Créer un formulaire PDF remplissable : Acrobat, LibreOffice, Word ou formulaire en ligne

Un formulaire PDF remplissable est un fichier PDF qui contient des champs : des zones de texte, des cases à cocher, des listes. La personne qui le reçoit l'ouvre dans un lecteur de PDF, clique dans chaque champ, tape ses réponses, enregistre le fichier et vous le renvoie.

Il existe trois façons courantes de le créer : Adobe Acrobat, LibreOffice (gratuit) et, en partie, Word. Ce guide les décrit telles que leurs éditeurs les documentent. Il présente ensuite une autre approche : un formulaire en ligne qui produit le PDF déjà rempli.

Avec Adobe Acrobat

Acrobat est l'outil d'Adobe pour créer et modifier des PDF. D'après Adobe, la création d'un PDF remplissable se fait ainsi :

1. Ouvrez Acrobat, allez dans l'onglet Outils et choisissez Préparer le formulaire.
2. Sélectionnez un fichier (Word, Excel, PDF…) ou numérisez un document papier. Acrobat l'analyse et ajoute automatiquement les champs qu'il reconnaît.
3. Ajoutez les champs manquants et nommez-les.
4. Ajustez la mise en page avec la barre d'outils et le panneau de droite.
5. Enregistrez le fichier : c'est votre PDF remplissable. Pour garder un modèle vierge, utilisez Enregistrer sous.

L'aide d'Adobe cite les types de champs disponibles : zones de texte, listes déroulantes, boutons radio, cases à cocher, zones de liste, champs de date et d'heure, et d'autres encore.

Côté prix, Adobe indique que la création est possible pendant l'essai gratuit, puis demande un abonnement Acrobat Pro ou Acrobat Studio. Les fonctions avancées, comme les listes déroulantes et les calculs, demandent la version complète. Votre destinataire, lui, peut remplir le formulaire dans Acrobat ou dans Reader, avec l'outil Remplir et signer (Fill & Sign).

Avec LibreOffice, gratuitement

LibreOffice est une suite bureautique gratuite. Son traitement de texte, Writer, sait insérer des champs de formulaire et les exporter dans un PDF remplissable.

1. Rédigez votre document dans Writer : titre, intitulés, mise en page.
2. Ouvrez le menu Formulaire et activez le Mode Conception.
3. Dans le même menu, insérez les champs à leur place : Zone de texte, Case à cocher, Bouton radio, Zone de liste, Boîte combinée, ou Plus de champs pour une date, une heure, un nombre ou un montant.
4. Réglez chaque champ dans Propriétés du contrôle, notamment son nom.
5. Choisissez Fichier > Exporter sous > Exporter comme PDF.
6. Dans l'onglet Général, cochez Créer un formulaire PDF. L'aide de LibreOffice précise que le formulaire « peut être rempli et imprimé par l'utilisateur du document PDF ».
7. Exportez.

L'option Format d'envoi choisit le format des données renvoyées par un bouton d'envoi (FDF, PDF, HTML ou XML). L'option Autoriser les doublons de noms de champ permet d'utiliser le même nom pour plusieurs champs.

Avec Word

L'aide de Microsoft décrit la création d'un formulaire dans Word :

1. Affichez l'onglet Développeur dans le ruban.
2. Créez le document, vierge ou à partir d'un modèle.
3. Dans le groupe Contrôles de l'onglet Développeur, insérez des contrôles de contenu : texte enrichi ou brut, image, liste déroulante, Sélecteur de date, Case à cocher.
4. Réglez chacun avec Propriétés.
5. Protégez le formulaire avec Restreindre la modification.

Ce formulaire se remplit dans Word. La page de Microsoft ne parle pas de l'export en PDF remplissable. Si vous avez besoin d'un vrai PDF à champs, la voie documentée est d'ouvrir le document Word dans Acrobat avec Préparer le formulaire, qui accepte les fichiers Word, ou de refaire les champs dans LibreOffice.

Comparer les trois méthodes

Quelle que soit la méthode, le principe reste le même : un fichier part, un fichier revient. Vous ouvrez chaque PDF reçu pour lire les réponses, et vous les recopiez si elles doivent aller ailleurs.

L'autre voie : un formulaire en ligne qui produit le PDF

Souvent, ce que l'on cherche n'est pas le PDF à champs lui-même, mais un PDF rempli : le rapport d'inspection complété, le consentement signé, le devis chiffré. Dans ce cas, on peut inverser les étapes. La personne répond à un formulaire en ligne, sur son téléphone ou son ordinateur, et le PDF se construit à partir de ses réponses.

C'est ce que fait Fillfold. Vous concevez une fois le formulaire et le document PDF qu'il produit. Puis vous partagez un lien.

1. Partez d'un modèle, d'un formulaire vierge ou d'une description pour l'IA. Voir partir d'un modèle et rédiger un formulaire avec l'IA.
2. Ajoutez les questions : texte, date, choix, cases à cocher, photo, signature, lignes de détail avec totaux. Voir les types de questions.
3. Cliquez sur Document et placez les réponses dans la page, avec votre logo et vos textes. Voir mettre en page le PDF.
4. Cliquez sur Publier et envoyez le lien. Voir publier et partager.

Votre client ouvre le lien sans compte ni application. Il répond, ajoute ses photos, signe avec le doigt, puis ouvre son PDF depuis l'écran de remerciement. Vous retrouvez chaque réponse et son PDF dans votre compte, et toutes les réponses dans un export CSV. Voir réponses, PDF et CSV.

Fillfold n'importe pas un PDF existant : les questions se recréent une fois. Le plus rapide est de partir d'un modèle proche, comme le rapport d'inspection, le formulaire de consentement ou le devis avec totaux.

Les erreurs fréquentes

• Des champs sans nom clair. Dans Acrobat comme dans LibreOffice, nommez chaque champ : vous retrouverez plus facilement les réponses.
• Oublier de cocher Créer un formulaire PDF dans LibreOffice : le PDF exporté n'a alors aucun champ.
• Envoyer un formulaire Word en pensant envoyer un PDF. Le formulaire Word se remplit dans Word.
• Ne pas tester le fichier reçu. Remplissez votre propre PDF, enregistrez-le, rouvrez-le : les réponses doivent y être.

Par où commencer

Si vos destinataires sont habitués aux fichiers et que le formulaire change rarement, un PDF remplissable fait bien l'affaire. Si vous voulez recevoir des documents remplis, avec photos et signature, sans recopier, un formulaire en ligne est plus direct. Le guide créer un formulaire en ligne donne la méthode pas à pas, et Fillfold est gratuit pendant l'accès anticipé.