Creare un modulo PDF compilabile: Acrobat, LibreOffice, Word o online

Due cose diverse con lo stesso nome

Quando si dice «modulo PDF compilabile» si intendono di solito due cose:

• Un PDF con campi: un file con caselle in cui scrivere, spuntare o scegliere. Il cliente lo apre, lo compila e lo rimanda.
• Un PDF già compilato: il cliente risponde a un modulo online e alla fine ottiene un PDF con le sue risposte.

Il primo lo crei con Acrobat o LibreOffice. Il secondo con uno strumento di moduli online. Prima di scegliere, chiediti cosa ti serve davvero: un file da far girare, o le risposte dei clienti in ordine.

Metodo 1: creare un modulo PDF compilabile con Acrobat

Adobe descrive questi passaggi in Acrobat:

1. Apri la scheda Strumenti e scegli Prepara modulo.
2. Scegli un file: un documento Word, un foglio Excel o la scansione di un modulo di carta.
3. Acrobat analizza il file e aggiunge i campi in automatico.
4. Aggiungi i campi mancanti e rinominali se serve.
5. Sistema l'impaginazione con la barra in alto e gli strumenti nel pannello a destra.
6. Salva il PDF compilabile.

Secondo Adobe, Acrobat riconosce i campi statici di un modulo di carta convertito e li trasforma in campi di testo compilabili. Puoi anche aggiungere campi firma, calcoli e regole di convalida, cioè controlli sui dati inseriti. Per inviarlo, Adobe indica il pulsante Distribuisci.

Il vantaggio è il controllo totale sul risultato. Il limite è che per usare tutte le funzioni serve un abbonamento ad Acrobat, e chi compila deve avere un lettore PDF che gestisca bene i campi.

Metodo 2: creare un modulo PDF compilabile gratis con LibreOffice

LibreOffice Writer è gratuito e crea PDF con campi veri. I passaggi:

1. Scrivi il modulo in Writer: titolo, istruzioni, etichette delle domande.
2. Apri il menu Formulario e attiva il Modo struttura.
3. Inserisci i campi accanto alle etichette: Campo di testo, Casella di controllo, Pulsante di scelta, Casella di riepilogo, Casella combinata. Nel gruppo Altri campi trovi anche i campi data, ora, numerico e valuta.
4. Scegli File - Esporta come - Esporta nel formato PDF.
5. Nella scheda Generale attiva Crea formulario PDF.
6. Esporta.

La guida di LibreOffice spiega che con questa opzione il PDF «può essere completato e stampato dall'utilizzatore». Nella stessa scheda c'è il Formato di invio dati, che può essere FDF, PDF, HTML o XML. Ti serve solo se aggiungi un pulsante per inviare i dati a un indirizzo web.

Il vantaggio è il costo zero. Il limite è il tempo: allineare i campi alle etichette, campo per campo, richiede pazienza.

Metodo 3: partire da un modulo Word

Word ha i suoi strumenti per i moduli. La guida Microsoft spiega che:

• devi prima mostrare la scheda Sviluppo nella barra multifunzione;
• puoi inserire controlli contenuto: testo, immagine, casella combinata, elenco a discesa, selezione data e casella di controllo;
• con Limita modifica nella scheda Sviluppo, e poi «Sì, applica protezione», chi compila può cambiare solo i campi.

Un modulo così funziona bene se chi compila usa Word. La guida Microsoft non dice nulla sul salvataggio in PDF con campi compilabili. Se ti serve un PDF con campi, la strada indicata da Adobe è aprire il documento Word con Prepara modulo in Acrobat, che riconosce i campi.

Metodo 4: creare un modulo online che produce il PDF

C'è un'alternativa al file con campi: un modulo online. Il cliente apre un link, risponde alle domande dal telefono o dal computer e invia. Le risposte arrivano a te, ordinate, e il PDF si crea da solo.

Il PDF con campi resta la scelta giusta quando un ente ti chiede un file preciso, o quando chi compila lavora offline. Il modulo online conviene quando vuoi raccogliere risposte da molti clienti, spesso dal telefono.

Creare un modulo online con Fillfold

Fillfold trasforma un modulo online in un PDF con il tuo marchio. Hai tre modi per cominciare:

• Da un modello: 97 modelli pronti, dalla richiesta di preventivo al rapporto di ispezione, al modulo di consenso generale.
• Con l'IA: premi Prepara con l'IA e descrivi il modulo in una o due frasi. Ottieni una bozza da rivedere, come spiega l'aiuto per creare un modulo con l'IA.
• Da zero: premi Aggiungi una domanda e scegli il tipo.

I tipi di domanda coprono i campi di un PDF e qualcosa in più: Testo breve, Testo lungo, Data, Numero, Menu a tendina, Scelta multipla, Caselle di controllo, Sì / No, Indirizzo, Caricamento immagine (fino a 10 foto con Consenti più file), Firma, Righe di voci e Calcolo per i totali. Con Mostra solo se una domanda compare solo quando serve.

Poi apri la scheda Documento e decidi come sarà il PDF: logo, colori, titolo, quali risposte mostrare. Premi Pubblica e condividi il link, oppure inserisci il modulo nel tuo sito con il Codice da incorporare.

Chi compila, dopo l'invio, vede il pulsante Apri il tuo PDF. Il link funziona per 90 giorni. Tu ritrovi ogni risposta in Risposte, con il suo PDF (Scarica il PDF), e puoi esportare tutto con Scarica tutto in CSV. I dettagli sono nell'aiuto su risposte, PDF e CSV.

Cosa Fillfold non fa:

• Non rende compilabile un PDF che hai già. Le domande le ricrei nel modulo.
• Non produce un PDF con campi da compilare: il PDF che crea è già compilato con le risposte.
• Non funziona offline: chi compila deve essere connesso.

Prima di pubblicare un modulo

Qualunque metodo usi, un modulo che chiede nome, email o telefono raccoglie dati personali. La guida dell'EDPB per le PMI ricorda che, quando raccogli i dati direttamente dalla persona, le informazioni sul trattamento vanno date al momento della raccolta, in un linguaggio chiaro e comprensibile. Chiedi solo quello che ti serve davvero. Il testo dell'informativa lo decidi tu, eventualmente con chi ti segue sulla privacy, e ne resti responsabile.

Per partire, sfoglia tutti i modelli o leggi la guida al preventivo modello se il tuo modulo riguarda prezzi e totali.