Onkostendeclaratieformulier met totalen, bonnetjes en een pdf
Een declaratie gaat mis als er een bonnetje ontbreekt of de som een paar euro afwijkt. Dit formulier vraagt de periode en daarna één regel per uitgave, en telt het gedeclareerde totaal op terwijl de regels worden ingevuld. Bonnetjes worden als foto toegevoegd en de declaratie eindigt met een verklaring en een handtekening.
Voor wie is het
- Medewerkers en freelancers die werkkosten zelf voorschieten
- Kleine bedrijven en clubs die elke maand een handvol mensen vergoeden
- Leidinggevenden die elke declaratie in dezelfde vorm willen zien voordat ze goedkeuren
- Vrijwilligers die reis- of materiaalkosten vergoed krijgen
Wanneer gebruik je het
Gebruik het na afloop van een reis, een project of een maand. Wie declareert, vult de data in, voegt voor elke uitgave een regel met het bedrag toe, maakt een foto van elk bonnetje en tekent de verklaring. Wie goedkeurt, krijgt één document in plaats van een reeks e-mails met losse plaatjes.
Wat het formulier vraagt
Wie dient de declaratie in?
- Volledige naam · verplichtKorte tekst
- E-mailadres · verplichtE-mailadres
- TelefoonnummerTelefoon
- Van · verplichtDatum
- Tot · verplichtDatum
Uitgaven
- Uitgaven · verplichtFactuurregels
- Totaal gedeclareerdBerekening
- Bonnetjes (foto's)Afbeelding uploaden
- Verklaring · verplichtToestemmingsvakje
- Handtekening · verplichtHandtekening
Elke vraag kun je aanpassen, verwijderen of verplaatsen voordat je publiceert.
De pdf die je respondenten ontvangen
De pdf toont de gegevens van de declarant, de periode, een tabel met uitgaven en het gedeclareerde totaal, de bonnetjes als afbeeldingen, de verklaring en de handtekening. Je stuurt hem makkelijk door naar wie betaalt of archiveert hem bij je boekhouding.
Veelgestelde vragen
- Wordt het totaal automatisch berekend?
- Ja. Het gedeclareerde totaal wordt berekend uit de bedragen op de uitgaveregels, dus niemand heeft een rekenmachine nodig en het bedrag op de pdf klopt altijd met de regels erboven.
- Kunnen mensen meerdere bonnetjes bijvoegen?
- Ja, bonnetjes worden als foto toegevoegd. Foto's van een telefoon werken en de afbeeldingen komen in de pdf.
- Keurt het de declaratie goed of betaalt het uit?
- Nee. Het verzamelt de declaratie en maakt het document. Goedkeuring en betaling blijven bij jou, op de manier waarop je organisatie dat al doet.
Begin met dit sjabloon
Maak een account, pas de vragen en het document aan op je bedrijf en deel de link. Je respondenten krijgen hun pdf zodra ze klaar zijn.