Rapportino di intervento: cosa contiene e come farlo firmare al cliente

Che cos'è un rapportino di intervento

Il rapportino di intervento è il foglio che un tecnico compila alla fine di un'uscita presso un cliente. Si chiama anche rapporto di intervento, foglio di lavoro o bolla di lavoro. Registra cosa è stato fatto, dove, quando, in quanto tempo e con quali materiali. In fondo firma il cliente.

Lo usano idraulici, elettricisti, tecnici della caldaia e del condizionamento, manutentori di ascensori e impianti, aziende di pulizia e di assistenza informatica. Serve a tre cose: provare che l'intervento c'è stato, avere i dati per la fattura e mettere per iscritto cosa resta da fare.

Cosa contiene un rapportino di intervento

Non esiste un formato unico obbligatorio per il rapportino tra impresa e cliente. Questa lista raccoglie le voci che si trovano in quasi tutti i buoni rapportini. Usala per controllare il tuo modello.

Se lavori con contratti di assistenza, aggiungi il numero del contratto e se l'uscita rientra nel canone o si paga a parte.

Come compilare il rapportino sul posto

Il momento giusto è prima di andare via, con il cliente presente.

1. Scrivi i tuoi dati, il numero e la data appena arrivi.
2. Annota l'ora di arrivo.
3. A lavoro finito, descrivi cosa hai fatto con frasi brevi: «Sostituzione della valvola a tre vie della caldaia e verifica della pressione».
4. Elenca i materiali con le quantità.
5. Scatta le foto che servono.
6. Scrivi i punti in sospeso, anche se piccoli.
7. Fai leggere il rapportino al cliente e chiedigli se è soddisfatto.
8. Raccogli firma, nome e data.
9. Lascia una copia al cliente e tieni la tua.

Un esempio: «Condominio di via dei Tigli 14, Bergamo. Referente: sig.ra Lucia Ferrara. Pulizia filtri e controllo gas dei due split del primo piano. 1,5 ore. In sospeso: lo split della sala riunioni perde acqua, serve un secondo intervento».

La firma del cliente

La firma trasforma i tuoi appunti in un documento condiviso. Con la firma il cliente conferma di aver visto il lavoro e quello che hai scritto.

Nei contratti di appalto, il codice civile dà peso a questo momento. L'art. 1665 dice che il committente, prima di ricevere la consegna, ha diritto di verificare l'opera compiuta. Aggiunge che, se il committente riceve senza riserve la consegna dell'opera, questa si considera accettata anche se non si è proceduto alla verifica. E che, salvo patto o uso diverso, l'appaltatore ha diritto al pagamento quando l'opera è accettata.

Per questo la riga dei punti in sospeso conta: è il posto dove annotare per iscritto eventuali riserve. Non tutti gli interventi sono appalti e ogni situazione è diversa: questa guida non è una consulenza legale.

Qualche consiglio pratico:

• Chiedi la firma subito, non giorni dopo.
• Se il cliente non è soddisfatto, non lasciare il campo vuoto: scrivi cosa non va.
• Se firma un'altra persona, scrivi il suo nome.
• Dai sempre una copia al cliente.

Rapportino giornaliero o per intervento

• Un rapportino per intervento: la soluzione più comune con clienti privati e piccole aziende. Ogni uscita ha il suo foglio e la sua firma.
• Un rapportino giornaliero: utile nei cantieri lunghi o nella manutenzione di grandi edifici. Si registra ogni giorno cosa è stato fatto, da chi e per quante ore, e il responsabile del cantiere firma.

Carta, Excel o modulo sul telefono

• Blocchetto a ricalco: costa poco e non ha bisogno di batteria. Ma si bagna, si perde e va ricopiato per fatturare.
• Modello Excel o Word: pulito e con il tuo logo, ma si compila meglio alla scrivania che sul posto, e la firma resta un problema: stampare, firmare, scansionare.
• Modulo sul telefono: si compila sul posto, il cliente firma sullo schermo e il PDF è pronto subito. Serve una connessione internet per inviare.

Con due interventi al mese il blocchetto basta. Con cinque al giorno, ricopiare i rapportini ti costa ore.

Il rapportino con Fillfold

Fillfold ha un modello pronto da usare come base: il certificato di fine lavori. Chiede il nome del cliente, l'indirizzo del cantiere, i lavori eseguiti, le ore lavorate, i materiali utilizzati, una foto del lavoro finito (PNG o JPEG), la data di completamento, la frase «Sono soddisfatto del lavoro.» con un sì o un no, e una firma. Se il cliente risponde no, compare una domanda in più: i punti in sospeso.

Come funziona sul posto:

1. Scegli il modello con Usa questo modello, adattalo e premi Pubblica.
2. Apri il link sul tuo telefono, oppure mandalo al cliente.
3. Si compilano le risposte, il cliente firma con il dito e invia.
4. Compare il pulsante Apri il tuo PDF. Il link funziona per 90 giorni, quindi conviene salvarlo subito. Anche tu lo ritrovi nel tuo account, con ogni risposta.

Il PDF porta il tuo logo e i tuoi colori, che imposti una volta nell'editor del documento, e la data in cui è stato preparato.

Il modello è un punto di partenza. Puoi adattarlo così:

• una tabella Righe di voci se vuoi i materiali con quantità e prezzo, e il totale di riga calcolato;
• altre domande Caricamento immagine se ti servono foto del prima o del guasto trovato;
• una domanda a scelta per il tipo di intervento;
• una domanda di testo per il numero del rapportino o del contratto di assistenza.

Sulle foto: prima di salvarle, Fillfold toglie i dati nascosti come la posizione GPS e la data di scatto. Se la data conta, scrivila nel rapportino.

Le domande e il testo del documento li decidi tu, e ne resti responsabile. Gli importi calcolati da Fillfold vanno bene per un rapportino o un preventivo, ma non sono una contabilità certificata.

Inizia dal certificato di fine lavori, guarda gli altri modelli per mestieri e riparazioni, come il rapporto di ispezione, o sfoglia tutti i modelli.