Crear un formulario en PDF: con Acrobat, Word, LibreOffice o desde un formulario en línea

Dos cosas distintas que se llaman «formulario PDF»

Quien busca cómo crear un formulario en PDF suele querer una de estas dos cosas:

• Un PDF rellenable: un documento con casillas en las que la otra persona escribe antes de devolvértelo. El archivo es el formulario.
• Un formulario en línea que genera un PDF: una página con preguntas. Cada persona responde desde su navegador y sus respuestas se convierten en un PDF propio.

Una regla sencilla: si la maquetación no puede cambiar y solo hay que rellenar huecos, basta con un PDF rellenable. Si mandas el mismo presupuesto, informe o parte a cliente tras cliente, el formulario en línea te ahorra copiar y pegar.

Cómo crear un PDF rellenable con Adobe Acrobat

Acrobat convierte un documento que ya tienes en un formulario. Según la página de Adobe, el camino es este:

1. Abre la pestaña Herramientas y elige Preparar formulario.
2. Selecciona el archivo de partida: un documento de Word, una hoja de Excel o un formulario en papel escaneado. Acrobat lo analiza y añade campos automáticamente.
3. Añade los campos que falten y ponles nombre.
4. Ajusta su posición y su tamaño con la barra superior y el panel de la derecha.
5. Guarda el PDF rellenable.

Adobe cita como tipos de campo los campos de texto, las casillas de verificación, las iniciales, los campos de firma, los menús desplegables y los botones. También menciona cálculos y reglas de validación. La misma página indica que hay una prueba gratuita, pero que para usar todas las funciones de forma permanente hace falta una suscripción a Acrobat Pro o Acrobat Studio, y que funciones como los desplegables y los cálculos requieren la versión completa.

Antes de enviarlo, revisa los nombres de los campos que Acrobat ha detectado solo: a veces confunde una línea decorativa con un campo de texto.

Cómo hacer un formulario en Word

Word tiene formularios propios, hechos con controles de contenido. La guía de Microsoft describe estos pasos:

1. Muestra la pestaña Programador en la cinta de opciones.
2. Empieza desde una plantilla o un documento en blanco.
3. Añade controles: texto enriquecido o sin formato, imagen, cuadro combinado o lista desplegable, selector de fecha, casilla.
4. Ajusta las propiedades de cada control, por ejemplo el formato de la fecha.
5. Usa Restringir edición para que solo se puedan rellenar los controles.

El resultado es un formulario que se rellena en Word o se imprime. La guía de Microsoft no explica cómo mantener esos controles como campos rellenables en un PDF. Si necesitas un PDF rellenable, prepara el documento en Word y añade los campos después con un editor de PDF.

Cómo crear un formulario PDF gratis con LibreOffice

LibreOffice Writer es gratuito y funciona sin conexión. Colocas controles de formulario en el documento (campos de texto, casillas, listas) y lo exportas a PDF con la opción Crear formulario PDF marcada.

Según la ayuda de LibreOffice, esa opción crea un formulario que el usuario del PDF puede rellenar e imprimir. En la misma pestaña eliges el formato en el que recibirías los datos si el PDF los envía: FDF, PDF, HTML o XML. Para un formulario sencillo, como una hoja de inscripción, es una buena opción gratuita.

Los límites de un PDF rellenable

• Cada persona rellena su copia y luego tiene que guardarla y enviártela. Algunos se olvidan de guardar y te mandan el formulario vacío.
• En el móvil, los campos pequeños de una página A4 son difíciles de pulsar, y el resultado depende de la aplicación que use cada uno.
• Las respuestas llegan en archivos sueltos. Compararlas o pasarlas a una hoja de cálculo es trabajo manual.
• Si cambias el formulario, las copias antiguas siguen circulando.

Si eres tú quien tiene que rellenar un PDF que te han enviado, la guía para rellenar un formulario PDF explica cómo hacerlo en el navegador, en Acrobat Reader o en el Mac.

La otra vía: un formulario en línea que produce el PDF

Con un generador de formulario a PDF, el trabajo se hace al revés. Preparas las preguntas una vez, diseñas el documento una vez y compartes un enlace. Cada persona que responde obtiene su propio PDF.

Así funciona Fillfold:

1. Empieza desde una plantilla o un formulario en blanco. Hay 97 plantillas, desde un presupuesto con totales hasta un informe de inspección. También puedes describir lo que necesitas con Redactar con IA.
2. Añade las preguntas. Texto corto y largo, fechas, opción múltiple, sí o no, direcciones, importes, subida de imagen o de archivo, firma y más. Una pregunta puede aparecer solo si una respuesta anterior lo pide.
3. Añade totales si el documento los necesita. Una pregunta de Líneas de detalle es una tabla en la que cada línea puede calcular la cantidad por el precio unitario. Las preguntas de Cálculo dan el subtotal, el IVA y el total. Lo explica el artículo de ayuda cálculos y totales.
4. Diseña el PDF. Tu logotipo, tus colores y cada respuesta, foto o total donde corresponde. Los Datos de la empresa se escriben una vez y salen en todos los documentos.
5. Pulsa Publicar y comparte el enlace, o insértalo en tu web con el Código para insertar.

Tu cliente abre el enlace en el móvil o en el ordenador, sin cuenta. Responde, hace fotos, firma con el dedo, pulsa Enviar y, en la pantalla final, pulsa Abrir tu PDF. Cada respuesta llega a tu cuenta con su PDF, y puedes descargarlas todas en CSV.

Fillfold es gratis durante el acceso anticipado. Las descargas de pago llegarán más adelante. Si te interesa sobre todo la parte de las preguntas, la guía para crear un formulario online entra en detalle.

Qué elegir según tu caso

Para empezar con un formulario que ya produce su PDF, mira todas las plantillas o las de presupuestos y facturas. Si tu caso es un presupuesto, la guía de la plantilla de presupuesto explica qué debe incluir.