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Spesenabrechnung mit Summen, Belegen und PDF

Eine Spesenabrechnung geht schief, wenn ein Beleg fehlt oder die Summe um ein paar Euro danebenliegt. Dieses Formular fragt den abgedeckten Zeitraum ab, dann eine Zeile pro Ausgabe, und addiert den geforderten Gesamtbetrag, während die Zeilen eingegeben werden. Belege werden als Fotos angehängt, und die Abrechnung endet mit einer Erklärung und einer Unterschrift.

Für wen sie gedacht ist

• Mitarbeiter und Auftragnehmer, die Arbeitskosten aus eigener Tasche vorstrecken
• Kleine Unternehmen und Vereine, die monatlich ein paar Personen erstatten
• Führungskräfte, die jede Abrechnung vor der Genehmigung in derselben Form haben wollen
• Ehrenamtliche, denen Fahrten oder Material erstattet werden

Wann Sie sie einsetzen

Nutzen Sie es am Ende einer Reise, eines Projekts oder eines Monats. Die antragstellende Person trägt die Daten ein, fügt für jede Ausgabe eine Zeile mit Betrag hinzu, fotografiert jeden Beleg und unterschreibt die Erklärung. Wer die Abrechnung genehmigt, erhält ein einziges Dokument statt eines E-Mail-Verlaufs mit losen Bildern.

Was das Formular abfragt

Jede Frage kann vor der Veröffentlichung geändert, gelöscht oder verschoben werden.

Das PDF, das Ihre Teilnehmer erhalten

Das PDF listet die Angaben des Antragstellers, den Zeitraum, eine Tabelle der Ausgaben mit dem geforderten Gesamtbetrag, die als Bilder angehängten Belege, die Erklärung und die Unterschrift. Es lässt sich leicht an den Zahlenden weiterleiten oder bei Ihrer Buchhaltung ablegen.

Häufig gestellte Fragen

Wird die Summe automatisch berechnet?

Ja. Der geforderte Gesamtbetrag wird aus den Beträgen der Ausgabenzeilen berechnet, sodass niemand einen Taschenrechner braucht und die Zahl im PDF immer zu den Zeilen darüber passt.

Können mehrere Belege angehängt werden?

Ja, Belege werden als Fotos angehängt. Handyfotos genügen, und die Bilder sind im PDF enthalten.

Genehmigt oder bezahlt es die Abrechnung?

Nein. Es erfasst die Abrechnung und erzeugt das Dokument. Genehmigung und Zahlung bleiben bei Ihnen, so wie Ihre Organisation sie bereits handhabt.

Ähnliche Vorlagen

• SpesenantragMitarbeiter lassen sich Ausgaben mit Belegen erstatten.
• Rechnung mit SummenEine Rechnung mit Positionen, optionalem Rabatt, MwSt. und fälligem Gesamtbetrag.
• ReiseantragBeantragen Sie die Genehmigung einer Reise mit Terminen und Kosten.