Een formulier publiceren en de link delen

Een formulier blijft een privéconcept tot je het publiceert. Door te publiceren krijgt het een openbaar adres dat je naar iedereen kunt sturen. Je klant opent het, vult het in en krijgt de pdf.

De eerste keer publiceren

1. Ga naar Formulieren en klik bij het formulier op Bewerken.
2. Open het tabblad Voorbeeld om het uit te proberen. Dit is het echte formulier, maar wat je hier invult wordt nooit opgeslagen of verzonden.
3. Klik rechtsboven op Publiceren. Fillfold weigert als het formulier geen vragen heeft of als een vraag geen titel heeft, en zegt waarom.
4. De status verandert van Concept in Gepubliceerd, en er verschijnt een knop Formulier openen waarmee je het ziet zoals je klant het ziet.
5. Open het tabblad Instellingen. Onder Openbaar adres staat de link, die eindigt op /f/ en het adres van het formulier. Klik op het kopieerpictogram ernaast (Link kopiëren).
6. Plak de link in een e-mail, een WhatsApp- of sms-bericht, of op een andere plek waar je klanten hem zien.

In hetzelfde vak kun je het adres wijzigen (kleine letters, cijfers en enkele koppeltekens, 3 tot 60 tekens). Is het formulier al gepubliceerd, dan werken links die je al hebt gedeeld daarna niet meer.

Latere wijzigingen publiceren

Zolang een formulier gepubliceerd is, worden je wijzigingen als concept bewaard en zien bezoekers de gepubliceerde versie. De status is dan Gepubliceerd · ongepubliceerde wijzigingen. Klik op Wijzigingen publiceren als je zover bent. Dat geldt voor de vragen, het ontwerp, de talen, het pdf-document, het Bericht na verzenden en Voor elk antwoord een document maken.

Met Publicatie intrekken haal je het formulier offline. Je antwoorden blijven in je account.

Instellingen die de antwoorden regelen

Op het tabblad Instellingen staan in het vak Wanneer het formulier antwoorden aanneemt limieten die meteen gelden, zonder opnieuw te publiceren:

• Stoppen na dit aantal antwoorden: laat het leeg voor geen limiet.
• Opent op (optioneel) en Sluit op (optioneel): een datum en tijd, in je eigen tijdzone. Het formulier moet openen voordat het sluit.
• Maar één antwoord per e-mailadres: beschikbaar zodra het formulier een vraag van het type E-mail heeft. Antwoorden van voordat je dit aanzette, worden niet gecontroleerd.

Op hetzelfde tabblad staat ook Voor elk antwoord een document maken. Zet het uit om antwoorden te verzamelen zonder pdf. Anders dan de limieten hierboven bereikt deze keuze bezoekers pas als je publiceert.

E-mailmeldingen en je privacyverklaring

Nog twee opties in het tabblad Instellingen gelden meteen, zonder opnieuw te publiceren:

• Stuur me een e-mail bij nieuwe antwoorden: staat standaard aan. De e-mail bevat nooit de antwoorden. Zie Antwoorden: pdf en CSV.
• Jouw privacyverklaring: het https://-adres van je eigen privacypagina. Onder het formulier staat dan een link ernaar, naast een link naar de pagina van Fillfold. Jij verzamelt de antwoorden van je klanten, dus jij vertelt hun hoe je hun gegevens gebruikt.

Goed om te weten

• Publiceer je wijzigingen terwijl een klant het formulier invult, dan wordt zijn verzending geweigerd en wordt hem gevraagd de pagina opnieuw te laden. Publiceer dus liefst op een rustig moment.
• Vóór de opening, na de sluiting of als het formulier vol is, zien bezoekers een korte melding in plaats van het formulier. Die melding is in de taal van de bezoeker, en een openingstijd wordt getoond in UTC (universele tijd, in Nederland een of twee uur vroeger dan de klok).
• Een link kan alvast antwoorden voor je klant invullen: zet ?sleutel=waarde achter het adres, met de sleutel die in de instellingen van de vraag staat.
• Wil je het formulier op je eigen website tonen, zie dan insluiten op je website. Wat je klant krijgt, lees je in wat je klant ziet.