Pdf-formulier maken: invulbaar met Acrobat of LibreOffice, of online

Je wilt een pdf-formulier maken: een formulier dat mensen kunnen invullen en dat als pdf eindigt. Daar zijn twee wegen voor. Je maakt een pdf met lege velden die iemand downloadt, invult en terugstuurt. Of je maakt online een formulier dat mensen via een link invullen, en dat daarna zelf een pdf met de antwoorden maakt. Hieronder lees je hoe beide werken, en wanneer je welke kiest.

Twee soorten pdf-formulieren

• Een invulbare pdf: een bestand met velden, vakjes en keuzelijsten. Het formulier reist als bijlage heen en weer.
• Een pdf als uitkomst: de invuller beantwoordt vragen op een webpagina, en de pdf wordt gemaakt met de antwoorden erin.

Een gemeente of verzekeraar die een vast formulier wil, vraagt meestal om de eerste soort. Een ondernemer die gegevens van klanten wil verzamelen, heeft vaak meer aan de tweede.

Een invulbaar pdf-formulier maken met Acrobat

Adobe beschrijft deze stappen:

1. Open Acrobat, klik op het tabblad Gereedschappen en kies Formulier voorbereiden.
2. Selecteer een bestand of scan een document. Dat mag een eenvoudig formulier zijn dat je in Word of Excel hebt gemaakt.
3. Acrobat analyseert het bestand en voegt automatisch formuliervelden toe.
4. Voeg velden toe of pas de lay-out aan met de werkbalk bovenaan en de tools in het rechterdeelvenster.
5. Sla het formulier op. Je kunt het delen of op Distribueren klikken om reacties te verzamelen.

Volgens Adobe herkent Acrobat bij een gescand papieren formulier of een digitaal bestand de statische formuliervelden en zet het die om in invulbare tekstvelden. Dat scheelt veel werk als je een bestaand papieren formulier digitaal wilt maken. Controleer daarna wel elk veld. Welke versie van Acrobat je nodig hebt, lees je op de site van Adobe.

Gratis een pdf-formulier maken met LibreOffice

LibreOffice Writer is gratis en maakt echte invulbare pdf's. Zo ga je te werk:

1. Typ je formulier in Writer: titel, uitleg en de vragen.
2. Open het menu Formulier en zet de Ontwerpmodus aan.
3. Zet naast elke vraag een veld: Tekstvak, Keuzevakje, Keuzerondje, Keuzelijst of Keuzelijst met invoervak. Onder Meer velden vind je ook datum-, tijd-, numerieke en valutavelden.
4. Kies Bestand - Exporteren naar - Naar PDF exporteren.
5. Vink op het tabblad Algemeen de optie PDF-formulier maken aan en exporteer.

Volgens de LibreOffice Help kan het resultaat "worden ingevuld en afgedrukt door de gebruiker van het pdf-document". Op hetzelfde tabblad staat Opmaak bevestigen, met de keuze uit FDF, PDF, HTML of XML. Die instelling heb je alleen nodig als je een verzendknop toevoegt die de gegevens naar een webadres stuurt.

Het nadeel is tijd: elk veld zet je met de hand op de juiste plek, en bij een wijziging in de tekst schuift alles op.

Een formulier maken in Word

Ook Word heeft formuliervelden. Microsoft legt uit dat je eerst het tabblad Ontwikkelaars op het lint zet. Daarna voeg je inhoudsbesturingselementen in, zoals tekstvelden, een Datumkiezer, een Selectievakje of een vervolgkeuzelijst. Met Bewerken beperken op het tabblad Ontwikkelaars en dan "Ja, Start Beveiliging afdwingen" kan de invuller alleen nog de velden wijzigen.

Zo'n formulier werkt goed als de invuller ook Word gebruikt. De uitleg van Microsoft zegt niets over opslaan als invulbare pdf. Wil je van je Word-formulier een pdf met velden maken, dan is de route die Adobe beschrijft: het bestand openen in Acrobat met Formulier voorbereiden.

Invulbare pdf of online formulier?

Een invulbare pdf past als iemand anders het formaat voorschrijft, of als er zonder internet wordt ingevuld. Een online formulier past als je antwoorden van veel mensen wilt verzamelen, vaak vanaf de telefoon.

Een formulier maken met Fillfold

Fillfold is de tweede weg: je maakt een online formulier, en elke inzending wordt een pdf in jouw huisstijl. Je kunt op drie manieren beginnen:

• Met een sjabloon: er zijn 97 sjablonen, zoals klantfeedback, het opleveringsbewijs van werk en een algemeen toestemmingsformulier.
• Met AI: klik op Opstellen met AI en beschrijf het formulier in een of twee zinnen. Je krijgt een concept dat je zelf nakijkt.
• Vanaf nul: klik op Vraag toevoegen en kies een vraagtype.

Er zijn vraagtypes voor alles wat een pdf-formulier ook heeft: Korte tekst, Lange tekst, Datum, Getal, Keuzelijst, Meerkeuze, Selectievakjes, Ja / Nee en Adres. Daarnaast zijn er types die in een pdf lastig zijn: Afbeelding uploaden (tot 10 foto's: vink Meerdere bestanden toestaan aan en kies het aantal bij Hoogstens), Handtekening, Factuurregels en Berekening voor totalen. Met Alleen tonen als verschijnt een vraag alleen wanneer die van toepassing is.

In het tabblad Document bepaal je hoe de pdf eruitziet: logo, kleuren, titel en welke antwoorden erin komen. Meer daarover lees je in de pdf opmaken. Klik op Publiceren en deel de link met Link kopiëren, of zet het formulier op je website met de Insluitcode.

Na het verzenden ziet de invuller de knop Uw pdf openen. Die link werkt 90 dagen. Jij vindt elke inzending terug bij Antwoorden, met de pdf onder Pdf downloaden, en je haalt alles op met Alles als CSV downloaden.

Wat Fillfold niet doet:

• Het maakt een bestaande pdf niet invulbaar. Je zet de vragen opnieuw in het formulier.
• Het maakt geen pdf met lege velden. De pdf bevat altijd de ingevulde antwoorden.
• Het werkt niet offline. De invuller heeft internet nodig.

Let op persoonsgegevens

Vraagt je formulier om een naam, e-mailadres of telefoonnummer, dan verwerk je persoonsgegevens. Volgens Ondernemersplein is een privacyverklaring dan altijd verplicht. Daarin staan onder meer de naam en contactgegevens van je organisatie, je reden om de gegevens te verwerken, wie ze krijgt en hoelang je ze bewaart. Zet een link naar je privacyverklaring in het formulier, bijvoorbeeld in een Infotekst of bij een Toestemmingsvakje. Vraag alleen wat je echt nodig hebt. Wat er in jouw verklaring moet, bepaal je zelf, en daarvoor blijf je verantwoordelijk.

Zoek je een formulier voor offertes? Lees dan offerte maken. Voor een werkbon is er de gids werkbon. Of bekijk alle sjablonen.