Recevoir les réponses : le PDF de chaque réponse et l'export CSV

Chaque fois qu'un client envoie le formulaire, Fillfold enregistre les réponses et crée le PDF aussitôt. Vous retrouvez les deux dans votre compte, formulaire par formulaire.

Ouvrir les réponses

1. Allez dans Formulaires et cliquez sur Réponses sur la ligne du formulaire. Dans l'éditeur, le bouton Réponses en haut mène à la même page.
2. Les réponses sont listées de la plus récente à la plus ancienne, avec la date, l'heure et la première réponse.
3. Cliquez sur une réponse pour l'ouvrir. Vous voyez chaque question affichée au client, avec sa réponse. Les photos et les signatures s'affichent en image, les autres fichiers en lien avec leur taille, et les tableaux avec leurs totaux.

Télécharger le PDF d'une réponse

1. Ouvrez la réponse.
2. Cliquez sur Télécharger le PDF.

Si le document n'a pas pu être créé, la réponse affiche Échec du PDF et un bouton Relancer le PDF. Les réponses sont enregistrées dans tous les cas. Régénérer le PDF reconstruit le document, par exemple après avoir corrigé vos coordonnées d'entreprise.

Exporter tout dans un tableur

1. Sur la page Réponses, cliquez sur Tout télécharger en CSV.
2. Si vous utilisez Excel en français, cliquez plutôt sur CSV pour Excel avec virgule décimale (points-virgules). Cette version sépare les colonnes par des points-virgules et écrit les nombres avec une virgule décimale (12,5), comme Excel l'attend en France.
3. Ouvrez le fichier dans Excel, Google Sheets ou LibreOffice.

Un fichier CSV est un simple fichier de tableur : une ligne par réponse, une colonne par question. Les premières colonnes donnent la date en UTC (temps universel), la langue utilisée par le client et l'indication « mise de côté ». Les titres de ces colonnes sont en anglais : Submitted (UTC), Language et Set aside.

Être prévenu des nouvelles réponses

Quand M'envoyer un e-mail quand de nouvelles réponses arrivent est coché dans l'onglet Paramètres du formulaire (c'est le cas par défaut), Fillfold vous écrit à l'arrivée des réponses :

• Au plus un e-mail toutes les 10 minutes pour chaque formulaire. Les réponses arrivées entre-temps sont sur la page, sans second e-mail.
• L'e-mail nomme le formulaire et contient un bouton vers sa page Réponses.
• Il ne contient jamais les réponses, pour protéger la confidentialité de vos clients.
• Il part vers l'adresse e-mail de votre compte, une fois cette adresse confirmée.

Pour ne plus les recevoir, décochez la case. Le changement s'applique tout de suite.

Bon à savoir

• La page affiche les 100 réponses les plus récentes. Le fichier CSV en contient jusqu'à 5 000.
• Dans le CSV, les montants et les nombres restent de vrais nombres, que vous pouvez additionner : avec un point décimal (12.5) dans le fichier standard, avec une virgule décimale (12,5) dans la version avec points-virgules. Les réponses Oui / Non sont écrites yes ou no, quelle que soit la langue du client. Les fichiers sont cités par leur nom, et une signature apparaît sous la forme « signed ».
• Une question que le client n'a jamais vue, à cause d'une condition, laisse une case vide.
• Si vous avez modifié le formulaire au fil du temps, le CSV garde une colonne pour les questions qui n'existaient que dans les anciennes versions.
• Quand plusieurs réponses arrivent de la même source en moins d'une heure, un badge le signale. Cliquez sur Mettre de côté comme suspecte pour déplacer une réponse dans la liste Mises de côté, et sur Rétablir pour annuler.
• Essayer le formulaire dans l'onglet Aperçu ne crée aucune réponse.
• Pour supprimer une réponse ou fixer un délai de suppression automatique, voir Conservation et suppression.