Plantilla de presupuesto: qué incluir y cómo hacerlo en Word, PDF o en línea

Un presupuesto de empresa, no un presupuesto personal

Si buscas «plantilla presupuesto», encontrarás dos cosas muy distintas: hojas para organizar los gastos de casa y documentos para dar un precio a un cliente. Esta guía trata de lo segundo: el presupuesto que un autónomo, un taller o una pequeña empresa envía antes de hacer un trabajo.

Un presupuesto es una oferta. Le dice al cliente qué vas a hacer, cuánto le va a costar y durante cuánto tiempo mantienes ese precio. Si lo acepta, se convierte en la base del trabajo y, después, de la factura.

Qué debe incluir un presupuesto

Esta lista sirve para revisar cualquier plantilla de presupuesto, en Word, en PDF o en línea.

Lo que más problemas evita es la línea «qué no está incluido». Si la pintura no incluye mover los muebles, escríbelo.

Cómo hacer un presupuesto paso a paso

1. Pregunta al cliente todo lo que necesitas: qué quiere, dónde, para cuándo. Si hace falta, visita el lugar.
2. Divide el trabajo en partidas que el cliente entienda: «Pintura de salón, 36 m²» se entiende mejor que «Trabajos varios».
3. Pon a cada partida una cantidad y un precio unitario.
4. Suma las partidas para obtener el subtotal.
5. Aplica el tipo de IVA que corresponda y calcula el total.
6. Escribe la validez y las condiciones.
7. Revisa los números una vez más y envíalo.

Un ejemplo sencillo, para una pintura:

La validez y la aceptación del presupuesto

Un presupuesto sin fecha de validez es un riesgo: si el cliente lo acepta seis meses después, los precios de los materiales pueden haber cambiado. Escribe siempre «Válido hasta» seguido de una fecha.

Algunos sectores tienen normas propias sobre el presupuesto. Es el caso de los servicios técnicos que instalan, mantienen o reparan aparatos de uso doméstico, como los electrodomésticos. Para ellos, el Real Decreto 58/1988 dice que el usuario tiene derecho a un presupuesto previo por escrito, válido como mínimo treinta días desde que se le comunica. El mismo texto enumera lo que debe contener ese presupuesto: entre otras cosas, los datos del servicio técnico y del usuario, la marca, el modelo y el número de serie del aparato, el motivo de la reparación, el diagnóstico de la avería, los importes, la fecha prevista de entrega, el plazo de validez y un espacio para la fecha y la firma de aceptación del usuario.

Ese real decreto solo se aplica a los aparatos de uso doméstico. Si pintas, reformas o das otro servicio, no se aplica a tu presupuesto, aunque su lista sirve de inspiración. Si tu actividad tiene normas propias, consulta las que te afectan. Esta guía no es asesoramiento jurídico.

El IVA en el presupuesto

Según la Agencia Tributaria, el tipo general de IVA es el 21 % (artículo 90.Uno de la Ley 37/1992). Existen tipos reducidos para ciertas operaciones, así que comprueba cuál corresponde a tu trabajo antes de enviar el presupuesto.

Muestra siempre el IVA por separado. Un particular compara precios con el IVA incluido. Una empresa suele mirar la base imponible. Si los dos importes aparecen, nadie se confunde.

Plantilla de presupuesto en Word, Excel o PDF

Si quieres una plantilla de presupuesto en Word, crea un documento con tu logotipo arriba, un bloque con tus datos y los del cliente y una tabla con cuatro columnas: descripción, cantidad, precio unitario y total. Debajo, tres filas para el subtotal, el IVA y el total. Al final, las condiciones y un espacio para la firma. Para enviar, exporta a PDF.

El punto débil de Word es el cálculo: hay que sumar a mano o con la calculadora, y es fácil equivocarse al copiar. En Excel las fórmulas lo resuelven, pero se rompen cuando alguien inserta una fila sin cuidado.

Si buscas una plantilla de presupuesto en PDF gratis para descargar, ten en cuenta que un PDF rellenable no suele calcular los totales por ti, y que cada versión tienes que guardarla y enviarla tú.

El presupuesto con Fillfold

Fillfold tiene un formulario de presupuesto con totales. Se rellena desde el móvil o el ordenador y produce un PDF de presupuesto con tu marca. Estas son sus preguntas:

• Cliente: nombre del cliente, correo electrónico y dirección.
• Presupuesto: referencia del presupuesto y Válido hasta.
• Líneas: descripción, cantidad y precio unitario. El total de cada línea se calcula solo.
• Totales: el subtotal se calcula, tú indicas el tipo de IVA (%), y el IVA y el total a pagar se calculan.
• Notas y condiciones: tu plazo, tu forma de pago, lo que no está incluido.

La ayuda de la pregunta del IVA pone como ejemplo el tipo general en España. Si tu trabajo lleva un tipo reducido, indícalo en la ayuda para que nadie se equivoque al rellenarlo.

El PDF muestra tus datos y los del cliente, la referencia, la fecha de validez, la tabla de líneas, el subtotal, el IVA, el total y tus condiciones. El logotipo, los colores y los datos de tu empresa se añaden una vez en el editor del documento.

Para usarlo, pulsa Usar esta plantilla, adapta las preguntas y pulsa Publicar. Puedes rellenarlo tú después de hablar con el cliente, o compartir el enlace para que lo rellene un compañero. Cada respuesta queda guardada en tu cuenta con su PDF.

Lo que Fillfold no hace:

• No es un programa de facturación ni de contabilidad. Los importes se calculan y se redondean a dos decimales, lo que vale para un presupuesto, pero no es una contabilidad certificada.
• No cobra a tus clientes. Las descargas de pago llegarán más adelante.
• No revisa tus precios ni tus condiciones. Tú decides lo que dice el presupuesto y eres responsable de su contenido.

Si lo que necesitas es que el cliente te cuente primero qué quiere, empieza por la solicitud de presupuesto o la solicitud de reparación. Cuando el trabajo esté hecho, pasa a la factura con totales.

Empieza con el presupuesto con totales, mira las plantillas de presupuestos y facturas o recorre todas las plantillas.