is een eenvoudige elektronische handtekening. De ondertekende pdf krijgt een acceptatieblok: de handtekening en hoe ze is gezet (getekend of getypt), de naam, de datum en het tijdstip in UTC, de referentie en een vingerafdruk van de offerte. Dat volstaat voor de meeste offertes, maar niet voor contracten waarvoor de wet een sterkere handtekening vraagt. Jij beslist wanneer het genoeg is; dit is geen juridisch advies.

Van geaccepteerde offerte naar factuur

Is een offerte geaccepteerd, kies dan ernaast Factuur maken. De regels en de klant worden overgenomen in een conceptfactuur onder Facturen. Controleer ze en geef ze uit: zie Een factuur maken en versturen.