Werkbon: wat erop staat, laten tekenen en digitaal maken

De werkbon is het papiertje, of tegenwoordig het scherm, dat aan het eind van een klus bij de klant op tafel ligt. Er staat op wat je hebt gedaan, hoe lang het duurde en wat er nog openstaat. Een goede werkbon voorkomt discussie over de factuur en geeft de klant vertrouwen. In deze gids lees je wat er op een werkbon hoort, hoe je hem invult en laat tekenen, en wat er verandert als je overstapt op een digitale werkbon.

Waarvoor een werkbon dient

Een werkbon is een schriftelijk verslag van één bezoek of één klus bij een klant. Installateurs, monteurs, schilders, schoonmaakbedrijven en servicetechnici gebruiken hem dagelijks. Hij heeft drie functies:

• Basis voor de factuur: uren en materiaal staan op papier, je hoeft niets uit je geheugen te halen.
• Eén versie van het verhaal: de klant ziet ter plekke wat er is gedaan en kan meteen reageren.
• Naslag: belt de klant over een jaar met een vraag, dan vind je snel terug wie er was, wanneer en wat er is gevonden.

Checklist: wat er op een werkbon staat

Niet elke werkbon heeft elke regel nodig. Een kort onderhoudsbezoek kan met datum, werk en handtekening. Werk je op uurbasis, dan zijn exacte tijden juist belangrijk.

Een voorbeeld werkbon invullen

Een paar gewoonten maken het verschil tussen een werkbon die helpt en een die later vragen oproept:

1. Vul hem ter plekke in. Wat je 's avonds op kantoor aanvult, is minder precies en niet meer door de klant gezien.
2. Beschrijf concreet. "Werk in de badkamer" zegt niets. "Kitvoeg douche vernieuwd, 3 meter" zegt alles.
3. Noteer begin- en eindtijd, niet alleen het totaal. Dan zijn pauze en reistijd duidelijk.
4. Noem resterende punten zelf. Een punt dat jij opschrijft, oogt professioneel. Een punt dat de klant later ontdekt, voelt als een gebrek.
5. Laat de klant lezen voor hij tekent. Een handtekening onder een tekst die hij niet heeft gezien, helpt niemand.

De werkbon laten tekenen

Met zijn handtekening bevestigt de klant dat de werkbon het bezoek goed weergeeft. Dat is iets anders dan een garantie of een afstand van rechten: wat de handtekening juridisch betekent, hangt af van je afspraken en van wat er op de werkbon staat. Deze gids is geen juridisch advies; bij grote opdrachten of twijfel vraag je een jurist.

Praktisch werkt het zo het best:

• Tekenen gebeurt aan het eind van het bezoek, met de klant erbij.
• Is de klant niet thuis, stuur de werkbon dan dezelfde dag en vraag om een akkoord per e-mail of via een link.
• Is de klant niet tevreden, laat hem dan noteren wat er nog moet gebeuren in plaats van niet te tekenen. Zo weten jullie allebei wat de volgende stap is.

Papieren werkbon of digitale werkbon

Een papieren werkbon heeft één voordeel: hij werkt altijd, ook zonder bereik of batterij. Daarom houden veel bedrijven een blok in de bus als reserve. Voor de dagelijkse gang van zaken scheelt digitaal vooral overtypwerk.

In Word of Excel kun je ook zelf een werkbon maken: een tabel met de regels uit de checklist, opgeslagen als sjabloon en uitgeprint. Dat is gratis en snel opgezet, maar het blijft papier zodra je hem uitprint.

Over bewaren: de Belastingdienst noemt voor basisgegevens een bewaartermijn van 7 jaar. Voor andere gegevens is dat ook 7 jaar, of korter als je daar met de Belastingdienst afspraken over maakt. Vraag je boekhouder welke werkbonnen daaronder vallen in jouw situatie.

Een digitale werkbon maken met Fillfold

Met Fillfold wordt je werkbon een kort formulier dat op elke telefoon werkt en eindigt in een pdf in jouw huisstijl. Het sjabloon Opleveringsbewijs van werk bevat deze vragen:

• Naam klant en adres van de locatie (verplicht)
• Uitgevoerd werk, als vrije tekst (verplicht)
• Gewerkte uren en gebruikte materialen
• Een foto van het afgeronde werk (png of jpeg)
• Opleverdatum (verplicht)
• "Ik ben tevreden over het werk." met ja of nee (verplicht)
• Resterende punten: dit veld verschijnt alleen als de klant "Nee" kiest
• Een handtekening die de klant met zijn vinger op het scherm zet

Daarmee staat het grootste deel van de checklist er al in. Wat jouw bedrijf verder nodig heeft, voeg je toe in de formuliereditor:

• Tijd voor begin- en eindtijd, als je op tijden afrekent in plaats van op het aantal uren
• Factuurregels voor materiaal dat je in rekening brengt, met aantal en prijs per stuk; het totaal per regel wordt berekend
• Korte tekst voor het werkbonnummer en de naam van de monteur

Wil je foto's voor en na? Vink dan in de fotovraag "Meerdere bestanden toestaan" aan en kies bij "Hoogstens" tot tien foto's. In het tabblad "Document" voeg je je logo toe en een blok "Van en aan" met je bedrijfsgegevens.

Zo gaat een bezoek: de monteur van Installatiebedrijf Dekker opent de link aan het eind van de afspraak bij mevrouw Visser in Amersfoort, vult het uitgevoerde werk, de uren en het materiaal in, maakt een foto en geeft haar de telefoon. Zij leest het, kiest "Ja" en tekent. Na het verzenden kan ze haar eigen exemplaar openen en opslaan; die link werkt 90 dagen. Het bedrijf vindt dezelfde pdf bij de antwoorden van het formulier en downloadt hem met "Pdf downloaden" voor de factuur.

Was de klant niet thuis? Stuur de link dan achteraf per e-mail of WhatsApp. Een account heeft de klant niet nodig.

Twee eerlijke kanttekeningen: Fillfold rekent materiaalregels uit tot op twee decimalen, maar vervangt je boekhouding niet. En de tekst van je werkbon, bijvoorbeeld of hij ook als oplevering bedoeld is, schrijf en verantwoord je zelf.

Meer sjablonen voor je werkdag: het reparatie- of serviceverzoek neemt opdrachten met een foto aan, het inspectierapport legt een keuring ter plekke vast en met de factuur met totalen factureer je de klus. Alles voor vakmensen staat bij vakmensen en diensten aan huis, en alle 97 sjablonen vind je op de sjablonenpagina.

Kort samengevat

• Een goede werkbon is concreet, ter plekke ingevuld en met begin- en eindtijd.
• Resterende punten horen op de werkbon voordat de klant tekent.
• Een digitale werkbon bespaart overtypen en levert de klant meteen een leesbare pdf.

Open het sjabloon Opleveringsbewijs van werk, pas het aan je bedrijf aan en je volgende werkbon is binnen een paar minuten getekend.