Preventivo modello: cosa scrivere, validità e accettazione del cliente

Che cos'è un preventivo

Un preventivo è il documento con cui proponi un prezzo a un cliente prima di fare un lavoro o di fornire un servizio. Dice cosa farai, quanto costerà e fino a quando quel prezzo resta valido. Questa guida ti aiuta a preparare un preventivo modello da riusare ogni volta.

Lo usano artigiani, imprese edili, liberi professionisti, agenzie e consulenti. Cambiano le voci, ma la struttura di un buon preventivo è quasi sempre la stessa.

Cosa scrivere in un preventivo

Usa questa tabella come lista di controllo per il tuo modello, che sia in Word, in Excel o online.

La riga più sottovalutata è «cosa non è compreso». Se la tinteggiatura non include lo spostamento dei mobili, scrivilo.

Come compilare un preventivo, passo dopo passo

1. Raccogli le informazioni: cosa vuole il cliente, dove, entro quando. Se serve, fai un sopralluogo.
2. Dividi il lavoro in voci comprensibili: «Tinteggiatura pareti soggiorno, 80 m²» è meglio di «Lavori vari».
3. Dai a ogni voce una quantità e un prezzo unitario.
4. Somma le voci per il subtotale.
5. Applica l'aliquota IVA corretta per quel lavoro e calcola il totale.
6. Scrivi la data di validità e le condizioni.
7. Rileggi i conti e invialo.

Un esempio:

Sotto il subtotale aggiungi l'IVA con l'aliquota che si applica al lavoro, poi il totale.

La validità del preventivo

Un preventivo senza scadenza è un rischio. Se il cliente lo accetta dopo sei mesi, nel frattempo il costo dei materiali potrebbe essere cambiato. Scrivi sempre «Valido fino al» con una data precisa.

La data di validità ha anche un senso giuridico. L'art. 1326 del codice civile stabilisce che l'accettazione deve giungere a chi ha fatto la proposta nel termine da lui stabilito, oppure in quello ordinariamente necessario secondo la natura dell'affare o gli usi. Se il termine lo scrivi tu, nessuno deve indovinarlo. Lo stesso articolo aggiunge che chi ha fatto la proposta può comunque ritenere efficace un'accettazione arrivata in ritardo, purché ne dia subito avviso all'altra parte.

L'accettazione del preventivo

Il modo più semplice per sapere che il cliente ha accettato è chiedergli di firmare il preventivo, con la data. Due punti dell'art. 1326 sono utili da conoscere:

• Se chi fa la proposta richiede per l'accettazione una forma determinata, l'accettazione data in forma diversa non ha effetto. Se vuoi la firma sul preventivo, scrivilo nel preventivo.
• Un'accettazione non conforme alla proposta equivale a una nuova proposta. Se il cliente risponde «va bene, ma a 700 euro», non ha accettato: ti ha fatto una controproposta.

Questa guida non è una consulenza legale. Per contratti importanti o situazioni particolari, chiedi un parere a un professionista.

Preventivo e fattura: la differenza

Il preventivo viene prima del lavoro ed è una proposta. La fattura viene dopo ed è un documento fiscale, con regole proprie.

In Italia, come spiega l'Agenzia delle Entrate, le fatture elettroniche vanno inviate ai clienti attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Un preventivo in PDF non passa dal SdI e non sostituisce la fattura. Quando il lavoro è finito, la fattura la emetti con il tuo software di fatturazione.

Preventivo modello Word ed Excel

Per un preventivo modello Word, parti da un documento con il logo in alto, un blocco con i tuoi dati e quelli del cliente e una tabella con quattro colonne: descrizione, quantità, prezzo unitario e totale. Sotto la tabella, tre righe per subtotale, IVA e totale. In fondo, le condizioni e lo spazio per la firma. Per inviarlo, esporta in PDF.

Il limite di Word sono i calcoli: si fanno a mano, ed è facile sbagliare quando copi un preventivo vecchio. Excel risolve i calcoli con le formule, ma le formule si rompono quando qualcuno inserisce una riga nel punto sbagliato.

Il preventivo con Fillfold

Fillfold ha un modulo di preventivo con totali. Lo compili dal telefono o dal computer e ottieni un PDF di preventivo con il tuo marchio. Queste sono le sue domande:

• Cliente: nome del cliente, email e indirizzo.
• Preventivo: riferimento del preventivo e Valido fino al.
• Righe: descrizione, quantità e prezzo unitario. Il totale di ogni riga si calcola da solo.
• Totali: il subtotale è calcolato, tu inserisci l'aliquota IVA (%), e l'IVA e il totale da pagare sono calcolati.
• Note e condizioni: tempi, pagamento, cosa non è compreso.

Il testo di aiuto della domanda sull'IVA propone come esempio l'aliquota ordinaria italiana. Se il tuo lavoro ha un'aliquota ridotta, scrivilo nel testo di aiuto, così nessuno sbaglia quando compila.

Il PDF mostra i tuoi dati e quelli del cliente, il riferimento, la data di validità, la tabella delle righe, subtotale, IVA, totale e le tue condizioni. Logo, colori e dati dell'attività si aggiungono una volta nell'editor del documento.

Per usarlo, premi Usa questo modello, adatta le domande e premi Pubblica. Puoi compilarlo tu dopo una telefonata con il cliente, oppure condividere il link con un collega. Ogni risposta resta nel tuo account con il suo PDF.

Se vuoi raccogliere la firma di accettazione nello stesso modulo, puoi aggiungere una domanda Firma: il cliente firma con il dito sullo schermo del telefono. Il PDF del preventivo ha un'impaginazione già pronta, quindi la firma compare solo se la aggiungi anche nell'editor del documento, per esempio con un blocco Tabella delle risposte.

Cosa Fillfold non fa:

• Non è un software di fatturazione né di contabilità. Gli importi sono calcolati e arrotondati a due decimali: va bene per un preventivo, ma non è una contabilità certificata.
• Non incassa pagamenti dai tuoi clienti. I download a pagamento arriveranno più avanti.
• Non controlla prezzi e condizioni. Decidi tu cosa dice il preventivo e ne resti responsabile.

Se prima vuoi che il cliente ti spieghi di cosa ha bisogno, parti dalla richiesta di preventivo o dalla richiesta di riparazione o assistenza. A lavoro finito, c'è la fattura con totali.

Inizia con il preventivo con totali, guarda i modelli di preventivi e fatture o sfoglia tutti i modelli.