Parte de trabajo: qué incluir, cómo rellenarlo y cómo lo firma el cliente

Qué es un parte de trabajo

Un parte de trabajo es el documento que rellena un técnico o un profesional de oficios al terminar una intervención. Dice qué se hizo, dónde, cuándo, cuánto tiempo llevó y qué materiales se usaron. Al final, el cliente lo firma.

Sirve para tres cosas. Te deja una prueba de que el trabajo se hizo y de que el cliente lo vio. Te da los datos para preparar la factura sin tener que recordar nada. Y evita discusiones: si algo quedó pendiente, está escrito.

Fontaneros, electricistas, técnicos de climatización, empresas de mantenimiento, jardineros o equipos de reformas lo usan a diario. Cambia el nombre (parte de trabajo, parte de intervención, hoja de trabajo, parte de servicio), pero el contenido es casi siempre el mismo.

Qué debe incluir un parte de trabajo

No hay un formato único obligatorio para un parte de trabajo entre empresa y cliente. Esta lista recoge lo que suele aparecer en un buen parte de trabajo modelo. Úsala para revisar tu plantilla.

Si trabajas con contratos de mantenimiento, añade el número de contrato y si la visita entra en la cuota o se cobra aparte.

Cómo rellenar un parte de trabajo paso a paso

Lo ideal es rellenarlo en el sitio, antes de recoger, con el cliente delante.

1. Anota tus datos, el número de parte y la fecha antes de empezar, para no olvidarlo al final.
2. Apunta la hora de llegada.
3. Al terminar, describe el trabajo con frases cortas: «Sustitución del grifo monomando de la cocina y de los dos latiguillos».
4. Lista los materiales con su cantidad.
5. Haz las fotos que necesites y adjúntalas al parte.
6. Escribe los puntos pendientes, aunque sean pequeños.
7. Enseña el parte al cliente, deja que lo lea y pídele que marque si está conforme.
8. Recoge su firma, su nombre y la fecha.
9. Dale una copia y guarda la tuya.

Un ejemplo: «Javier Ortega, Avenida de los Olmos 7, Zaragoza. Revisión de la caldera y cambio del vaso de expansión. 2,5 horas. Pendiente: el cliente quiere presupuesto para cambiar dos radiadores». En una línea, cualquiera entiende qué pasó.

La firma del cliente

La firma es lo que convierte tus notas en un documento compartido. Con ella, el cliente confirma que vio el trabajo y lo que anotaste.

Algunos consejos prácticos:

• Pide la firma al terminar, no días después. En el momento, el cliente recuerda lo que vio.
• Si el cliente no está conforme, no lo dejes en blanco. Anota qué no le gusta. Así sabes qué corregir.
• Si firma otra persona en su nombre, escribe su nombre.
• Dale siempre una copia. En papel, la del calco. En digital, el PDF.

Firmar el parte no quiere decir que el cliente renuncie a reclamar después. Según el caso, las normas de consumo o de construcción pueden seguir protegiéndolo. El parte registra lo que se dijo y lo que se vio ese día, nada más. Esta guía no es asesoramiento jurídico.

Parte de trabajo diario o por intervención

Hay dos formas de organizarlo:

• Un parte por intervención: lo habitual con clientes particulares. Cada visita tiene su parte y su firma.
• Un parte de trabajo diario: útil en obras largas o en mantenimiento de edificios. Se recoge cada día lo hecho, las horas y los materiales, y el responsable de la obra lo firma al final de la jornada o de la semana.

Ojo con la confusión de nombres: a veces se llama «parte diario» al registro de las horas de los empleados de una empresa. Ese registro de jornada es otro documento, con sus propias reglas laborales, y esta guía no trata de él.

Plantilla de parte de trabajo en Word o en Excel

Si prefieres empezar con una plantilla de parte de trabajo en Word, la forma más sencilla es una tabla de dos columnas: a la izquierda los apartados de la lista anterior, a la derecha el espacio para escribir. Pon tu logotipo arriba, deja una zona grande para el trabajo realizado y un recuadro al final para la firma. Guárdala como plantilla y numera cada parte a mano.

En Excel funciona igual, con una ventaja: puedes calcular horas y materiales. Una columna para la cantidad, otra para el precio y una fórmula que los multiplique.

El límite de las dos opciones es el mismo: el cliente tiene que firmar en papel, o tienes que imprimir, escanear o pedirle que firme un PDF en su ordenador.

Papel, Word o formulario en el móvil

• Talonario en papel: barato y no necesita batería. Pero se moja, se pierde y hay que pasarlo a limpio para facturar.
• Word o Excel: queda limpio y con tu imagen, pero se rellena mejor en un ordenador que en la obra, y la firma sigue siendo un problema.
• Formulario en el móvil: se rellena en el sitio, el cliente firma en la pantalla y el PDF sale al momento. Necesita conexión a internet para enviarse.

No hay una opción correcta para todos. Si haces dos visitas al mes, el talonario sirve. Si haces cinco al día, pasar los partes a limpio te come horas.

El parte de trabajo con Fillfold

Fillfold tiene una plantilla lista para esto: el certificado de fin de obra. Pide el nombre del cliente, la dirección de la obra, el trabajo realizado, las horas trabajadas, los materiales utilizados, una foto del trabajo terminado (PNG o JPEG), la fecha de finalización, la frase «Estoy conforme con el trabajo.» con un sí o un no, y una firma. Si el cliente responde que no, aparece una pregunta más: los puntos pendientes.

Así funciona en la obra:

1. Eliges la plantilla con Usar esta plantilla, la adaptas y pulsas Publicar.
2. Abres el enlace en tu móvil, o se lo envías al cliente.
3. Se rellenan las respuestas, el cliente firma con el dedo y envía.
4. Aparece el botón Abrir tu PDF. El enlace funciona durante 90 días, así que conviene guardar el PDF en ese momento. Tú también lo tienes en tu cuenta, con cada respuesta.

El PDF lleva tu logotipo y tus colores, que configuras una vez en el editor del documento, y la fecha en que se preparó.

La plantilla es un punto de partida. Puedes adaptarla a tu parte:

• Una tabla Líneas de detalle si quieres los materiales con cantidad y precio, y el total de cada línea calculado.
• Más preguntas Subida de imagen si necesitas fotos del antes o del defecto encontrado.
• Tu numeración de parte en una pregunta de texto.
• Una pregunta para el número de contrato de mantenimiento, si trabajas con ellos.

Un detalle sobre las fotos: Fillfold borra de ellas los datos ocultos, como la ubicación GPS o la fecha en que se hicieron, antes de guardarlas. Si la fecha importa, escríbela en el parte.

Tú decides qué preguntas pones y qué dice el documento, y sigues siendo responsable de su contenido. Los importes que calcula Fillfold sirven para un parte o un presupuesto, pero no son una contabilidad certificada.

Empieza con la plantilla de certificado de fin de obra, mira las demás plantillas para oficios y reparaciones, como el informe de inspección, o recorre todas las plantillas.