Note de frais avec totaux, justificatifs et PDF
Une note de frais tourne mal quand un justificatif manque ou que la somme est fausse de quelques euros. Ce formulaire demande la période concernée, puis une ligne par dépense, et additionne le total réclamé au fur et à mesure. Les justificatifs sont joints sous forme de photos, et la note se termine par une déclaration et une signature.
À qui il s'adresse
- Employés et prestataires qui avancent des frais professionnels de leur poche
- Petites entreprises et clubs qui remboursent quelques personnes chaque mois
- Responsables qui veulent que chaque note ait la même forme avant de la valider
- Bénévoles remboursés pour leurs déplacements ou leurs achats
Quand l'utiliser
Utilisez-le à la fin d'un voyage, d'un projet ou d'un mois. La personne saisit les dates, ajoute une ligne par dépense avec son montant, photographie chaque justificatif et signe la déclaration. Celui qui valide la note reçoit un seul document, au lieu d'un fil d'e-mails avec des photos éparses.
Ce que demande le formulaire
Qui fait la demande ?
- Nom complet · obligatoireTexte court
- Adresse e-mail · obligatoireE-mail
- Numéro de téléphoneTéléphone
- Du · obligatoireDate
- Au · obligatoireDate
Dépenses
- Dépenses · obligatoireLignes de détail
- Total réclaméCalcul
- Justificatifs (photos)Envoi d'image
- Déclaration · obligatoireCase de consentement
- Signature · obligatoireSignature
Chaque question peut être modifiée, supprimée ou déplacée avant la publication.
Le PDF que reçoivent vos répondants
Le PDF indique les informations de la personne, la période, un tableau des dépenses avec le total réclamé, les justificatifs joints sous forme d'images, la déclaration et la signature. Il se transmet facilement à celui qui paie ou se classe avec votre comptabilité.
Les questions que l'on nous pose
- Le total est-il calculé automatiquement ?
- Oui. Le total réclamé est calculé à partir des montants des lignes de dépense : personne n'a besoin d'une calculatrice, et le chiffre du PDF correspond toujours aux lignes au-dessus.
- Peut-on joindre plusieurs justificatifs ?
- Oui, les justificatifs sont joints sous forme de photos. Les photos prises au téléphone conviennent, et les images sont incluses dans le PDF.
- Valide-t-il ou paie-t-il la note de frais ?
- Non. Il recueille la demande et produit le document. La validation et le paiement restent de votre côté, comme votre organisation les fait déjà.
Partez de ce modèle
Créez un compte, adaptez les questions et le document à votre activité, puis partagez le lien. Vos répondants reçoivent leur PDF dès qu'ils ont terminé.