Fiche d'intervention : contenu, comment la remplir et la faire signer

Une fiche d'intervention (on dit aussi bon d'intervention, rapport d'intervention ou bon de travaux) est le compte rendu d'une visite chez un client. Elle dit qui est intervenu, où, quand, pour quel motif, ce qui a été fait, avec quelles pièces, en combien de temps, et si le client est satisfait. Plombiers, chauffagistes, électriciens, frigoristes, techniciens de maintenance et sociétés de nettoyage en remplissent tous les jours.

Elle ne remplace ni le devis ni la facture. Elle fait le lien entre les deux : ce qui était prévu, ce qui a été fait réellement, et ce qui sera facturé.

Ce que contient une fiche d'intervention

Il n'existe pas de modèle officiel unique. Voici une liste à cocher, à adapter à votre métier.

Le cas de la fiche d'intervention maintenance

Dans un contrat de maintenance, la fiche sert aussi à prouver que l'entretien prévu a bien eu lieu. On y ajoute en général l'équipement concerné, les points contrôlés (avec un résultat pour chacun), les mesures relevées, et la date de la prochaine visite. Une liste de contrôles à cocher rend la fiche rapide à remplir et facile à relire.

Comment remplir une fiche d'intervention

1. Avant de partir, préparez la fiche avec ce que vous savez : client, adresse, référence, motif.
2. À l'arrivée, notez l'heure et le constat. Prenez une photo de l'état initial.
3. Pendant l'intervention, notez les pièces au fur et à mesure, avec leur quantité. C'est le moment où l'on oublie le plus.
4. À la fin, décrivez les travaux réalisés en phrases simples que le client comprend. Évitez les seuls codes de pièces.
5. Notez les réserves : ce qui n'a pas pu être fait, ce qui demande un retour, une pièce à commander.
6. Relisez la fiche avec le client, puis faites-la signer, avec la date.
7. Laissez-lui une copie, papier ou PDF, et gardez l'original avec la facture.

Pourquoi faire signer la fiche

La signature transforme une note de travail en trace partagée.

• Elle prouve le passage, à une date et pour une durée données.
• Elle justifie la facture : le temps et les pièces ont été vus par le client.
• Elle fixe les réserves : ce qui reste à faire est écrit, et accepté par les deux.
• Elle limite les litiges : un désaccord se règle plus vite avec un document daté, signé et illustré.

Une fiche signée consigne ce qui a été constaté et accepté ce jour-là. Elle ne remplace pas votre contrat, et sa portée dépend de la situation : en cas d'enjeu important, demandez conseil à un professionnel.

Papier, Word ou téléphone

Une fiche d'intervention papier en carnet autocopiant, ou un modèle Word imprimé, fonctionne très bien pour démarrer. Un modèle Excel ajoute le calcul des pièces. Les limites apparaissent avec le volume : fiches à ressaisir au bureau, photos restées sur un téléphone, écriture illisible, signatures égarées.

L'autre façon est de faire de la fiche un formulaire, rempli sur le téléphone. Dans Fillfold, le modèle procès-verbal de réception des travaux en donne la base. Il demande :

• le nom du client et l'adresse du chantier ;
• les travaux réalisés ;
• les heures travaillées et les matériaux utilisés ;
• une photo des travaux terminés (PNG ou JPEG) ;
• la date d'achèvement ;
• « Je suis satisfait(e) des travaux. », en oui ou non ;
• les points restants, qui n'apparaissent que si le client répond non ;
• la signature du client, dessinée sur l'écran.

Pour en faire une fiche d'intervention complète, ajoutez les questions propres à votre métier :

• une question Date et deux questions Heure si vous notez l'arrivée et le départ ;
• un Choix multiple pour le motif (dépannage, entretien, installation) ;
• des Lignes de détail si vous facturez les pièces : désignation, quantité et prix unitaire, avec le total de chaque ligne calculé (voir calculs et totaux) ;
• une liste de Cases à cocher pour les contrôles de maintenance.

Pour la photo avant et après, cochez Autoriser plusieurs fichiers dans la question photo : elle accepte alors jusqu'à dix images. Dans le PDF, ajoutez votre logo et un bloc De et à qui imprime vos coordonnées d'entreprise. Voir mettre en page le PDF.

Sur place, vous ouvrez le lien, remplissez la fiche, prenez les photos, puis tendez le téléphone au client qui répond et signe avec le doigt. À l'envoi, le PDF s'ouvre et s'enregistre, et une copie reste dans votre compte. Le client n'a besoin ni de compte ni d'application. Voir publier et partager.

Les montants calculés sont arrondis à deux décimales : ils aident à préparer la facture, mais ce n'est pas une comptabilité certifiée. Le contenu de la fiche reste sous votre responsabilité.

Partir du modèle de procès-verbal de réception

Le modèle procès-verbal de réception des travaux contient déjà les travaux réalisés, les heures, les matériaux, une photo, l'avis du client, les points restants et la signature. Ajoutez votre logo et les questions de votre métier, publiez-le, et votre prochaine fiche d'intervention sera signée sur place. Pour les visites de contrôle, le rapport d'inspection est aussi un bon départ.