Publier un formulaire et partager son lien

Un formulaire reste un brouillon privé tant que vous ne l'avez pas publié. La publication lui donne une adresse publique, que vous pouvez envoyer à qui vous voulez. Votre client l'ouvre, répond et reçoit son PDF.

La première publication

1. Allez dans Formulaires et cliquez sur Modifier sur la ligne du formulaire.
2. Ouvrez l'onglet Aperçu pour l'essayer. C'est le vrai formulaire, mais les réponses saisies ici ne sont jamais enregistrées ni envoyées.
3. Cliquez sur Publier, en haut à droite. Fillfold refuse si le formulaire n'a aucune question ou si une question n'a pas de titre, et vous indique pourquoi.
4. Le statut passe de Brouillon à Publié, et un bouton Ouvrir le formulaire apparaît pour le voir comme votre client.
5. Ouvrez l'onglet Paramètres. Sous Adresse publique figure le lien, qui se termine par /f/ suivi de l'adresse du formulaire. Cliquez sur l'icône de copie à côté (Copier le lien).
6. Collez le lien dans un e-mail, un SMS ou tout endroit où vos clients le verront.

Vous pouvez changer l'adresse dans la même case (lettres minuscules, chiffres et tirets simples, de 3 à 60 caractères). Une fois le formulaire publié, la changer casse les liens que vous avez déjà partagés.

Publier les modifications suivantes

Quand un formulaire est publié, vos modifications sont enregistrées comme brouillon et les visiteurs continuent de voir la version publiée. Le statut affiche alors Publié · modifications non publiées. Cliquez sur Publier les modifications quand vous êtes prêt. Cela concerne les questions, l'apparence, les langues, le document PDF, le Message après l'envoi et Générer un document pour chaque réponse.

Dépublier met le formulaire hors ligne. Vos réponses restent dans votre compte.

Les réglages qui encadrent les réponses

Dans l'onglet Paramètres, l'encadré Quand le formulaire accepte des réponses contient des limites qui s'appliquent immédiatement, sans republier :

• Arrêter après ce nombre de réponses : laissez vide pour n'avoir aucune limite.
• Ouverture le (facultatif) et Fermeture le (facultatif) : une date et une heure, dans votre propre fuseau horaire. Le formulaire doit ouvrir avant de fermer.
• Une seule réponse par adresse e-mail : disponible dès que le formulaire contient une question E-mail. Les réponses reçues avant l'activation ne sont pas vérifiées.

Le même onglet propose aussi Générer un document pour chaque réponse. Désactivez-le pour seulement collecter les réponses, sans PDF. Contrairement aux limites ci-dessus, ce choix ne s'applique aux visiteurs qu'à la publication.

Alertes par e-mail et politique de confidentialité

Deux autres options de l'onglet Paramètres s'appliquent tout de suite, sans republier :

• M'envoyer un e-mail quand de nouvelles réponses arrivent : cochée par défaut. L'e-mail ne contient jamais les réponses. Voir Réponses : PDF et CSV.
• Votre politique de confidentialité : l'adresse https:// de votre propre page. Un lien vers elle s'affiche alors sous le formulaire, à côté de celui de Fillfold. C'est vous qui recueillez les réponses de vos clients : c'est donc à vous de leur dire comment vous utilisez leurs données.

Bon à savoir

• Si vous publiez des modifications pendant qu'un client remplit le formulaire, son envoi est refusé et il lui est demandé de recharger la page. Publiez plutôt à un moment calme.
• Avant l'ouverture, après la fermeture ou une fois le nombre maximal atteint, les visiteurs voient un court message à la place du formulaire. Ce message s'affiche dans la langue du visiteur, et l'heure d'ouverture est donnée en UTC (temps universel).
• Un lien peut pré-remplir certaines réponses : ajoutez ?cle=valeur à l'adresse, avec la clé indiquée dans les réglages de la question.
• Pour afficher le formulaire dans votre propre site, voir Intégrer sur votre site. Pour savoir ce que reçoit votre client, voir Ce que voit votre client.